Basware declaratieverwerking

Bonnetjes, reiskosten, creditcardbetalingen

Tradioneel dienen medewerkers hun (reis)kostendeclaraties op papier in. Ze vullen een formulier in met de fysieke bonnen erachter gehecht. Zodra de leidinggevende dan zijn handtekening voor akkoord heeft gezet, brengen of sturen ze de declaratie naar administratie die vervolgens de nodige controles uitvoert, waarden overneemt uit het ERP-systeem, deze waarden codeert, archiveert en uiteindelijk tot uitbetaling overgaat vanuit het financiële systeem of via het HR-systeem.

Door iedere declaratie als factuur te beschouwen, kunnen declaraties dezelfde route afleggen als die van facturen. Declaratieverwerking wordt dus factuurverwerking. Dat is natuurlijk heel efficient. Medewerkers hebben alleen een app nodig waarmee zij declaraties kunnen indienen. Een app die naadloos aansluit op factuurverwerkingsoftware, zoals die van Basware.

Bonnetjes worden gescand met de mobiel van de medewerker. De app neemt bepaalde waarden standaard over van het bonnetje, waardoor overtypen tot het verleden behoort. Bij het indienen van een declaratie geeft de indiener de onkostencategorie aan. Aan deze categorie is een grootboekrekening en een kostenplaats gekoppeld. Als gevolg hiervan komen de boekingen voorgecodeerd aan in uw factuurverwerkingssysteem.

icreative-expense-mobile-claim

Met de app kan eenvoudig (reis)kostendeclaraties worden ingediend. Een integratie met Google Maps maakt het berekenen en controleren van de afgelegde afstand makkelijk.

Door aansluiting van de app op factuurverwerkingssoftware, volgt iedere declaratie dezelfde workflow als de factuur. Declaraties kunnen zo automatisch worden doorgestuurd naar een fiatteur. Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling.

icreative-expense-mobile-basware