Maverick Buying

Maverick Buying en financiële gezondheid

Maverick buying kan de financiële gezondheid van een bedrijf in negatieve zin beïnvloeden. Zo kan het leiden tot ongeplande uitgaven of een gebrek aan transparantie binnen een organisatie. Aankopen die buiten de reguliere kanalen verlopen kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat de onderhandelingspositie van een organisatie verslechtert als het gaat om kortingen die worden verleend bij inkoopaantallen van een bepaalde omvang.

Gebrek aan toezicht

Daarnaast verliest een bedrijf de controle over het inkoopbeleid door het afwijkende inkoopgedrag, waardoor de benodigde transparantie over de uitgaven in het gedrang komt. En daar waar transparantie afneemt, neemt het risico op fraude toe door een gebrek aan toezicht op inkoopactiviteiten. Bovendien zijn onvoorziene uitgaven heel onwenselijk voor een bedrijf, aangezien de reserves die opzij gezet worden voor dergelijke kosten bedragen zijn die idealiter worden gebruikt voor investeringen. Zo leidt een relatief onschuldig fenomeen als gedecentraliseerd inkopen al gauw tot serieuze problemen.

• Lees verder over maverick buying als probleem voor Finance

De gevolgen van maverick buying

Maverick buying is de term die wordt gebruikt wanneer we het hebben over onbeheerde uitgaven die door werknemers buiten een voorkeurskanaal of leverancier worden gedaan. Denk bijvoorbeeld aan een individuele inkoop die niet onder een contract valt. Er worden dan buiten het reguliere inkoopsysteem producten of diensten ingekocht door individuele medewerkers binnen een organisatie.

De onafhankelijke beslissingen die door de werknemers worden gedaan, ontstaan vaak uit de verkeerde aanname dat een kleine aankoop hier en daar geen kwaad kan. Zo kan er een gevoel van ontevredenheid bestaan over de inkoopprocessen of de flexibiliteit daarvan. Het omzeilen van procedures is dan aanlokkelijk, want waarom zou je niet gewoon even een bestelling kunnen plaatsen via de webshop van een leverancier?

• Lees verder over de voordelen van het verhogen van spend under management

Medewerkers aan boord

Om maverick buying tegen te gaan, is het van belang om je medewerkers te betrekken bij het voorkomen van alternatieve inkooppraktijken. Er zijn een aantal manieren waarop je maverick buying kunt verminderen.

Om te beginnen is duidelijke communicatie rondom bijvoorbeeld het inkoopbeleid, maar ook de gevolgen van maverick buying enorm belangrijk. Zonder de juiste informatie is de kans vrij groot dat werknemers zich onbedoeld schuldig maken aan maverick buying.

Betrek ze regelmatig via de bestaande communicatiekanalen bij de kennis en kunde die je als organisatie hebt over maverick buying. Onderschat daarin niet het belang van voldoende educatie, maar ook het toewijzen van afgebakende rollen waarin verantwoordelijkheden worden verdeeld onder medewerkers.

Pas als werknemers weten wie daadwerkelijk verantwoordelijk is voor verschillende onderdelen van het inkoopproces, kunnen ze zich inzetten voor het naleven daarvan. Door een gedeelde verantwoordelijkheid te nemen over het inkoopbeleid, verklein je het risico op maverick buying aanzienlijk. 

• Lees verder over hoe organisaties maverick buying kunnen voorkomen

De voordelen van gestroomlijnde inkoopprocessen

Als er gekeken wordt naar een manier om maverick buying tegen te gaan, luidt het antwoord vrijwel altijd hetzelfde: maak gebruik van een gestroomlijnd inkoopproces. En dat is niet gek, als je nagaat dat een gestroomlijnd inkoopproces een aantal belangrijke voordelen met zich meebrengt.

Een van de voordelen is bijvoorbeeld kostenbesparing: een gestroomlijnd inkoopproces helpt bedrijven namelijk om het heft in handen te nemen als het gaat over de uitgaven. Hoe beter dit wordt gemonitord, hoe groter de kans is dat een bedrijf kan profiteren van schaalvoordelen, volumekortingen en betere contractvoorwaarden.

