Voordelen van de digitale transformatie van purchase to pay

• Verlaag operationele kosten

  Door inkoop (indirect spend) en factuurverwerking (zowel direct als indirect spend) centraal te organiseren en te automatiseren, kunnen de operationele kosten van deze processen sterk worden verlaagd.

  Automatisering van het p2p proces begint vaak bij de crediteurenadministratie. Het proces van handmatig facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen, wordt vervangen door een proces van automatische factuurherkenning, automatische codering en semi-automatische goedkeuring of volautomatisch matchen tegen bijvoorbeeld inkooporders.

  Leveranciers worden automatisch op de hoogte gesteld van de status van de door hun verstuurde facturen.

• Versterk de relatie met leveranciers

  Onderhandel gunstige prijs en leveringsafspraken

  Wanneer zicht op order- en factuurstromen wordt verkregen, kunnen deze makkelijk in verband worden gebracht met het leveranciersbestand. Voor direct spend zal dit helder zijn, maar voor de long-tail aan leveranciers waar spullen voor het onderhoud van bedrijfspanden, kantoorspullen en marketingmateriaal wordt gekocht, is de uitdaging groter. Wanneer bestellingen en facturen centraal worden beheerd, kan het leveranciersbestand worden gerationaliseerd en kunnen prijs- en leveringsafspraken met preferred suppliers worden gemaakt.

  Benut korting op vroegbetaling

  Door de ontvangt en verwerking van inkomende facturen te automatiseren wordt de doorlooptijd verkort en kan een leverancier sneller worden uitbetaald. Dit goede gedrag vraagt natuurlijk om een beloning. Een groot aantal bedrijven in Nederland heeft last van facturen die te laat worden betaald. Om afnemers te stimuleren eerder te betalen, geven veel leveranciers kortingen bij vroege betaling van facturen. Een betalingskorting van 1 procent is niet ongebruikelijk; 2 procent komt ook regelmatig voor. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat bedrijven met een jaarlijkse spend van 300 miljoen euro over een periode van drie jaar gemiddeld zo’n 400.000 euro missen aan betalingskortingen.

• Verbeter de auditeerbaarheid

  Met het tijdig betalen van leveranciers en het tegenwerken van fraudeurs laat u al goed gedrag zien. En dat data-gedreven werken het gebruik van papier tegengaat, is natuurlijk evident. Maar data-gedreven werken levert ook transparantie en traceerbaarheid van werkzaamheden op.

• Voorkom factuurfraude

  Een PDF of XML factuur gaat langs diverse e-mailservers waarvan slechts zo’n 50% encrypted is. Op elke andere server kunnen criminelen facturen onderscheppen, aanpassen met eigen bankrekeningnummers en doorsturen. Via address spoofing is het zelfs mogelijk om een e-mail namens iemand anders te versturen. Ook kunnen criminelen een spookfactuur de markt in slingeren waarbij de waarde slechts enkele honderden euro’s is zodat er bij de ontvangers weinig handmatige controle plaatsvindt en veelal automatisch betaald wordt. Bedrijven en instellingen kunnen dit voorkomen met geautomatiseerde controlemechanismes op XML facturen (of papieren of PDF facturen die naar XML zijn omgezet). De inhoud van een XML factuur wordt dan vergeleken met de leveranciersgegevens zoals deze bij de klant bekend zijn. Als de combinatie naam, btw-nummer en IBAN op de factuur niet overeenkomt met de gegevens in het systeem, valt een door criminelen gestuurde factuur met een aangepaste IBAN automatisch uit.