Whitepaper E-facturatie

E-facturatie heeft de toekomst. Maar in het bedrijfsleven stuurt men liever pdf-facturen per e-mail naar elkaar. Zowel technologische ontwikkelingen als de overheid gaan op zeer korte termijn een belangrijke rol spelen in de adoptie van e-facturatie.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-efacturatie-adoptie-v4

     

      Purchase to pay / Factuurverwerking - beknopt / Factuurverwerking

      Factuurverwerking

      Factuurverwerking is een administratief proces dat vaak als toonbeeld voor digitale transformatie wordt aangehaald. Voor veel bedrijven stopt het bij het ontvangen en verwerken van digitale facturen. Terwijl bij automatische factuurverwerking pas echt winst wordt behaald.

      Digitale factuurverwerking

      Het document dat dienst doet als betalingsverplichting, de factuur, wordt al gebruikt zolang mensen (economisch) handel met elkaar bedrijven. Vanaf het moment dat samenlevingen volledig afhankelijk werden van landbouw, werd binnen de muren van tempels in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer en wat had gekocht.

      Vandaag de dag, verwijst factuurverwerking naar het proces van coderen, valideren en goedkeuren van facturen die zijn verstuurd door leveranciers na levering van goederen of diensten. Facturen worden niet langer in kleitabletten opgetekend en ook de papieren factuur verdwijnt steeds meer uit beeld. De papieren factuur heeft hoofdzakelijk plaatsgemaakt voor de digitale factuur, vaak in de vorm van een pdf bestand.

      De digitale factuur wordt in een leveranciersportaal aangeboden op per e-mail opgestuurd, waarna deze door de crediteurenadministratie wordt verwerkt.

      Factuurverwerking en inkoop

      Digitale factuurverwerking verwijst primair naar de digitale vorm waarin de factuurinformatie wordt opgeslagen. Automatische factuurverwerking verwijst naar een geautomatiseerd proces van ontvangst, coderen, valideren, fiatteren en archiveren van facturen.

      Om straight-through processing te realiseren is samenwerking met leveranciers en inkoop noodzakelijk. Het succes van het behalen van efficiëntere factuurverwerking zit hem vooral in de drang naar continue verbetering van het purchase to pay proces. Handmatige exception management is prima, mits het aantal uitzondingen maar wordt teruggebracht. 

      Automatische factuurverwerking

      Factuurverwerking vangt aan met factuurontvangst. Voor een automatisch factuurverwerkingsproces is het noodzakelijk dat factuurinformatie beschikbaar is in de vorm van data. Inkomende facturen kunnen met behulp van OCR software worden omgezet naar een databestand. Om ook de factuurontvangst te automatiseren, biedt e-facturatie een prima oplossing. Hiermee worden facturen direct door leveranciers, of door een tussenpartij, aangeleverd als databestand. 

      In de vorm van data, kunnen facturen automatisch worden gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd met factuurverwerking software. Door workflow automatisering kunnen facturen ter goedkeuring aan budgethouders worden voorgelegd. Maar facturen kunnen ook automatisch worden goedgekeurd door matching van facturen met bronnen als zoals de inkooporder (zie three-way matching). De belangrijkste voordelen van automatische factuurverwerking:

      • Lagere operationele kosten: Handmatig werk wordt automatisch uitgevoerd. Alleen de uitzonderingen worden (automatisch) voorgelegd aan medewerkers en/of leveranciers.
      • Compliance: Het proces van ontvangst tot aan het ter betaling stellen wordt vastgelegd en is heel makkelijk opvraagbaar.
      • Supply chain management: Door real-time zicht op facturen die verwerkt worden of al verwerkt zijn, kunnen leveranciers sneller worden betaald. 

      Factuurverwerking software

      Voor administraties met een internationale scope, tienduizenden leveranciers en meerdere ERP-systemen, mogen we gerust stellen dat Basware de standaard is voor het automatisch coderen, matchen en archiveren van facturen. Automatische factuuverwerking is alleen mogelijk als de informatie op de factuur correct is.

      Voordat facturen worden gecodeerd en gematcht, passen wij factuur validatie toe om de kwaliteit van facturen en daarmee van automatisering te borgen.

      Om de crediteurenadministratie te ontlasten van telefoontjes met vragen over de status van een factuur, bieden wij een online portaal aan waarmee leveranciers de factuur status kunnen opvragen.

      Uiteraard moeten deze oplossingen gekoppeld worden aan boekhoudprogramma's en/of ERP syste(e)m(en) door middel van systeemintegratie.

      3 min read
      Digitale transformatie stimuleren: 3 tips

      Digitale transformatie is niet langer een trend - het is een noodzaak. Vooral nu duidelijk wordt dat het bedrijfsleven na de pandemie niet meer terugkeert naar "normaal". Daarnaast zorgt de wereldwijd stijgende inflatie ervoor dat uitstel van investeringen geen optie meer is. In deze blogpost...

      2 min read
      CFO's focussen op kostenreductie: biedt p2p-proces mogelijkheden?

      Bedrijven worden hard geraakt door de onzekere economische situatie. Onder meer de krappe arbeidsmarkt, hoge inflatie, onbetrouwbare supply chains en geopolitieke spanningen baren CFO's zorgen, blijkt uit de CFO Survey van Deloitte. Het reduceren van kosten staat de komende periode dan ook bij de...

      4 min read
      TU Delft: meer grip op uitgaven dankzij intuïtief inkoopproces voor gebruikers

      Gastblog door Mees Walhof, Sustainable Projectmanager bij de TU Delft

      Binnen de meeste grote organisaties zijn de disciplines Finance en Inkoop nog van elkaar gescheiden. Bij de Technische Universiteit Delft (TU Delft) is dit niet anders, al zetten we wel stappen in de goede richting. Als...

      NEEM CONTACT OP of DOWNLOAD WHITE PAPER FACTUURVERWERKING