• Lees verder over de voordelen van gestroomlijnde inkoopprocessen

Beleidsregels en procedures

Daarnaast helpt een gestroomlijnd inkoopproces een bedrijf ook bij het opstellen en naleven van duidelijke beleidsregels en procedures. Pas als er duidelijke kaders bestaan waarbinnen werknemers zich mogen bewegen als het gaat om aankopen, is de kans vele malen kleiner dat er buiten die kaders wordt gehandeld. Ook de efficiëntie gaat erop vooruit met een gestroomlijnd inkoopproces, mede door het automatiseren van repetitieve taken.

Alles wat voorheen handmatig werd uitgevoerd, kan na een gestroomlijnd inkoopproces worden geautomatiseerd en met die vrijgekomen tijd kunnen werknemers zich focussen op bijvoorbeeld strategische inkoopactiviteiten. Tevens kan er toezicht gehouden worden op de inkomende stroom aan bestellingen, zodat de betreffende afdeling exact weet welke facturen in het verschiet liggen.

Verstoorde relaties

Dat maverick buying een negatieve impact kan hebben op de relatie met leveranciers is geen verrassing. Toch onderschatten werknemers de gevolgen die maverick buying met zich meebrengt. De inconsistentie van inkoop is een voorbeeld van het schadelijke effect van maverick buying: als er eenmaal de verwachting bestaat dat er via de gevestigde kanalen aankopen worden gedaan, dan kan het in verkeerde aarde vallen als er plots buiten de afgesproken wegen wordt ingekocht. Die frustratie leidt al vrij gauw tot een gebrek aan vertrouwen in de onderlinge relatie, met alle gevolgen van dien.

Ook is het geen uitzondering dat maverick buying door de leverancier wordt opgemerkt en vervolgens wordt beantwoord strengere voorwaarden. Zo kunnen prijzen worden verhoogd, kortingen worden verminderd of betalingsvoorwaarden worden aangescherpt. Een onschuldige aankoop hier en daar kan dus desastreuze gevolgen hebben voor je bedrijf, vaak zonder dat werknemers zich bewust zijn van de impact die een relatief kleine handeling met zich meebrengt.

Compliance en contractbeheer

Toegegeven, de aanschaf van een product of dienst kan online zo snel geregeld worden dat het heel begrijpelijk is dat de gevolgen daarvan worden onderschat. Toch zijn die er wel degelijk: een gebrek aan overzicht, inefficiënte uitgaven en een verminderde onderhandelingspositie zijn realistische gevolgen van maverick buying.

Zo veroorzaakt een kleine handeling onbedoeld hogere inkoopkosten en allerlei organisatorische problemen binnen een organisatie. Dat zit ‘m overigens niet alleen in de daadwerkelijke aanschafwaarde, maar ook in de indirecte kosten: tijd die verloren gaat door de ‘uitzonderlijke’ aankoop. Een mailtje hier, een zoektocht naar factuurgegevens daar, en een simpele aankoop neemt al gauw een paar uur in beslag.

• Lees verder over compliance en contractbeheer

Onherleidbare facturen

Bovendien hebben crediteurenafdelingen vaak te maken met inkomende facturen die niet te herleiden zijn naar inkooporders of bestaande leveranciers. Als maverick buying speelt binnen jouw organisatie, dan is het tijd om kritisch te kijken naar de bestaande afspraken die er zijn gemaakt over het inkoopbeleid. De beste manier om afwijkend aankoopgedrag te vermijden, is door inkoopprocessen opnieuw in te richten met daarin voldoende oog voor enerzijds de behoeften van medewerkers en anderzijds het inkoopbeleid dat werkbaar en praktisch is.

Know your supplier

Compliance betekent dat een bedrijf zich houdt aan de wet en aan interne procedures, regels en (ethische) normen. Maverick buying is dus per definitie al non-compliant, omdat er in het geval van maverick buying wordt afgeweken van de interne inkoopprocedures.

Daarnaast vormt maverick buying nog een aantal andere compliance risico’s. Zo is know your supplier voor veel bedrijven een belangrijk speerpunt. Voor sommige branches zijn hier zelfs strenge regels en wetten voor, bijvoorbeeld in het geval van financiële instellingen.

