Factuurverwerking

Factuurverwerking is voor de meeste bedrijven een succesverhaal van digitale transformatie. Voor sommige bedrijven stopt het echter bij digitale factuurverwerking, terwijl bij automatisering pas echt winst valt te behalen.

Wat is factuurverwerking

Het document dat dienst doet als betalingsverplichting, de factuur, wordt al gebruikt zolang mensen (economisch) handel met elkaar bedrijven. Vanaf het moment dat samenlevingen volledig afhankelijk werden van landbouw, minstens 5.000 jaar geleden, werd binnen de autoritaire muren van tempels in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid handel hadden bedreven. De laatste paar honderd jaar werden facturen hoofdzakelijk op papier verstuurd. Inmiddels hebben digitale facturen, in de vorm van een PDF bestand, de overhand.

Factuurverwerking verwijst naar het coderen, valideren en goedkeuren van facturen die door leveranciers worden verstuurd na levering van goederen of diensten. Daarmee is het de belangrijkste activiteit van de crediteurenadministratie en vormt het samen met inkoop een onderdeel van het purchase-to-pay proces. E-facturatie verwijst primair naar het verzenden en ontvangen van facturen in de vorm van een databestand (XML).

Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking en automatische factuurverwerking zijn termen die regelmatig gebruikt worden om te verwijzen naar de verwerking van facturen met behulp van software. Al twintig jaar zijn zowel grote als kleine ondernemingen hier in meer of mindere mate mee bezig. Aanvankelijk bleef factuurverwerking beperkt tot het digitaliseren van inkomende facturen. De crediteurenadministratie scande de papieren facturen van leveranciers en sloeg deze vervolgens veilig in een systeem. De factuur is dus niet langer van papier, maar digitaal. Een digitale factuur in de vorm van een pdf.

Maar digitale factuurverwerking is geen automatische factuurverwerking. Automatisering betekent dat bepaalde processen die voorheen door mensen worden uitgevoerd, door software worden overgenomen. Dit kan alleen als factuurinformatie beschikbaar is in de vorm van data. Deze data kan handmatig ingevoerd zijn of met behulp van zogenaamde Optical Character Recognition (OCR) software. Hiermee kan informatie op gescande facturen automatisch worden herkend en direct worden omgezet naar data. Voor zogenaamde machine-readable PDFs is de factuurinformatie ook direct als data beschikbaar. Nog efficiënter is het direct ontvangen van facturen als data bestand (zie e-facturatie).

Als factuurinformatie in data-vorm beschikbaar is kan het automatisch worden gevalideerd, gecodeerd, verrijkt en worden goedgekeurd met factuurverwerkingssoftware.

Automatische factuurverwerking

Geautomatiseerde factuurverwerking bestaat uit het automatisch valideren, coderen en goedkeuren van een factuur. Dit laatste is misschien wel de grootste uitdaging. Om facturen automatisch goed te keuren moeten ze gematcht worden met inkooporders en eventueel met ontvangstbewijzen of andere documenten.

Vaak gebeurt dit nog handmatig, door de factuur visueel te matchen met de achterliggende inkooporders en ontvangsten. Maar waarom zouden facturen die overeenkomen met inkooporders niet direct betaalbaar worden gesteld? Door dit proces te automatiseren, hoeven alleen de afwijkingen nog door mensen behandeld te worden.

Voordelen van automatisering

De voordelen van automatische factuurverwerking en e-facturatie zijn evident. Op de eerste plaatst worden operationele kosten gereduceerd. Het proces van handmatig facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen, kan vervangen worden door een automatisch proces. In dit proces komen facturen automatisch bij budgethouders uit, die achter een laptop of met hun mobiel, de facturen kunnen goedkeuren (of afkeuren), waarna de factuur ter betaling wordt gesteld.

De uiteindelijke besparing hangt sterk af van de mate van automatisering. Hoe hoger de automatiseringsgraad, meer groter het aantal facturen dat zonder tussenkomst van mensen wordt verwerkt.

