Anoek van der Riet
Compliance speelt een grote rol in het purchase to pay proces. Van het aanvragen van inkooporders tot het betalen van facturen; men moet niet alleen voldoen aan de wet- en regelgeving, maar ook aan interne procedures en beleidslijnen. Hoe ziet een compliant purchase to pay proces eruit? En hoe kan automatisering helpen compliant te zijn?
Compliance betekent dat een bedrijf zich houdt aan zowel de wet, als aan interne regels en (ethische) normen. Doet een bedrijf dit niet, dan is er sprake van non-compliance. Dit kan behoorlijk negatieve gevolgen hebben.
Know your customer and supplier
Het is voor bedrijven belangrijk dat alle onderdelen van het purchase to pay proces compliant zijn. Dit begint aan de purchase-kant, dus bij het doen van een aankoop. De eerste stap is het selecteren van een leverancier. “Naast know your customer, is know your supplier een cruciaal onderdeel van compliance”, vertelt FMO’s Procurement Officer Annemarie van den Hout. “Het is geen kwestie van ‘ik heb iets nodig en deze partij levert dat, dus we sluiten een contract af’. Nee, daar zijn spelregels voor. Je moet van tevoren goed nadenken over met wie je in zee gaat.”
|
Meer weten over wat compliance betekent in de dagelijkse praktijk van Procurement? |
|
LEESTIP
Enerzijds is dat vanwege de opgelegde wet- en regelgeving. Hierin liggen namelijk een aantal eisen vastgelegd over het aangaan van relaties met leveranciers. De eisen zijn afhankelijk van de branche waarin uw organisatie werkzaam is. Vooral voor financiële instellingen, zoals FMO, stelt de wet veel eisen aan leveranciers. Maar ook een bedrijf zelf kan eisen stellen aan leveranciers. Bijvoorbeeld dat er alleen wordt gewerkt met leveranciers die aansluiten op de visie en doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en inclusiviteit. Of dat er alleen wordt gewerkt met leveranciers die inkoopvoordeel bieden.
Het inkoopproces is compliant als er aan al die eisen, zowel van de wet als van de eigen organisatie, wordt voldaan. Kortom; als er alleen aankopen worden gedaan bij de juiste leveranciers. Hiervoor bent u afhankelijk van het gedrag van alle medewerkers. Het is immers niet ondenkbaar dat een monteur even snel naar de bouwmarkt fietst om een onderdeeltje te halen. Of dat een kantoormedewerker naar een Mediamarkt rijdt voor een nieuwe printer, omdat de oude net kapot is gegaan. Misschien wel handig, maar het is niet compliant.
Geautomatiseerd inkoopproces is compliant
“Natuurlijk is volledige controle op de bestellingen die geplaatst worden bij verschillende leveranciers een utopie, maar er is een verschil tussen medewerkers complete keuzevrijheid geven en dit zo goed mogelijk reguleren”, vertelt Mees Walhof, Manager Procurement bij de TU Delft.
“Het is belangrijk om het bestelproces te optimaliseren en voor medewerkers zo eenvoudig mogelijk te maken. Met andere woorden: geef ze niet een oceaan met duizenden vissen, maar een vijver met de vissen die je als organisatie zelf hebt uitgekozen.” Hij vervolgt: “Ik merk dat de gebruiker een soort Bol.com-ervaring wil tijdens het zoeken naar producten: één grote database waarin je gemakkelijk kunt filteren.”
Mensen kiezen nu eenmaal voor de makkelijkste weg. Zorg dus dat het gewenste, compliant gedrag wordt bereikt via die makkelijkste weg. Maak het eenvoudig om compliant te zijn. Geef medewerkers zo’n Bol.com-ervaring, of welke ervaring zij ook maar wensen. Want als het te ingewikkeld is om compliant te zijn, wordt de verleiding te groot om dit overboord te gooien en toch even snel de fiets op te stappen.
Een toegankelijk, intuïtief inkoopportaal kan in dit geval uitkomst bieden. Hiermee wordt het voor medewerkers eenvoudig om zelf op de juiste manier producten te bestellen. Ze kunnen hun aankopen alleen doen bij de door uw organisatie uitgekozen preferred suppliers, waarvan zeker is dat zij voldoen aan alle eisen. Doordat het portaal makkelijk in gebruik is en aansluit op de manier van werken die medewerkers fijn vinden, wordt het aantrekkelijker om het ook daadwerkelijk te gebruiken.
Compliance by design
Ook in andere delen van het purchase to pay proces is het belangrijk om compliant te zijn. Als er eenmaal een leverancier is geselecteerd, dan is het tijd voor de volgende stap: bestellen.
Grote kans dat binnen uw organisatie is afgesproken dat de aanvraag éérst goedgekeurd moet worden door goedkeurder X, voordat de bestelling daadwerkelijk geplaatst wordt. Medewerkers kunnen hier vaak, bewust of onbewust, redelijk eenvoudig van afwijken en toch alvast doorgaan met de aankoop. Terwijl dat precies is wat u nu juist wilt voorkomen.
