Inkoop

Het inkoopproces speelt een belangrijke rol in het optimaliseren van het purchase-to-pay proces. Een optimaal proces borgt dat de juiste producten tegen de meest optimale prijs worden gekocht facturen automatisch kunnen worden goedgekeurd, en bedrijfsuitgaven onder beheer vallen en waarop geanticipeerd kan worden.

Secundaire inkoop

Bepaalde producten worden ingekocht voor het productieproces. Veel andere producten zijn nodig om de business draaiende te houden. Ter ondersteuning dus.

In vergelijking met producten die bedoelt zijn voor primaire businessactiviteiten, kenmerken overhead producten zich doorgaans door lage volume en lage waarde aankoop, veel leveranciers, en gaat typisch gepaard met weinig risico’s. Zaak dus om de kosten van het bestelproces zo veel mogelijk te standaardiseren en te automatiseren. Typische productcategorieën die onder indirecte kosten vallen:

  • Faciliteiten: meubilair, schoonmaak, kantoorbeveiliging
  • Finance & HR: loonadministratie, werving en selectie
  • Sales & marketing: drukwerk, promotiemateriaal
  • ICT: software, hardware, servers

Automatisering

Het automatiseren van indirecte inkoop kent een aantal uitdagingen. Uitgaven met betrekking tot de indirecte kosten van een bedrijf, worden typisch door veel werknemers gedaan.

En omdat dergelijke uitgaven doorgaans vaak voorkomen, en van lage waarde zijn, kost het aardig wat effort om dit te standaardiseren en te automatiseren.

De voordelen van het automatisering van het inkoopproces met betrekking tot indirecte kosten zijn vooraf niet altijd inzichtelijk, maar de voordelen zijn voor iedere onderneming of instelling evident:

  • Minder overhead gemoeid is met het zoeken en bestellen van producten
  • Betere prijsafspraken met leveranciers kunnen worden gemaakt
  • Factuurverwerking volledig geautomatiseerd kan worden
  • Transparant en controleerbaar wordt gewerkt

Bij automatisering van niet product gerelateerde uitgaven is het zaak om het werknemers zo makkelijk mogelijk te maken om bestellingen te verrichten. Het gemak waarmee ze in het dagelijkse leven voor privé-doeleinden spullen online bestellen, moet ook voor hun werk gelden. Het aanbod aan goederen waaruit ze kunnen kiezen, moet echter worden gereguleerd. Dit kan in hoofdlijnen op drie manieren worden uitgevoerd:

  • E-Catalogs. Leveranciers kunnen catalogi laten beheren die in een online inkoopomgeving worden aangeboden aan werknemers, die vervolgens zelf bestellingen kunnen plaatsen.
  • Punch-out. Werknemers selecteren een product op de (PunchOut) e-commerce omgeving van een preferred supplier. Bij het plaatsen van een bestelling wordt de order middels een cXML koppeling naar het inkoopproces van de klant binnengehaald en daar verder verwerkt.
  • Het automatiseren van non product related goederen vangt typisch aan met leveranciers waar relatief veel uitgaven worden verricht. Dat betekent dat er een long tail van leveranciers die nog zal moeten aanhaken. Om dit te overbruggen kan gebruik worden gemaakt van een bestelformulier binnen het inkoopsysteem, waarmee werknemers een opdracht voor bestelling kunnen invoeren.

Inkoop onder beheer

Het doel van automatisering van het inkoopproces is om werknemers het gevoel laten behouden of verkrijgen dat ze volledig in controle zijn bij het bestellen van producten, terwijl de onderneming of instelling inzicht en daarmee controle heeft op de niet product gerelateerde bedrijfsuitgaven.

Dat gevoel van controle kan versterkt worden door werknemers feedback te verstrekken over bestellingen in relatie tot contracten en betaalplannen.

Bovendien hoeven inkopers niet de rol van politie agent op zich te nemen. Zij kunnen zich veel meer richten op het rationaliseren van het leveranciersbestand en het onderhandelen over optimale prijs- en leveringsafspraken.

En de crediteurenadministratie hoeft zich niet langer te bekommeren om het laten goedkeuren van facturen. Immers, als de bestelling onder beheer valt en de factuur matcht met de bestelling, kan de factuur direct (en automatisch) worden verwerkt.

Basware Purchase

Basware biedt een oplossing om de secundaire inkopen onder beheer te krijgen. Het biedt uw collega's een shopervaring die sterk lijkt op de manier waarop zij privé ook hun online aankopen doen. Leveranciers uploaden hun e-catalogi naar Marketplace zodat de producten direct toegankelijk worden in de inkoopoplossing van Basware. In een grote catalogus met veel producten, kunt u aanvragers bovendien helpen de beste keus te maken, door overeenkomsten met specifieke leveranciers markeren als voorkeursovereenkomst. Met de status “Voorkeur” worden aanvragers dus aangemoedigd om items van deze leverancier te kiezen boven andere vergelijkbare items waardoor u meer controle uitoefent op de uitgaven.

Bestellingen die worden gedaan volgen een goedkeuringsflow voordat de bestelling daadwerkelijk wordt geplaatst. Daardoor is er meer controle voor budgethouders. Ze worden niet meer onaangenaam verrast door onverwachte facturen; de inkooporder was immers al bekend.

icreative-solutions-purchase2

 

Inkoop nieuws

Ontvang het laatste nieuws over inkoop automatisering en ICreative in uw mailbox.

 

 

Tijd om te sparen?

Wilt u van gedachten wisselen over het onder controle brengen van secundaire inkoop? Laat hieronder een bericht achter.

Voor overige vragen of opmerkingen kunt u hier contact met ons opnemen.
Voor support kunt u contact opnemen met ons service center.