De inzet van technologie

Vergeet niet om gebruik te maken van beschikbare technologie in de strijd tegen maverick buying. Zo kan technologie je helpen om grip te krijgen op afwijkend inkoopgedrag door middel van geautomatiseerde inkoopsystemen, geïntegreerde workflows, real-time rapportage en spend analyse, en het gebruik van elektronische goedkeuringsprocessen. Met een e-procurement-systeem kan het hele inkoopproces worden beheerd, waarbij functies zoals contractintegratie, catalogusbeheer en elektronische goedkeuringen een groot verschil kunnen maken in het beperken van maverick buying.

• Lees verder over de automatisering van inkoop

Meer inzicht

Een geautomatiseerde goedkeuringsworkflow zorgt ervoor dat inkooporders een aantal benodigde goedkeuringen doorlopen voordat ze daadwerkelijk worden geplaatst. Door de inkoopverzoeken van werknemers elektronisch te dienen, zijn er meerdere personen betrokken die de inkoop moeten beoordelen en goedkeuren voordat deze daadwerkelijk doorgezet kan worden. Ook kan er voor gekozen worden om de verschillende budgetten inzichtelijk te maken zodat het duidelijk is hoeveel van het toegewezen budget daadwerkelijk is besteed. Zo is er voor elk onderdeel van het inkoopproces een technologische oplossing die een hoop werk uit handen kan nemen op een efficiënte en betrouwbare manier.

• Lees verder over afdelingsoverstijgende KPI's voor spend under management

Best practices

Vaak wordt gedacht dat maverick buying eenvoudig is om te detecteren. Toch valt dat helaas flink tegen; maverick buying vindt plaats buiten de zorgvuldig ingerichte inkoopprocessen, en is daarom lastig te monitoren. Een goed voorbeeld hiervan: facturen zonder PO (purchase order). Iedere factuur waar geen PO van bekend is, valt per definitie onder maverick buying. Gelukkig zijn er bepaalde maatregelen die helpen bij het identificeren van maverick buying.

Allereerst kun je aan de hand van gegevensanalyse afwijkingen in betaalverkeer en ongeautoriseerde aankopen identificeren. Let daarbij op regelmatige aankopen bij niet-geautoriseerde leveranciers, of afwijkende aankoopvolumes. Ook is het aan te raden om op regelmatige basis inkooprapporten te laten opstellen; aan de hand van die rapporten kun je overzicht bewaren als het gaat over eventuele ongebruikelijke aankopen en aankopen die niet volgens de inkoopprocedures zijn aangekocht.

Leveranciersbeheer

Naast gegevensanalyse en inkooprapporten, is ook leveranciersbeheer een belangrijke maatregel om maverick buying in te perken. Leveranciersbeheer doelt op het zorgvuldig beheren van de bestaande leveranciersrelaties. Daarin wordt gekeken naar welke leveranciers zijn geautoriseerd, zodat werknemers exact weten bij welke leveranciers ze aankopen kunnen doen.

Bovendien is het regelmatig laten uitvoeren van audits een belangrijke manier om inkoopprocedures te controleren en zo snel mogelijk maverick buying te identificeren. Onderschat daarbij de waarde van externe auditors niet; een frisse blik kan tot veel nieuwe inzichten leiden. Aan de hand van handige oplossingen kun je in een handomdraai een overzicht opvragen van facturen zonder PO, waardoor je exact kunt zien om wat voor facturen het gaat. Tegelijkertijd kan er berekend worden hoeveel spend ‘under management’ is, hoeveel onbeheerde uitgaven er zijn en vervolgens om wat voor producten het gaat.

• Lees verder over leveranciersbeheer

Meer weten over spend under management?

Ben je benieuwd naar hoe je meer inzicht kunt krijgen over de uitgaven binnen je organisatie? Download onze whitepaper over spend under management en ontdek hoe je dit proces kunt optimaliseren!

Meer over maverick buying

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay partner voor organisaties, instellingen en overheden. Wij voelen ons met name thuis in omvangrijke en complexe administraties, zoals het gebruik van meerdere ERP systemen.

Van gedachten wisselen over purchase to pay? 

  of blijf per e-mail op de hoogte