Spend management

Definitie Spend Management

Spend management is het uitgebreide proces van het beheren, volgen, analyseren én verbeteren van de uitgaven binnen een organisatie. Wie bestelt wat bij welke leveranciers? Hoe vaak gebeurt dat? En past dit nog binnen de budgetten? Kortom: waar wordt uw geld aan uitgegeven? En wordt er wel het maximale uit elke euro gehaald?

Door de uitgavenpatronen te analyseren, kunt u besparingsmogelijkheden identificeren en beter sturen op het inkoopbeleid. 

Waarom is spend management belangrijk?

Spend management, of uitgavenbeheer, is cruciaal voor elke organisatie omdat het direct invloed heeft op de financiële gezondheid en operationele efficiëntie. Hier zijn enkele belangrijke voordelen van effectief spend management:

1. Kostenbesparing en -controle: Door inzicht te krijgen in waar en hoe geld wordt uitgegeven, kunnen organisaties onnodige kosten elimineren, onderhandelen over betere prijzen en budgetten nauwkeuriger beheren. Dit helpt bij het verminderen van verspilling en het optimaliseren van uitgaven.

2. Verbeterde cashflow: Goed spend management zorgt voor een betere regulering van de cashflow door ervoor te zorgen dat geld op de juiste manier en op het juiste moment wordt uitgegeven. Dit helpt bij het plannen van toekomstige investeringen en het voorkomen van liquiditeitsproblemen.

3. Verhoogde operationele efficiëntie: Door processen zoals inkoop en het beheer van leveranciersrelaties te stroomlijnen, kunnen organisaties sneller en efficiënter opereren. Dit resulteert in minder tijd- en middelenverspilling.

4. Risicobeheersing: Spend management helpt bij het identificeren van risicovolle uitgaven en leveranciers, wat essentieel is voor het minimaliseren van financiële risico's en het waarborgen van compliance met zowel interne als externe regelgeving.

5. Strategische besluitvorming: Met een duidelijk overzicht van de uitgaven kunnen leidinggevenden beter geïnformeerde beslissingen nemen die de langetermijn strategieën van de organisatie ondersteunen. Dit kan gaan over uitbreidingen, investeringen of kostenreductie-initiatieven.

6. Transparantie en verantwoording: Een robuust spend management systeem verhoogt de transparantie van financiële transacties binnen de organisatie. Dit bevordert een cultuur van verantwoording en helpt bij het opsporen van fraude en misbruik van middelen.

7. Marktconcurrentievermogen: Organisaties die hun uitgaven effectief beheren, kunnen zichzelf positioneren als meer competitief in de markt. Kostenbesparingen kunnen worden omgezet in prijsvoordelen voor klanten of herinvesteringen in innovatie.

Kortom, spend management is niet alleen belangrijk voor het besparen van kosten, maar speelt ook een strategische rol in het ondersteunen van de algemene bedrijfsvoering en toekomstige groei van een organisatie.

Verschil spend management en inkoopmanagement

Spend management is een onderdeel van inkoopmanagement. Inkoopmanagement kijkt een stuk breder dan alleen naar de uitgaven van het bedrijf (waar spend management vooral om draait) en heeft bijvoorbeeld ook aandacht voor hoe inkoop kan bijdragen aan innovatie en duurzaamheidsdoelen binnen de organisatie. Daarnaast is het onderhouden van goede relaties met leveranciers en partners een belangrijk onderdeel van inkoopmanagement.

Naast spend management, behoren onder meer leveranciersmanagement, contractmanagement, tendermanagement en natuurlijk relatiemanagement tot de verantwoordelijkheden van inkoopmanagement.

💡 Meer weten? Op deze pagina leest u meer over inkoopmanagement en hoe u uw inkoopmanagement kunt optimaliseren >>

Succesverhaal: TU Delft verlaagde de bestelkosten van 100 naar 55 euro per order

TU Delft ging aan de slag met spend management. De onderwijsinstelling wilde meer grip op uitgaven, een gebruiksvriendelijker bestelproces en betere strategische inkoop.

Lees in de gastblog hoe TU Delft werk maakte van spend management >> 

Directe en indirecte kosten beheren

De kosten van uw bedrijf zijn onder te verdelen in directe en indirecte kosten.

Directe kosten zijn gerelateerd aan het product dat u maakt of de dienst die u levert, zoals de kosten voor grondstoffen of onderdelen. De meeste bedrijven hebben deze directe kosten goed onder beheer van de inkoopafdeling. Deze kosten hebben immers directe invloed op de core business. Er wordt gewerkt met preferred suppliers, zodat er gunstige prijsafspraken gemaakt kunnen worden en er meer zekerheid is over tijdige levering.

