Hoe de Kraljic matrix uw leveranciersmanagement en inkoopproces verbetert

Ondanks dat indirect spend meestal niet meer dan 20% van de bedrijfsuitgaven bedraagt, ligt de bestelfrequentie doorgaans veel hoger dan bij direct spend. Het indirecte inkoopproces is vaak nauwelijks georganiseerd. Hierdoor zijn de (verborgen) kosten die gepaard gaan met het zoeken en bestellen van producten voor secundaire bedrijfsactiviteiten aanzienlijk. Om spend under management te verhogen, moeten tools en processen geïmplementeerd zijn en afspraken gemaakt zijn, nog voordat een order de deur uitgaat. Leveranciersmanagement is een van de belangrijkste onderdelen van de Kraljic matrix kan hierbij helpen. 

Leveranciers indelen met behulp van de Kraljic matrix

De Kraljic matrix helpt Inkoop om de producten (en diensten) die door de organisatie worden ingekocht te kwalificeren op basis van het toeleveringsrisico en de impact op de bedrijfsresultaten. Deze kwalificatie bepaalt hoe u het inkoopproces vormgeeft en wat voor relatie u aangaat met leveranciers. 

Door deze leveranciers in kaart te brengen en te bepalen hoe belangrijk deze leveranciers zijn voor uw organisatie, verbetert uw leveranciersmanagement en daarmee het inkoopproces. De Kraljic matrix bestaat uit twee assen: risico/complexiteit - met name leveringsrisico - en impact op de winst. Kijkend naar de categorie waar de leverancier/het product thuishoort, bepaalt u wat de impact ervan is op uw winstgevendheid. Er worden vier categorieën gehanteerd om leveranciers en de producten die ze verkopen in te delen. Dit zijn: 

• Non critical items: weinig risico, weinig impact op winst
• Leverage items: weinig risico, veel impact op winst
• Bottleneck items: veel risico, weinig impact op winst
• Strategic items: veel risico, veel impact op winst

Uw relatie met leveranciers definiëren

Deze vier categorieën helpen u bij het definiëren van de relatie die met leveranciers moet worden aangegaan. Met andere woorden: is er maar één leverancier die het product kan leveren dat cruciaal is voor uw core business? Of is het een van de vele leveranciers en kunt u dit product ook ergens anders kopen?

Stel dat u maar één leverancier heeft die specifieke chips kan maken. Als deze leverancier leveringsproblemen heeft, dan heeft iedereen in de keten problemen. In de Kraljic matrix is dit een strategic item, dat leveringsrisico met zich meebrengt en een grote impact heeft op uw winstgevendheid en core business als het product niet geleverd kan worden.

Om bedrijfscontinuïteit te garanderen kunt u verschillende acties ondernemen. U kunt uw relatie met de leveranciers verbeteren of intensiveren, bijvoorbeeld door een medewerker bij de leverancier te detacheren. U kunt zelfs overwegen (een business unit van) een leverancier te kopen, of in het uiterste geval besluiten het strategic item zelf te gaan maken. Maar als uw organisatie maar één leverancier heeft die een strategic item kan leveren, dan is het ook verstandig om bijvoorbeeld een sourcingstraject te starten en de markt te gaan verkennen. Er zijn misschien meer leveranciers die (bijna) hetzelfde product kunnen leveren.

Door met meerdere leveranciers te werken vermindert u de risico's, zorgt u voor meer spreiding en leveringszekerheid en hebben problemen bij een leverancier minder impact op uw organisatie. De Kraljic matrix biedt dit inzicht, zowel voor direct procurement als indirect procurement. 

Webinar Automatiseren versus optimaliseren Fouten in het proces wil je niet automatiseren

Leveranciersmanagement en preferred suppliers selecteren

De Kraljic matrix helpt ook om leveranciersmanagement te verbeteren door inzicht te bieden in de hoeveelheid leveranciers die u per categorie benadert. Bij non critical items zoals kantoormeubilair zijn er veel leveranciers en veel verschillende soorten meubilair, dus het leveringsrisico is laag en de impact op uw winstgevendheid ook. U kunt eenvoudig een andere leverancier benaderen als uw eigen leverancier problemen heeft. Door uw leveranciers die kantoormeubilair leveren in de Kraljic matrix te zetten, krijgt u inzicht en ziet u wellicht dat er in het leveranciersbestand wel heel veel leveranciers staan die ongeveer hetzelfde kunnen leveren. Mogelijk zijn dit leveranciers bij wie ad hoc bestellingen worden geplaatst, zonder dat uw organisatie daar een contract mee heeft afgesloten. De kosten voor het bestelproces van non critical items kunt u drukken door met één of een selecte groep preferred suppliers te werken, met welke u meer voordelige contracten kunt afsluiten. In de praktijk is het niet te doen om álle leveranciers op deze manier te beoordelen, logischer is het om te kijken naar de 20% van de leveranciers die 80% van de uitgaven dekt.  

Om de belangrijkste leveranciers - en daarmee uw preferred suppliers - te selecteren, kunt u kijken naar uw leveranciersbeoordelingen. Naast prijs zijn ook de prijs-kwaliteitverhouding en MVO-aspecten zoals duurzaamheid en omgang met mensenrechten tegenwoordig erg belangrijk. U ziet bijvoorbeeld dat vijftig leveranciers het product kunnen leveren, dat slechts tien van hen voldoen aan uw voorwaarden en dat drie daarvan het beste scoren wat betreft duurzaamheid. Deze drie worden dan uw preferred suppliers waar u contracten mee tekent. De andere zeven zijn categorie B en C leveranciers die niet aan alle eisen voldoen. Hebben uw drie preferred suppliers leveringsproblemen, dan kunt u besluiten om naar de zeven andere leveranciers te kijken en met een aantal van hen contracten af te sluiten. Inkoop kan zo een strategisch plan voor leveranciersmanagement uitwerken, met als resultaat een duidelijk inkoopproces. Iedereen binnen de organisatie weet welk product bij welke leverancier besteld mag worden en iedere bestelling wordt vastgelegd in een purchase order. Het inkoopproces wordt daarmee beheers- en voorspelbaar, waardoor de kosten van het bestelproces sterk gereduceerd kunnen worden. 

Heeft u al uw leveranciers al in kaart gebracht, gekwalificeerd en een plan van aanpak gemaakt? Neem gerust contact met mij op om eens van gedachten hierover te wisselen.

Webinar Purchase to pay automatisering Procesoptimalisatie, trends en mogelijkheden

Christian Willemsen Business Consultant cwillemsen@icreative.nl

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!