Whitepaper E-facturatie

E-facturatie heeft de toekomst. Maar in het bedrijfsleven stuurt men liever pdf-facturen per e-mail naar elkaar. Zowel technologische ontwikkelingen als de overheid gaan op zeer korte termijn een belangrijke rol spelen in de adoptie van e-facturatie.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-efacturatie-adoptie-v4

     

      Case Study

      Pon Power & Pon Equipment

      ”Met één druk op de knop hebben we inzicht, controle en zetten we de factuur door naar de juiste man of vrouw. Zet dat maar eens af tegen de minuten die mensen voorheen bezig waren om een factuur te controleren.”

      DOWNLOAD CASE STUDY

      ic-pon-2021_Page_1

       

      Home / Case Studies / PON Power & PON Equipment

      Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. De eerste is actief met verhuur, leasing en onderhoud van o.a. grondverzetmachines, bulldozers en asfalteermachines. Pon Power levert en onderhoudt generatoren, warmtekrachtcentrales en industriële motoren. Bij de internationale handels- en serviceorganisatie Pon Holdings (fabrikant van o.a. fietsen en scheepsmotoren, importeur van o.a. VW, Audi, Porsche en Bentley) werken in totaal 13.000 personen. Power en Equipment zijn bij elkaar goed voor zo’n 2.500 medewerkers. Bij de aanleg van spoor- en waterwegen, in de scheepvaart en de offshore én bij de energievoorziening bij bedrijven en ziekenhuizen: op al die plekken kom je de zware jongens van Pon tegen.

      E-factureren

      Marc Engelen en Martijn van der Horst zijn de fi nanciële spillen bij deze zware jongens. Marc is Controller bij Pon Power en Martijn is Manager Finance bij Equipment. Vrij recent zetten de beide bedrijven een belangrijke stap voor hun financiële administratie door hun facturenstroom met de software van Basware en Kofax te digitaliseren, standaardiseren en centraliseren. En dat werd tijd ook, vindt het tweetal, want jaarlijks ontvangen de beide ondernemingen zo’n 60.000 facturen. Variërend in bedragen van dik een half miljoen voor een graafmachine tot een rekening van enkele tientjes voor een paar pakken koffie. En al die facturen gingen eerder door mensenhanden. Op de administratie waren meerdere personen daar druk mee en omdat het mensenwerk was, gingen er soms dingen mis. Er raakte weleens een factuur zoek; d’r bleef soms een rekening in een la liggen omdat er vragen over waren.

      Rust bij crediteurenadministratie

      Met het digitaliseren van de facturenstroom behoort dat tot het verleden. Martijn: ”Met één druk op de knop hebben we inzicht, controle en zetten we de factuur door naar de juiste man of vrouw. Zet dat maar eens af tegen de minuten die mensen voorheen bezig waren om een factuur te controleren.” Marc voegt daar nog aan toe: “En de crediteurenadministratie is verlost van telefoontjes van leveranciers die belden over nog niet betaalde facturen, wat weer leidde tot tijdrovende speurtochten. Eén blik op het op het beeldscherm geeft de status van elke factuur weer, en toont wie de aangewezen contactpersoon is.”

      Kostenbesparing

      De ca. 30 medewerkers op de fi nanciële administratie van beide bedrijven hadden best wel vragen bij de automatiseringsslag. Zoals of dit banen zou gaan kosten? Martijn: “Het antwoord is ‘nee’. Deze stap heeft geen banen gekost, maar wél kosten bespaard.” De verklaring zit ‘m in het feit dat degenen die de facturen moeten beoordelen en goedkeuren dat nu stukken sneller kunnen doen. En daarmee tijd overhouden voor ander en ‘slimmer’ werk. Marc: “Voorheen lag het accent op data-entry. Dat is verschoven naar werkzaamheden met meer toegevoegde waarde, zoals analyses doen. ‘Hoeveel koffie kopen wij eigenlijk in? Goh, da’s best wel veel. Kunnen we daar slimmer mee omgaan?’ dat maakt het werk stukken interessanter.”

      Snelle responstijd

      De invoering en overschakeling naar de nieuwe programma’s door ICreative verliep vrijwel moeiteloos. Martijn vond het een spannend moment: “We hebben hier een treintje rijden van meer dan 200 facturen per dag, en dat treintje wil je niet stil hebben.” De manier waarop de hick-ups bij de omschakeling werden aangepakt, vormde voor Marc een bevestiging de juiste partij gekozen te hebben: “Zij worden niet zo snel zenuwachtig van een livegang, hun helpdesk heeft een snelle responsetijd. Het is fijn een sterke partij achter je te hebben met voldoende kennis en ervaring. Hun relaxtheid gaf ons ook rust.”

      Next step

      In december 2016 ging Pon Equipment over van manuele naar digitale verwerking van de facturen. Pon Power zette die stap in de zomer van 2017. Martijn en Marc spreken over een ‘enorme sprong naar voren’. De kwaliteit van het werk ging omhoog, de doorlooptijden naar beneden. Intussen zijn beiden alweer druk bezig met het voorbereiden van ‘the next step’. “Door de inkooporders automatisch te laten matchen met de facturen denken we nog veel meer efficiency te kunnen bereiken. Dat biedt aanzienlijke administratieve verlichting.”