Ook hier kan automatisering uitkomst bieden. Automatisering maakt het namelijk moeilijker om af te wijken van de gewenste procedures; alles is vooraf vastgelegd en de processen zijn ook zodanig ingericht. Als van tevoren is bepaald dat goedkeurder X een inkooporder moet goedkeuren, dan is het geautomatiseerde proces (als het goed is) zodanig ingericht dat de inkooporder niet verder kan voordat goedkeurder X die inkooporder daadwerkelijk heeft goedgekeurd. Er is sprake van compliance by design. Een medewerker is als vanzelf al compliant, omdat er niet afgeweken kan worden.
Sneller betalen dankzij automatisering
Als de producten of diensten eenmaal besteld en geleverd zijn, is het tijd om te betalen. Ook in dit stadium van het purchase to pay proces moet een bedrijf compliant zijn. Naast dat er een wettelijk betaaltermijn is vastgesteld, maken bedrijven hier onderling vaak ook afspraken over. Hier heb je je aan te houden.
Desalniettemin bleek uit onderzoek door DirectResearch onder meer dan 200 finance en inkoopprofessionals dat maar liefst één op de zeven corporate bedrijven het merendeel van de facturen te laat betaalt. De belangrijkste oorzaak? Het goedkeuringsproces duurt te lang. Dit goedkeuren van facturen gebeurt bij een groot deel van de corporates nog handmatig. Minder dan de helft van de ondervraagde financials heeft reeds te maken met een automatisch goedkeuringsproces.
Hele purchase to pay proces compliant maken
Automatisering kan niet alleen dit goedkeuringsproces versnellen, maar kan de compliance van het hele purchase to pay proces verbeteren. Hoe? Idealiter begint dit bij een centraal inkoopsysteem, zoals het inkoopportaal dat eerder werd beschreven.
Als producten en diensten in een dergelijk centraal inkoopsysteem worden aangeboden, dan kunnen medewerkers hier een bestelaanvraag doen. Op het moment dat zij zo’n aanvraag doen, wordt er automatisch een elektronische inkooporder aangemaakt. Deze wordt automatisch ter goedkeuring voorgelegd aan de betreffende budgethouder. Pas als diegene akkoord heeft gegeven, wordt de bestelling daadwerkelijk bij de leverancier geplaatst. De factuur die volgt, wordt automatisch gevalideerd, gekoppeld aan de bijbehorende inkooporder en eventueel vergeleken met de ontvangen goederen; het zogenoemde matchingsproces. Accounts Payable volgt louter nog de uitval op.
Doordat het hele purchase to pay proces automatisch via vooraf ingestelde stappen verloopt, komt elke inkooporder en elke factuur op de juiste manier tot stand. Zonder uitzonderingen geheel volgens externe én interne regels. Geen spookfacturen, geen medewerkers die de regeltjes in de wind slaan en geen onaangename verrassingen meer voor de Finance-afdeling.
LEES OOK: Compliance: een moetje of gamechanger?
Auditability verhogen
Bijkomend voordeel is dat hiermee de auditability verbetert. Auditability refereert aan de mate van gemak waarmee een externe auditor, zoals een accountant, kan onderzoeken of een bedrijf compliant is. Kan diegene bijvoorbeeld gemakkelijk terugvinden welke weg een bepaalde inkoopfactuur heeft bewandeld? Wie heeft de bestelaanvraag gedaan, wie heeft die goedgekeurd en hoe is vervolgens de aankoop tot stand gekomen? En kan vervolgens aangetoond worden dat de order ook daadwerkelijk binnengekomen is?
Een hoge auditability vereist transparante processen waarin elke stap duidelijk is vastgelegd. Zodat er geen onduidelijkheid bestaat over het hoe of door wie en zodat achteraf eenvoudig terug te vinden is hoe het proces verlopen is.
Door het purchase to pay proces te automatiseren, wordt al deze informatie standaard vastgelegd en opgeslagen. Elke stap in de beslisboom rondom inkopen is inzichtelijk, waardoor het altijd gemakkelijk terug te vinden is wie welke aankoop heeft gedaan en wie daar toestemming voor gegeven heeft.
Aan de voorkant wordt er dus voor compliance gezorgd doordat het voor alle medewerkers en leidinggevenden duidelijk is hoe ze moeten omgaan met inkopen en factuurverwerking en wie waar verantwoordelijk voor is. Het automatische proces loodst ze immers op de juiste manier door alle stappen heen. Daarnaast wordt het achteraf eenvoudiger om aan te tonen dat dit inderdaad volgens de externe én interne regels verlopen is, doordat elke stap mét timestamp wordt vastgelegd in een audittrail.
Meer weten over compliance? Download de gratis whitepaper
Wilt u meer weten over compliance? Bijvoorbeeld waarom het nu eigenlijk zo belangrijk is om compliant te zijn? Met welke uitdagingen u geconfronteerd kunt worden? En hoe u de hele organisatie mee krijgt?
Download dan de gratis whitepaper Compliance anno 2023: kansen en uitdagingen.
Anoek
van der Riet
Contentspecialist
Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.