Indirecte kosten hebben niet direct te maken met uw product of dienst. Denk hierbij aan de aanschaf van pennen en koffie voor het personeel of de kosten van marketing. Deze indirecte kosten worden ook wel long tail spend genoemd. Het gaat namelijk om een relatief groot aantal bestellingen bij veel verschillende leveranciers. De waarde van iedere individuele bestelling is over het algemeen relatief laag.

Maar doordat het om zoveel bestellingen gaat, is er onderaan de streep alsnog een aanzienlijk bedrag mee gemoeid. De impact van indirecte uitgaven of long tail spend op de bedrijfsfinanciën mag dus niet onderschat worden. Uit onderzoek van DirectResearch en ICreative blijkt dat gemiddeld 34% van de totale bedrijfsuitgaven indirecte kosten betreft. Een aanzienlijk aandeel dus. 

Spend under management versus maverick spend

Uit datzelfde onderzoek wordt duidelijk dat bij bijna de helft van de corporates (45 procent) het merendeel van de indirecte uitgaven niet onder beheer plaatsvindt. Medewerkers bestellen dan zelf ad hoc producten of diensten zonder daarbij een centraal inkoopproces te volgen. Over deze inkopen is dus weinig tot geen controle of toezicht vanuit de inkoopafdeling. Dit noemen we maverick buying.

Maverick buying heeft verschillende nadelige gevolgen voor een organisatie. Zo is er geen grip op de bedrijfsuitgaven en is onduidelijk met wie uw organisatie allemaal samenwerkt. Organisaties laten gemiddeld zo'n 10 tot 20% van hun beoogde besparingen liggen door maverick spend, blijkt uit onderzoek door Basware.

Kortom, het is verstandig om maverick spend zoveel mogelijk te voorkomen en meer spend under management te krijgen.

 📖 LEESTIP: In deze blog lees je meer over waarom het verstandig is om het aandeel spend under management te verhogen 

Effectief spend management: best practices

Of het nu gaat om alleen de directe of indirecte kosten, of juist om allebei, effectief spend management kan uw bedrijf veel opleveren. Maar hoe pakt u dat aan?

• Breng huidige uitgaven in beeld
  De eerste stap is het in kaart brengen van uw bedrijfsuitgaven. Wat wordt er besteld? Bij welke leverancier? Tegen welke prijs? Hoe vaak gebeurt dat? En wie doet de aankoop? Laat software voor spend analytics u hierbij helpen en krijg een duidelijk beeld van waar uw geld naartoe gaat. 

• Geef prioriteit aan belangrijke producten en leveranciers
  Zodra u weet wat er bij welke leveranciers gekocht wordt, kunt u hier prioriteit in gaan aanbrengen. Welke producten en diensten die uw organisatie inkoopt, hebben de grootste impact op het bedrijfsresultaat? En welke hebben een hoog (of juist laag) toeleveringsrisico ? Inzicht in deze zaken is belangrijk om te bepalen wat voor relatie u aangaat met bepaalde leveranciers. Wie wordt preferred supplier en van welke partij neemt u afscheid?

  De Kraljic matrix kan u hierbij helpen. Er zijn vier categorieën om leveranciers en de producten die ze verkopen in te delen:

  Non critical items: weinig risico, weinig impact op winst
  Leverage items: weinig risico, veel impact op winst
  Bottleneck items: veel risico, weinig impact op winst
  Strategic items: veel risico, veel impact op winst

• Krijg inzicht in huidige inkoopprocessen
  De volgende stap is om beter te begrijpen hoe de huidige inkoopprocessen eruit zien. Waar liggen de knelpunten? En hoe zijn die ontstaan? Pas wanneer u dit begrijpt, kunt u gaan nadenken over mogelijke oplossingen. Lean Six Sigma is een bewezen methode die inzicht in uw processen kan verschaffen. De Lean Six Sigma methode bestaat uit vijf stappen: Define, Measure, Analyse, Improve en Control. 
  

• Centraliseer inkoop en stel een duidelijk beleid op
  Zet de inkoopafdeling in de lead bij álle uitgaven, ook voor long-tail spend. Laat hen voor alle productcategorieën afspraken met preferred suppliers en een duidelijk beleid opstellen voor de rest van de organisatie. 
  

• Maak gewenst bestelproces zo eenvoudig mogelijk
  Het is belangrijk om het voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken om zelf op de juiste manier producten bij de preferred supplier te kopen. Een inkoopportaal of -platform, zoals Basware Purchase, biedt uitkomst. Zie dit als een "corporate webshop" waar werknemers zelf producten van preferred suppliers kunnen bestellen voor hun dagelijkse werkzaamheden. Omdat de aankoop aan de voorkant van het proces wordt vastgelegd en bekend is, is de financiële uitgave ook voorspelbaar en kan de factuur automatisch verwerkt worden.

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay-partner voor organisaties, instellingen en overheden met omvangrijke en complexe administraties. Van inkoopmanagement tot factuurverwerking: we helpen u graag.

Van gedachten wisselen over spend management? 

  of blijf per e-mail op de hoogte