Voorkom uitval in factuurverwerking door factuurgegevens automatisch te laten valideren.
Automatische factuurverwerking wordt onderbroken als de informatie op de factuur onvolledig of onjuist is. Er zal dan naar de fout moeten worden gezocht, om vervolgens zelf de factuur te corrigeren of aan te vullen. Een ontbrekend of verkeerd btw-nummer kan er al toe leiden dat een medewerker actie moet ondernemen. Door inkomende facturen eerst automatisch te valideren op geldigheid en juistheid, nog voordat factuurverwerking plaatsvindt, kan factuur uitval worden voorkomen.
Validatie kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de Kamer van Koophandel of de btw-database van de Europese Commissie. De leveranciersherkenning kan bijvoorbeeld worden ingericht door een combinatie van IBAN, btw- en kvk-nummer.
Facturen kunnen alleen automatisch worden gevalideerd als deze in datavorm (XML) beschikbaar zijn. PDF facturen zullen dus eerst geconverteerd moeten worden naar e-facturen (XML facturen).
Door conversie naar e-facturen én validatie van factuurinformatie, wordt de kwaliteit van de factuurgegevens en de efficiëntie van factuurverwerking enorm vergroot.
Whitepaper
Automatische factuurverwerking verwijst naar het automatische proces van validatie, coderen, matchen ter goedkeuring en archiveren van facturen. Laat je inspireren middels onze whitepaper.
