Ballast Nedam

Ballast Nedam is een ontwikkel- en bouwonderneming in Nederland met circa tweeduizend medewerkers en een focus op projectwerk. In deze casestudy wordt de implementatie van de Basware SaaS-oplossing bij Ballast Nedam onder de loep genomen, met bijzondere aandacht voor de rol van ICreative als implementatiepartner.

Onderzoek naar een nieuw ap automation systeem

Ballast Nedam heeft zich opnieuw gericht op Basware toen hun oude accounts payable (AP) systeem het einde van zijn levensduur bereikte. "De oplossing van Basware was intussen dermate veranderd dat we besloten om met een frisse blik naar alle spelers in de markt te kijken. Dankzij deze gedegen marktoriëntatie werden we herbevestigd in onze keuze voor Basware", zegt Rob Kathmann, ICT Director bij Ballast Nedam.

Bij de selectie van een partner was voor Ballast Nedam het prijsmodel een belangrijk element. Ook de betrokkenheid van ICreative, van sales tot technische staf, was doorslaggevend voor hun keuze. Kathmann bevestigt: "Bij ICreative zagen we bovendien commitment bij alle betrokken medewerkers."

Implementatieproces

Tijdens de implementatie van de nieuwe software waren er positieve opmerkingen over de technische consultants van ICreative. Gerard Vermeulen, ICT Consultant bij Ballast Nedam en verantwoordelijk voor de implementatie van het AP systeem, zegt: "ICreative heeft zeer goede technische consultants geleverd waardoor de implementatie werd afgerond binnen de gestelde termijn en binnen budget." Ook was er snel een reactie in geval van gecompliceerde issues.

Toekomstplannen en doelstellingen

Na implementatie verwerkt Ballast Nedam ongeveer 200.000 inkomende facturen per jaar. In Nederland gebruiken ongeveer 150 financiële professionals de software van Basware en zijn er 1200 mensen betrokken bij het autorisatieproces. "We zien in de nabije toekomst mogelijkheden voor uitrol naar business units in het buitenland", zegt Vermeulen.

Veranderende rol van ICT-beheer

Het gebruik van een SaaS-oplossing heeft gevolgen voor de rol van ICT-beheer binnen een organisatie. Deze trend werd opgemerkt door Gerard Vermeulen, die stelde dat de rol van ICT-beheer kleiner wordt na de implementatie van een SaaS-oplossing. "Er is een nieuw spanningsveld ontstaan tussen wat je in het verleden zelf kon afhandelen en wat je nu kan", aldus Vermeulen.

Automatische updates en databasebeheer

Een andere opmerkelijke verandering is de introductie van automatische, maandelijkse updates. "Je weet wat je te wachten staat en dat het foutloos gaat is erg prettig", zegt Vermeulen. Bovendien zijn er geen lokale installaties meer nodig en hoeft er geen databasebeheer meer te worden gedaan.

SaaS-oplossing en werkprocessen

Een SaaS-oplossing vraagt een andere manier van werken. Maaike Snijder, Manager Centrum Financiële Diensten bij Ballast Nedam, zegt hierover: "Een SaaS-oplossing is best even wennen. Je gaat werk anders inrichten. Het is fijn als de software dan doet wat je verwacht dat het doet."

Het succes van de implementatie

Snijder benadrukte het belang van samenwerking tijdens de implementatie. Ze legde uit dat het project binnen de gestelde termijnen en budgetten bleef dankzij een gezamenlijke stuurgroep. "De gezamenlijke stuurgroep voorkwam mogelijke onduidelijkheden en escalaties. Verder bleven beide partijen kritisch naar de eigen organisatie en bijdrage aan de implementatie", aldus Snijder.

Conclusie

Deze casestudy toont de succesvolle implementatie van Basware SaaS bij Ballast Nedam, waarbij ICreative een cruciale rol speelde als implementatiepartner. De samenwerking resulteerde in een succesvolle implementatie binnen de gestelde termijnen en budgetten, waarbij de nodige aandacht werd besteed aan veranderende rollen en processen binnen de organisatie.