crediteurenadministratie

Onbenutte Automatiserings-mogelijkheden in Factuurverwerking

‘Elke organisatie ontvangt in meer of mindere mate facturen van leveranciers en dat bracht vroeger nogal wat werk met zich mee. Tegenwoordig is dat, dankzij slimme software, gelukkig écht wel wat anders geregeld’, vertelt Sjoerd de Heer, Solution Architect bij ICreative.

‘Toch zijn er altijd nog van die facturen die nog wel handmatig verwerkt worden, omdat ze elke keer nét een beetje anders zijn. Als gevolg daarvan zijn ze niet voorgedefinieerd in het systeem’, vertelt Sjoerd. Bedrijven denken dan vaak ten onrechte dat ze niet mee kunnen in de automatische flow, omdat deze kostenfacturen, in tegenstelling tot contract- en inkoopfacturen, geen vast kenmerk hebben. Het gaat dan typisch om steeds terugkerende facturen van vaste leveranciers. De bedragen zijn vaak relatief klein en wisselen binnen kleine marges. Lees meer

crediteurenadministratie

E-facturatie: Trage maar gestage adoptie

 E-facturatie is een kind van deze tijd, waarin het bedrijfsleven de mond vol heeft van “digitale transformatie”, “big data”, en “artificial intelligence”. Data is misschien de nieuwe olie, maar op financiële administraties vloeit de olie vooralsnog in bescheiden mate.

En dat terwijl het verwerken en opslaan van bijvoorbeeld facturen in de vorm van data eigenlijk alleen maar voordelen met zich meebrengt en geen nadelen. Een gebrek aan kritische massa lijkt parten te spelen.

Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Trage maar gestage adoptie.

Team ICreative

Team ICreative

crediteurenadministratie

Purchase to pay automatisering begint met e-facturatie en lef

Binnen bedrijven leeft nog weleens de opvatting dat het betalingsproces al modern is georganiseerd omdat men facturen digitaal verwerkt. Jeroen Rozeboom, Sales Director ICreative: ‘Veel organisaties hebben de papieren factuur vervangen voor een PDF-factuur. Maar dat is niet voldoende. Dan zijn er nog steeds mensen die handelingen uitvoeren om een factuur te verwerken: data overtypen, […]

crediteurenadministratie

Klaar voor EU-richtlijn 2014/55? Dit zijn de voordelen van e-invoicing!

Enkele weken geleden is een uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie gepubliceerd en dus treedt uiterlijk 18 april 2019 artikel 11, lid 2, eerste alinea, van Richtlijn 2014/55/EU bedoelde maatregelen in werking. Wat houdt deze richtlijn in, wat is de aanleiding en wat betekent dat voor uw organisatie? Ruud Tompson, Account Executive Basware source-to-pay suite

crediteurenadministratie

E-facturatie ook zonder overheid verstandig

Lange tijd heeft het er naar uitgezien dat e-factureren zou worden afgedwongen door wet- en regelgeving. Dat blijkt toch niet zo te zijn, althans voorlopig niet. Desondanks is het heel aantrekkelijk voor bedrijven om over te stappen op e-factureren, zegt Danny Kind, Senior Product Manager E-invoicing van ICreative. “Zeker als ze zich aan de geldende eisen voor factuurgegevens houden. Klant en leverancier profiteren dan allebei.”

Lees meer

crediteurenadministratie

Declaratie – klein maar onnodig leed voor werknemers

Declaratiemanagement staat bij de meeste bedrijven niet écht hoog op de agenda. En dat is opvallend, omdat dit onderwerp tot terugkerende frustratie leidt bij medewerkers. Met name onder hen die regelmatig op pad zijn en elke keer tijd verliezen met de declaratie van een schijnbaar oneindige stroom bonnetjes. Bijvoorbeeld omdat de werkwijze veel handmatige (en […]

crediteurenadministratie

Asbestsanering voor financials

Bij mijn woonhuis stond nog een oud schuurtje met een asbest dak. Afgelopen voorjaar had ik besloten om het te laten slopen. Wat een aangename verrassing én leermoment hoe men hier de functiescheiding had aangepakt. Er bleek namelijk een meer dan duidelijke taakverdeling te zijn tussen de verschillende partijen die bij het proces van saneren nodig waren.

Ten eerste moest ik een bedrijf in de arm nemen voor een inventarisatie en risicoanalyse. Vervolgens heeft een ander bedrijf het asbest verwijderd en werd er onafhankelijk een controle uitgevoerd met eindrapportage. En soms doet de gemeente nog steekproefsgewijs controle op het geheel.

Lees meer

crediteurenadministratie

Foutieve facturen: de ongemerkte tijdslurpers binnen uw bedrijf

Een foutieve factuur ontvangen, die dus niet aan de door uw bedrijf gestelde eisen voldoet en vervolgens weer retour moet naar de verzender. Het is in veel bedrijven een dagelijks terugkerende bron van ergernis. Voorbeelden van onjuistheden zijn er te over: het ontbreken van betaalgegevens, order-  of factuurnummer, een incomplete vermelding van bedragen of een onjuiste tenaamstelling.

Het tijdslurpende handmatige proces bij een foutieve factuur

Het proces van terugsturen van die foutieve factuur bevat veel elkaar opvolgende handmatige handelingen die vaak ook nog eens door verschillende personen worden uitgevoerd. Dat heeft weer tot gevolg dat de kans op nieuwe fouten substantieel stijgt. De praktijk: eerst wordt de (order)factuur uit de applicatie gehaald om verdere verwerking tegen te gaan. De medewerker print het document of slaat het digitaal op en stuurt het door naar de juiste collega of afdeling. Dan zoekt men de contactgegevens van de betreffende leverancier erbij en vervolgens stuurt men een e-mail met een toelichting van de redenen voor retour/afkeuren. Soms wordt het originele document ook nog toegevoegd aan de e-mail en worden deze gegevens weer vastgelegd in een retourregister. En dit gaat pas over één enkele foutieve factuur.

Lees meer

crediteurenadministratie

Change management: een hele verandering…

Nieuwe e-facturatie oplossingen betekenen binnen een organisatie heel wat meer dan de technische overstap op een nieuw systeem. En dat is vaak wel de manier waarop zo’n verandering ingestoken wordt.

Waarom dat niet zo’n gelukkige keuze is?

Rob Coolen, Projectleider ICreative vertelt: “Mensen, en in dit geval medewerkers, bepalen nog altijd het succes of de ondergang van een project. En wanneer zij niet meegenomen worden in een project, dan ontstaat er weerstand. Weerstand die wordt veroorzaakt door onwetendheid, onrust of zelfs angst”.

Lees meer

crediteurenadministratie

Is uw huidige Purchase to Pay-leverancier aantoonbaar futureproof?

Dat technologische ontwikkelingen razendsnel gaan is, ook voor u, bekende kost. Dat het als gevolg daarvan almaar belangrijker wordt om met partijen in zee te gaan die betrouwbaar, onafhankelijk en innovatief zijn ook. Maar hoe bereikt u dat nu concreet? Sjoerd de Heer, Solution Architect ICreative vertelt: “Juist omdat de ontwikkelingen zo snel gaan is […]