Debiteurenbeheer is een belangrijke component in het beheersen van werkkapitaal. Dat schreef een collega van zusterbedrijf Diesis recent in een interessante blog. Volledig waarheidsgetrouw wat mij betreft. Echter, een goed ingericht purchase-to-pay proces is net zo belangrijk om het werkkapitaal te optimaliseren. En wie dit goed doet, kan van Finance zelfs een profit center maken.

Diesis benadert het onderwerp vooral vanuit het order-to-cash proces en hoe die, mits goed ingericht, kan bijdragen aan een betere werkkapitaalpositie. Organisaties hebben in de voorbije jaren veel energie gestoken in een optimaal verkoopfacturatie en incassoproces. Facturen worden op de dag van levering van de goederen en diensten digitaal verstuurd; zijn duidelijk en voorzien van alle relevante kenmerken en herinneringen worden op de dag van overschrijding van de betalingstermijn ook digitaal toegestuurd. Een goed geoliede order-to-cash machine dus.

Werkelijk alles is erop gericht om het geld van de afnemers tijdig te ontvangen om zo aan de verplichtingen te kunnen voldoen en daar geen vreemd vermogen, met bijbehorende kosten, voor aangetrokken hoeft te worden. Wat echter niet vergeten mag worden, is dat een geautomatiseerd purchase-to-pay proces aan de andere zijde hier eveneens sterk aan bijdraagt, mits het proces erachter goed is ingericht. Read more

Op tijd je factuur betaald krijgen, dat is een kwestie van goed fatsoen van je afnemer. Daar zal iedereen het mee eens zijn. Maar om tijdig te kunnen betalen, dienen leveranciers het hun afnemers wel zo makkelijk mogelijk maken. En dat begint bij het aanleveren van een e-factuur.

De eerste reflex na het uitbreken van de corona-crisis in Nederland vorig jaar was er een van grote solidariteit. Mensen schoten massaal in de hulpstand en bedrijven boden belangeloos hun diensten aan. Maar slechts een paar weken later was dit sentiment bij enkele bedrijven alweer gekanteld. Dusdanig, dat de inkoopvereniging Nevi er samen met MVO Nederland een publicatie over maakte.

In het artikel staat dat sommige bedrijven de situatie aangrijpen om betaaltermijnen flink te verlengen of zelfs al hun betalingen tot nader order op te schorten. Enkelen wagen het om ook nog eens een flinke korting op hun facturen te eisen. Dit gebeurt vaak zonder enig overleg. Ze delen het plompverloren mede, via een brief of mail aan hun leveranciers. Read more

Om het factuurverwerkingsproces te verbeteren, is inzicht nodig. Key Performance Indicators (KPI’s) vormen een goed startpunt, want die geven inzicht in mogelijke kansen voor verbetering. Mits het zinnige KPI’s zijn. En daar wil het nog wel eens aan ontbreken… Er zijn een aantal stappen die je moet nemen om tot rapportages te komen die het juiste inzicht geven.

Meten is weten; deze bekende uitspraak geldt ook voor het AP-proces. De doelstellingen van meten zijn alleen voor iedereen anders. Een AP-manager wil bijvoorbeeld de verwerkingskosten per factuur, het aantal verwerkte facturen per fte, matching percentages of de doorlooptijd van een factuur weten. Voor een finance manager is belangrijk om inzicht te hebben in het percentage op tijd betaalde facturen en voor een inkoper is het percentage ingekochte goederen buiten contractuele afspraken om interessant. Maar hoe ga je dit meten? Read more