Daarnaast wordt met automatische factuurverwerking real-time zicht verkregen op factuurstromen én kunnen facturen veel sneller worden betaald. Dit biedt mogelijkheden om een betere relatie en onderhandelingspositie te verkrijgen met leveranciers. Ook kan aan leveranciers de mogelijkheid worden geboden om direct toegang te verkrijgen tot de factuurstatus van de facturen die zij hebben verstuurd.

Facturen matchen

...op kopniveau

Vandaag de dag is het automatisch matchen van facturen gemeengoed geworden. Althans, het matchen van facturen op kopniveau met achterliggende inkooporders en ontvangsten is standaard functionaliteit geworden. Zowel ERPsystemen als ‘best-of-breed’ p2p-systemen bieden dit standaard aan. Maar matchen op alleen kopniveau blijkt in de praktijk ook geen waterdichte methode te zijn.

Dit maakt dat automatiseringspartijen continu zoeken naar mogelijkheden om het matchen intelligenter te maken, bijvoorbeeld om facturen op regelniveau te matchen. Met andere woorden: de software vergelijkt de factuurregels met order- en/of ontvangstregels en maakt daarbij gebruik van bepaalde toleranties, rematch periodes, validatieregels en matching scenario’s. En daar stopt het zeker niet.

Naast volautomatische verwerking groeit de behoefte naar meer gedetailleerd inzicht en transparantie, zodat de gegevens compliant, controleerbaar en traceerbaar worden. Een wens die sterk samenhangt met automatisering. Deze whitepaper geeft inzicht in de huidige ontwikkelingen. 

...op regelniveau

Automatiseringspartijen zoeken continu naar manieren om het matchen van facturen intelligenter te maken. De mogelijkheid om facturen op kopniveau automatisch te matchen bestaat al een tijdje. Facturen op regelniveau matchen (dus op het niveau van line items) is recenter. Hierdoor wordt deelmatching van facturen mogelijk en kunnen vervolgacties worden geautomatiseerd.

De voordelen van het betrekken van factuurinformatie op regelniveau zijn evident. Als de informatie op facturen enerzijds en de informatie op orders en ontvangsten anderzijds op detailniveau met elkaar worden vergeleken, kan met zekerheid worden vastgesteld waar de afwijkingen zich bevinden.

Bij deelmatching wordt alleen het afwijkende deel van de factuur voorgelegd voor verdere handmatige verwerking. De afdeling crediteurenadministratie hoeft derhalve geen puzzel op te lossen om de verschillen bij elkaar te zoeken.

Dat verhoogt de arbeidsproductiviteit en verkleint de kans op fouten, omdat medewerkers zich alleen nog maar hoeven te concentreren op de niet overeenkomende regels. Ook kunnen eventuele prijsverschillen aan de betreffende (order-)regel worden toegekend in plaats van aan de gehele order. Dat verhoogt de betrouwbaarheid van informatie in de verschillende systemen.

Managen van uitzonderingen

Moderne purchase-to-pay systemen zijn tegenwoordig bij afwijkingen ook in staat om de vervolgacties te automatiseren. Zo stuurt het systeem verschillen in aantallen direct door naar de magazijnmedewerker en krijgen inkopers automatisch melding in het geval van prijsverschillen.

Vanuit rapportageoogpunt wordt het dan eenvoudig om te duiden welke uitzonderingen, bij welke leverancier om welke reden het meest voorkomen. Dit levert goede stuurinformatie die het management kan gebruiken om het proces van factuurverwerking continu verder te optimaliseren. Als naast het volledig matchen van factuur met inkooporder en ontvangst, de factuur direct als e-invoice wordt ontvangen, dus in de vorm van een databestand (xml), dan wordt straight-through processing mogelijk.

