Whitepaper E-facturatie

E-facturatie heeft de toekomst. Maar in het bedrijfsleven stuurt men liever pdf-facturen per e-mail naar elkaar. Zowel technologische ontwikkelingen als de overheid gaan op zeer korte termijn een belangrijke rol spelen in de adoptie van e-facturatie.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-efacturatie-adoptie-v4

     

      Succesverhaal

      Geveke werktuigbouw

      "In Basware kan je alles regelen vanuit één applicatie waar je het overzicht houdt. Je opent de factuur, je kunt e-mails
      versturen, je ziet hoe de factuur geboekt moet worden, enzovoort. Bovendien heeft Basware een hele fijne
      zoekfunctie waar je op verschillende manier alles terug kan vinden. Dit werkt echt zoveel fijner."

      DOWNLOAD CASE STUDY

      Geveke Werktuigbouw werkte enkele jaren geleden al naar tevredenheid met Basware. Toen het toenmalige ERP-systeem
      vervangen moest worden, koos de industriële dienstverlener toch voor een ander systeem om facturen te verwerken. Na verloop van tijd gaven de medewerkers van de crediteurenadministratie toch de voorkeur aan Basware. ‘De informatie circulatie klopt nu weer’, zegt Michael Wiersma, CFO bij Geveke Werktuigbouw. De activiteiten van Geveke bestaan naast het adviseren, leveren en onderhouden van een breed pakket aan technische producten, uit het ontwerpen en produceren van complexe turnkey packages inclusief commissioning en startup. Geveke Werktuigbouw en haar twee Belgische dochterondernemingen heeft twee verkoopgroepen, industriële pompen en persluchttechniek. ‘Onze producten en diensten zijn voor de gebruikers van essentieel belang in hun productieprocessen of werkzaamheden’, licht Michael Wiersma, CFO bij Geveke Werktuigbouw, toe. ‘We zijn een handelsbedrijf met een eigen serviceorganisatie. De producten betrekken we van gespecialiseerde, internationaal gerenommeerde fabrikanten. Daarvoor gaan we langdurige leveranciersrelaties aan.’

      Alles in applicatie

      De industriële dienstverlener werkte enkele jaren geleden al naar tevredenheid met Basware. Toen het toenmalige ERP-systeem end-of-life was en Geveke Werktuigbouw met SAP Business One ging werken, koos het uit kostentechnische. overwegingen toch voor een ander systeem om facturen te verwerken. ‘Mijn motto is: keep it simple. We hebben Basware daarom toen vervangen met een ander pakket vanwege de goede connectie met SAP, ondanks dat we wisten dat het minder rijk was aan functionaliteit’, zegt Wiersma. Na verloop van tijd bleek dit echter toch niet te volstaan. ‘Het schoot tekort, met name in de informatieve circulatie. Teveel zaken moesten buiten het factuurverwerkingssysteem om geregeld worden via de mail terwijl dit in Basware gewoon onderdeel is van de procesflow’, aldus Wiersma. Carla Koning, medewerker van de crediteurenadministratie, kan dit volmondig beamen. ‘In Basware kan je alles regelen vanuit één applicatie waar je het overzicht houdt. Je opent de factuur, je kunt e-mails versturen, je ziet hoe de factuur geboekt moet worden, enzovoort. Bovendien heeft Basware een hele fijne zoekfunctie waar je op verschillende manier alles terug kan vinden. Dit werkt echt zoveel fijner.’

      Implementatie

      Gesprekken met de leverancier leidden ertoe dat Wiersma terugviel op het vertrouwde via het bekende kanaal. Hij was en is erg tevreden over de samenwerking met ICreative, dus een telefoontje voor een demo was snel gepleegd. ‘Toen we voor de eerste keer Basware selecteerden, hadden we al een uitgebreide marktoriëntatie gedaan. We vonden dit niet meer nodig om hier nog een keer zoveel tijd in te steken.’ Naast Basware SaaS heeft Geveke Werktuigbouw ook gekozen voor de aanvullende ICreative Recognition Service (IRS) voor het verwerken van papieren en pdf-facturen. Dankzij deze service wordt informatie op deze facturen automatisch afgelezen en automatisch in de daarvoor bestemde velden in Basware gezet. Denk hierbij aan factuurdatum, factuurnummer, IBAN-nummer, btw-nummer en/of netto- en brutobedragen. De basis voor IRS is Kofax Total Agility software suite. Kofax wordt al jaren door onafhankelijke onderzoeksbureaus uitgeroepen tot leider in het zogenoemde scan & capture-domein. Aandachtspunten bij de uiteindelijke beslissing waren de pricing, die wezenlijk anders is bij een cloudapplicatie, en de interface naar het nieuwe ERP-pakket. Ongeveer derde van de totale implementatie tijd ging hieraan op. ‘Het oorspronkelijke plan dat we hadden bedacht, ging niet werken’, laat applicatiebeheerder Jeroen Duindam weten. ‘Maar we hebben een oplossing gevonden.’

      Tijd vrijmaken

      De overige tijd zat in inrichtingsvraagstukken, in training en in het testen van de applicatie. De implementatie is binnen de gestelde tijd en het gestelde budget verlopen. Wat sterk heeft bijgedragen aan het succes is dat Wiersma veel tijd bij zijn team heeft vrijgemaakt voor de testfase. ‘Je hebt er niets aan als mensen niet hun volledige aandacht kunnen richten op het testen. Als ze steeds worden afgeleid door dagelijkse werkzaamheden, dan zijn ze eerder geneigd om te vinden dat het wel goed is’, meent Wiersma. Intussen heeft Geveke Werktuigbouw de implementatie van Basware SaaS in een doorlooptijd van circa drie maanden succesvol afgerond. ‘Voor ons was 10 december de uiterste datum omdat we de implementatie niet wilden laten samenvallen met de jaarafsluiting. En dat is gelukt. We zijn nu voorzien van gebruiksvriendelijke, integrale applicatie voor onze factuurverwerking’, aldus Wiersma.