Declaratieverwerking

met ICreative Expense + Basware Invoice

Wilt u ook graag van de tijdrovende handmatige verwerking van kostendeclaraties af? Met de ICreative Expense app kunt u declaraties van medewerkers eenvoudig digitaliseren en de afhandeling automatiseren.

 

Neem declaraties mee in uw factuurverwerking

Tradioneel dienen medewerkers hun (reis)kostendeclaraties op papier in of per e-mail middels een Excel-bestand. Vervolgens verwerkt administratie de delaraties handmatig om uitendelijk tot uitbetaling over te gaan vanuit het financiële- of via het HR-systeem. En dit proces herhaalt zich vaak duizenden keren per jaar…

Bonnetjes, reiskosten, creditcardbetalingen

Tradioneel dienen medewerkers hun (reis)kostendeclaraties op papier in. Ze vullen een formulier in met de fysieke bonnen erachter gehecht. Zodra de leidinggevende dan zijn handtekening voor akkoord heeft gezet, brengen of sturen ze declaratie naar de administratie die vervolgens de nodige controles uitvoert, waarden overneemt in het ERP-systeem, deze waarden codeert, archiveert en uiteindelijk tot uitbetaling overgaat vanuit het financiële systeem of via het HR-systeem. En dit proces herhaalt zich vaak duizenden keren per jaar…

Om bedrijven van dit tijdrovende declaratieverwerkingsproces af te helpen, ontwikkelde ICreative een app waarmee medewerkers hun onkostendeclaratie of kilometervergoeding digitaal ‘als factuur’ kunnen indienen. Als u al gebruik maakt van Basware Invoice Automation, dan kunt u de stroom van inkoopfacturen zeer snel uitbreiden met uw onkostenstroom wanneer u een declaratie als een inkoopfactuur beschouwt. Basware ontvangt declaraties via de ICreative Expense app en verwerkt de declaraties vervolgens op dezelfde manier als inkomende facturen.

 

icreative-expense-mobile-travel

icreative-expense-mobile-overview

 

Bonnetjes, reiskosten, creditcardbetalingen

Tradioneel dienen medewerkers hun (reis)kostendeclaraties op papier in. Ze vullen een formulier in met de fysieke bonnen erachter gehecht. Zodra de leidinggevende dan zijn handtekening voor akkoord heeft gezet, brengen of sturen ze declaratie naar de administratie die vervolgens de nodige controles uitvoert, waarden overneemt in het ERP-systeem, deze waarden codeert, archiveert en uiteindelijk tot uitbetaling overgaat vanuit het financiële systeem of via het HR-systeem. En dit proces herhaalt zich vaak duizenden keren per jaar…

Om bedrijven van dit tijdrovende declaratieverwerkingsproces af te helpen, ontwikkelde ICreative een app waarmee medewerkers hun onkostendeclaratie of kilometervergoeding digitaal ‘als factuur’ kunnen indienen. Als u al gebruik maakt van Basware Invoice Automation, dan kunt u de stroom van inkoopfacturen zeer snel uitbreiden met uw onkostenstroom wanneer u een declaratie als een inkoopfactuur beschouwt. Basware ontvangt declaraties via de ICreative Expense app en verwerkt de declaraties vervolgens op dezelfde manier als inkomende facturen.

Declaratie verwerken als factuur

Uw medewerkers gebruiken de gebruiksvriendelijke ICreative Expense app om eenvoudig hun (reis)kostendeclaraties in te dienen. De app heeft een slimme integratie met Google Maps waarmee de afgelegde kilometers direct worden gecontroleerd. Daarnaast neemt de app bepaalde waarden standaard over van het bonnetje, waardoor overtypen tot het verleden behoort. Bij het indienen van een declaratie geeft de indiener de onkostencategorie aan. Aan deze categorie is een grootboekrekening en een kostenplaats gekoppeld. Als gevolg hiervan komen de boekingen voorgecodeerd aan in uw favoriete factuurverwerkingssysteem; Basware. Het enige dat nodig is, is de boeking controleren op codering en btw. Na goedkeuring van de boeking volgen declaraties dezelfde workflow als facturen in Basware en stuurt het systeem de declaraties automatisch door naar de fiatteur. Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling. Hierdoor bevat het factuurarchief alle declaraties waardoor alle rapportages over de factuurverwerking dan ook ineens óók gelden voor alle declaraties. Een ander bijkomend voordeel is dat de medewerkers de status van hun declaratie kunnen volgen (ingediend, goedgekeurd, uitbetaald) en zij direct een eigen declaratiearchief hebben.

icreative-expense-mobile-basware

 

icreative-basware-expenseflow.png

 

Succesverhalen

Klanten zeggen meer dan onze woorden. Gelukkig hebben we al veel ondernemingen, instellingen en overheden geholpen met automatisering. Vaak met internationale uitrol.

ic-pon-2021_Page_1

 

ic-tudelft-2021_Page_1

 

ic-tudelft-2021_Page_1

 

Waarom ICreative

ICreative helpt ambitieuze ondernemingen, instellingen en overheden met de digitale transformatie van inkoop en factuurverwerking.

icreative-experienced

Ervaren

Al 20 jaar zijn wij gespecialiseerd in p2p automatisering voor ambitieuze organisaties en zeer ervaren met wereldwijde roll-outs.

icreative-ambitious

Ambitieus

Wij bieden naast Basware oplossingen, eigen software en diensten aan teneinde de automatiseringsgraad te maximaliseren.

icreative-engaged

Betrokken

Wij zijn trots op onze klanten en zien er met ons dedicated support team op toe dat onze oplossingen in optimale staat blijven werken.

Wij horen graag van u

Wilt u van gedachten wisselen over factuur validatie.
Laat hieronder een bericht achter.

Voor overige vragen of opmerkingen kunt u hier contact met ons opnemen.
Voor support kunt u contact opnemen met ons service center.