Met e-invoicing worden facturen dan ontvangen, gematcht, gecodeerd en betaalbaar gesteld in een financieel systeem of ERP systeem, zonder tussenkomst van mensen. Veel bedrijven en instellingen spreken dan van gerobotiseerde verwerking van facturen.

Uitdagingen in automatisering

Enorme besparingen op het arbeidspotentieel, zoals de e-retailer in het voorbeeld van vorig hoofdstuk behaalde, behaalt een onderneming niet zonder slag of stoot. Het vereist de nodige inspanning, niet alleen voor de organisatie zelf maar ook voor diens leveranciers. Alleen de vorm waarin facturen worden verstuurd, zorgt al voor de nodige uitdagingen.

In Nederland wordt vandaag de dag nog circa tachtig procent van alle facturen als pdf verstuurd. Zogeheten Optical Character Recognition (OCR)- software moeten deze pdf-facturen herkennen. De databestanden die de OCR-software oplevert, maken het vervolgens mogelijk om de facturen automatisch te matchen met zowel de orders als de ontvangsten. De orders en ontvangsten moeten dan uiteraard zelf ook in data-vorm beschikbaar zijn.

Wanneer de informatie alleen op kopniveau wordt gehaald, dan betekent dit in de praktijk dat er gemiddeld 15 velden moeten worden herkend en gevalideerd. Maar als de informatie ook op regelniveau wordt gehaald, dan is de uitdaging veel groter.

Voorbeelden

Continue procesverbetering

Factuurverwerking is van origine een functie van crediteurenadministratie. Echter, om dit goed te kunnen automatiseren is samenwerking tussen inkoop en leveranciers noodzakelijk. Zij dienen onderling goede afspraken te maken over de manier van factureren, zodat facturen van leveranciers automatisch kunnen worden gematcht met de bestellingen die eraan vooraf gaan.

Vandaag de dag biedt de technologie dus heel wat mogelijkheden om het leven van medewerkers op een crediteurenadministratie gemakkelijker te maken. E-invoicing kan een groot deel van de bestaande problematieken oplossen. Maar nog lang niet elk bedrijf is in het stadium waarop dit innen bereik is. De mate van volwassenheid in het proces verschilt nog altijd sterk per bedrijf.

Wie tot een volautomatisch factuurverwerkingsproces wil komen, heeft een lange weg te gaan aangezien talloze factoren moeten kloppen. Een goede analyse van de binnenkomende factuurstroom is essentieel. De uitkomst van deze analyse is vrijwel altijd een hybride model als het gaat om de voorkeursmethode voor ontvangst van de facturen.

Het succes van het behalen van efficiëntere factuurverwerking zit hem vooral in de drang naar continue procesverbetering. Exception management van facturen die niet automatisch verwerkt kunnen worden, is prima mits het aantal uitzondingen maar wordt teruggebracht. Goede stuurinformatie is hierbij onontbeerlijk. Daarnaast vormt een goede samenwerking tussen de crediteurenadministratie, inkoop en leveranciers de sleutel in het proces naar geautomatiseerde factuurverwerking. Er zijn significante verbeteringen mogelijk, maar de wereld van regelinformatie in het p2p-proces kan complex en divers zijn.

Kortom, automatisering van factuurverwerking is nooit een voltooid proces; het evolueert door de doorlopende ontwikkelingen op het gebied van software intelligentie, maar drijft ook op de inspanningen van het bedrijf.

Oplossingen

• Basware Invoice is factuurverwerkingssoftware dat prima geschikt is voor MKB-bedrijven, maar echt tot zijn recht komt in organisaties met complexe administraties.
• Tussen de factuurontvangst en de factuurverwerking, passen wij factuur validatie en verrijking toe om de kwaliteit van facturen en daarmee van automatisering te borgen.
• Leveranciers kunnen met de factuur status portaal zélf de status van door hun verstuurde facturen opvragen
• Systeemintegratie van Basware en ICreative met uw ERP syste(e)m(en) en eventueel andere applicaties.