Declaratieverwerking

Behandel declaraties als facturen en verwerk ze in uw factuurverwerking.

NEEM CONTACT OP  of  BEKIJK ONZE WEBINARS

iceative-logobar

 

Bonnetjes, reiskosten, creditcardbetalingen


Tradioneel dienen medewerkers hun (reis)kostendeclaraties op papier in. Ze vullen een formulier in met de fysieke bonnen erachter gehecht. Zodra de leidinggevende dan zijn handtekening voor akkoord heeft gezet, brengen of sturen ze de declaratie naar administratie die vervolgens de nodige controles uitvoert, waarden overneemt uit het ERP-systeem, deze waarden codeert, archiveert en uiteindelijk tot uitbetaling overgaat vanuit het financiële systeem of via het HR-systeem. 

Door iedere declaratie als factuur te beschouwen, kunnen declaraties dezelfde route afleggen als die van facturen. Declaratieverwerking wordt dus  factuurverwerking. Dat is natuurlijk heel efficient. Medewerkers hebben alleen een app nodig waarmee zij declaraties kunnen indienen. Een app die naadloos aansluit op factuurverwerkingsoftware, zoals die van Basware.

papieren ellende declaraties 1200x627

bekijk-de-video

 

Bonnetjes worden gescand met de mobiel van de medewerker. De app neemt bepaalde waarden standaard over van het bonnetje, waardoor overtypen tot het verleden behoort. Bij het indienen van een declaratie geeft de indiener de onkostencategorie aan. Aan deze categorie is een grootboekrekening en een kostenplaats gekoppeld. Als gevolg hiervan komen de boekingen voorgecodeerd aan in uw factuurverwerkingssysteem.

icreative-expense-mobile-claim

 

Met de app kan eenvoudig (reis)kostendeclaraties worden ingediend. Een integratie met Google Maps maakt het berekenen en controleren van de afgelegde afstand makkelijk.

icreative-expense-mobile-travel

Door aansluiting van de app op factuurverwerkingssoftware, volgt iedere declaratie dezelfde workflow als de factuur. Declaraties kunnen zo automatisch worden doorgestuurd naar een fiatteur. Na goedkeuring wordt de factuur vrijgegeven voor betaling.

icreative-expense-mobile-basware

 

In de app wordt de status van iedere declaratie aan de medewerker getoond: ingediend, goedgekeurd, uitbetaald.

icreative-expense-mobile-overview

 

icreative-basware-expenseflow.png

 

NEEM CONTACT OP  of  BEKIJK ONZE WEBINARS
Contact

+31 (0) 318 49 31 50
Oortlaan 2
6716WD, Ede
The Netherlands