Renewi is in 2017 ontstaan na een fusie van de Britse Shanks Group met de Nederlandse Van Gansewinkel Groep. Het bedrijf verwerkt jaarlijks maar liefst 10 miljoen ton afval en maakt hier grondstoffen voor nieuwe producten van.
Er werken in totaal ongeveer 8.000 mensen, waarvan net geen 200 op het Shared Services Center in het Belgische Lommel. Hier bevindt zich ook de afdeling Purchase to Pay, waar Myrthe en Hans beiden werkzaam zijn.
Onvoorspelbare uitgaven
Vier jaar geleden vond er een grote verandering plaats in de manier waarop Renewi met het Purchase to Pay (P2P) proces omgaat. “Vroeger kon iedereen binnen ons bedrijf eenvoudig zelf iets bestellen door de telefoon op te pakken of een mailtje te sturen naar een bedrijf”, schetst Hans. “Met als gevolg dat wij opeens werden geconfronteerd met een binnenkomende factuur waar we eigenlijk niks anders mee konden dan hem goedkeuren en betalen. De goederen waren immers al geleverd.”
Myrthe vult aan: “Daardoor hadden we geen idee wat er op ons af kwam. Komen er vandaag tien of honderd facturen binnen? Geven we vandaag één of drie miljoen euro uit? De kosten werden pas zichtbaar op het moment dat de factuur binnenkwam. Onze uitgaven waren niet voorspelbaar.”
Bestelling aankondigen met Purchase Order
Daarom besloot Renewi om het over een andere boeg te gooien en de controle naar de voorkant van het proces te halen. “Als je een bestelling vooraf al aankondigt door een Purchase Order (PO) aan te maken, dan worden de uitgaven voorspelbaar en kunnen we daar beter op anticiperen. Dat is heel waardevol voor ons bedrijf”, legt Myrthe uit.
Reden om sinds dit jaar gefaseerd een no-PO-no-pay-policy voor de indirecte kosten uit te rollen. Inmiddels geldt deze regel voor 300 van de in totaal 10.000 leveranciers waar het bedrijf zakendoet.
Hans legt uit: “Indirecte uitgaven verlopen nu via een inkoopsysteem. De bestellers doen daar hun inkoopaanvraag. Na eventuele goedkeuring door een leidinggevende - voor kleine bedragen is dat niet nodig – wordt er een PO opgemaakt. De uitgave is daardoor aan de voorkant al vastgelegd, waardoor we veel meer inzicht en controle over onze uitgaven hebben.”
Niet alleen zorgt dit voor meer controle over de bedrijfsuitgaven, het maakt ook de factuurverwerking een stuk efficiënter. Als de leverancier het PO-nummer op de factuur vermeldt, kan de factuur namelijk automatisch gematcht worden. Handmatige inboeking, controle en goedkeuring is dan niet meer nodig. Een hele winst, als je bedenkt dat het waste-to-productbedrijf vorig jaar 330.000 facturen te verwerken kreeg.
Leveranciers leveren facturen verschillend aan
Leveranciers leveren die facturen op verschillende manieren aan bij Renewi. “Samen met ICreative hebben we een onboardingscampagne voor e-facturatie gedraaid bij onze leveranciers. We wilden hen duidelijk maken waarom e-facturatie niet alleen voor ons, maar juist ook voor hen voordelig is. Met als doel dat zoveel mogelijk leveranciers ons voortaan e-facturen zouden sturen. En met succes, want inmiddels ontvangen we regelmatig e-facturen, onder meer via Peppol”, vertelt Myrthe.
Van de leveranciers die daar nog niet in mee willen of kunnen, krijgt Renewi vooral nog pdf-facturen via de mail. Verder kunnen leveranciers hun facturen via een portaal direct in het inkoop- en factuurverwerkingssysteem inboeken. Heel af en toe komen er nog papieren facturen via de post, maar dat is meer uitzondering dan regel.
Facturen ontvangen en verwerken
Alle facturen die niet direct in het systeemportaal worden afgeleverd, ontvangt en verwerkt Renewi automatisch met 4Exchange, een product van ICreative.
E-facturen komen of via het gecertificeerde 4Exchange Peppol Access Point binnen, of via de mail. In dat laatste geval leest 4Exchange de mailbox zelfstandig uit. Na ontvangst gaan de e-facturen direct door voor automatische validatie.
De pdf-facturen maken een kleine omweg en worden eerst omgezet naar e-facturen. Hiervoor stuurt 4Exchange de pdf-facturen vanuit de mailbox naar de Optical Character Recognition (OCR) software van Basware. Met OCR worden de relevante factuurgegevens uit het pdf-document gehaald. Na deze tussenstap kunnen ook deze facturen verder om gevalideerd en eventueel gecorrigeerd te worden.
"ICreative helpt ons met het verhogen van de automatische matchingsgraad en het verminderen van handmatig werk."
Factuurgegevens valideren en corrigeren
“4Exchange valideert de factuurgegevens en vult deze aan wanneer nodig”, legt Hans uit. “Dat is voor ons heel waardevol. OCR werkt nu eenmaal niet foutloos en ziet nog weleens een PO-nummer of ander gegeven over het hoofd, waardoor de factuur niet gematcht kan worden. 4Exchange corrigeert dit en kan wél die match maken, mits er inderdaad een corresponderende PO in het systeem bestaat. Op die manier helpt ICreative ons met het verhogen van de automatische matchingsgraad en het verminderen van handmatig werk.”
Kortom, 4 Exchange verzamelt de verschillende factuurstromen, valideert en controleert de gegevens en zet ze om naar het gewenste e-invoice formaat van Renewi. Als er voor de betreffende bestelling vooraf een PO is aangemaakt, voegt 4Exchange ook de informatie over de juiste match toe. Zo levert 4Exchange de facturen kant-en-klaar af in het factuurverwerkingssysteem van Renewi.
Voorstanders van e-facturatie
“Door al die verschillende factuurstromen lijkt het nu best complex”, merkt Myrthe op. “In de praktijk valt dat mee, want veel gebeurt automatisch en achter de schermen bij 4Exchange. Met de nieuwe wetgeving rondom e-facturatie wordt het voor ons nog een stuk simpeler. Vanaf 1 januari 2026 worden bedrijven in België verplicht om elkaar e-invoices te sturen. In Nederland zal dat uiterlijk in 2028 ook het geval zijn. Dat betekent dat de papieren en pdf-facturen verdwijnen. Ik geloof dat dit ons enorm gaat helpen, want e-facturatie betekent een hoop minder administratief werk.”
“Ik ben ook voorstander van e-facturatie”, haakt Hans daarop in. “E-facturatie maakt het hele proces duidelijker, sneller en foutloos. Wij zijn er helemaal klaar voor, dankzij 4Exchange. Je kunt als individueel bedrijf niet rechtstreeks je facturen aanleveren of ontvangen bij Peppol. Daarvoor heb je een partner als ICreative, met Peppol Access Point, nodig. Zij zorgen ervoor dat de facturen vanaf Peppol netjes in het factuurverwerkingssysteem komen te staan.”
of 
