Hoe Lean Six Sigma uw organisatie helpt bij purchase to pay optimalisatie

Het purchase to pay proces van corporate organisaties bestaat uit verschillende strategische processen (sourcing, contractmanagement) en operationele processen (inkoopproces, goederenontvangst en factuurverwerking). Dit proces kan efficiënter verlopen als het geautomatiseerd wordt. Maar voordat u hiermee aan de slag gaat, is het verstandig om eerst de processen in kaart te brengen om te zien waar verbeterpunten zitten - anders zal automatisering niet de gewenste resultaten opleveren. De Lean Six Sigma methode leent zich daar uitstekend voor. 

Verspilling reduceren en het proces optimaliseren

Veel gebruikte en bewezen methoden zijn Lean en Six Sigma. Bij de Lean methode wordt er gekeken naar tijdverspilling in een proces, waar de verspilling zit en hoe deze gereduceerd kan worden. Het draait om het achterhalen van stappen of handelingen in een proces die geen waarde opleveren voor de eindgebruiker. Vervolgens kunt u deze stroomlijnen en standaardiseren. Bij de Six Sigma methode meet u variaties en afwijkingen en vervolgens probeert u variatie te reduceren en het proces te optimaliseren. Denk bijvoorbeeld aan doorlooptijden. Hoewel deze methodes los van elkaar kunnen worden toegepast, leidt de combinatie van beiden tot betere resultaten voor procesoptimalisaties. Neem bijvoorbeeld het factuurverwerkingsproces. Met Lean kunt u constateren dat een factuur te lang blijft liggen, bijvoorbeeld omdat de leverancier niet door de factuurverwerkingssoftware wordt herkend. Six Sigma helpt vervolgens om bijvoorbeeld aan te geven hoe lang een factuur blijft liggen - het is als het ware een verfijning van het probleem met behulp van data-analyse. Zo kunt u vervolgens het proces gaan optimaliseren.

Van probleem naar oorzaken naar oplossingen 

De Lean Six Sigma methode bestaat uit vijf stappen om op een gestructureerde manier processen te optimaliseren en deze continu te blijven verbeteren. 

Webinar Automatiseren versus optimaliseren Fouten in het proces wil je niet automatiseren

Stap 1: Define

Door een klacht of het niet halen van KPI's, komt een organisatie erachter dat er een probleem is, maar vaak is dit niet het échte probleem. Dat zit vaak een paar stappen daarvoor in het proces. Het begint dan ook bij het goed definiëren van het probleem en beschrijven hoe het proces idealiter zou moeten verlopen. Hierbij is het van belang om door te vragen om het huidige proces te begrijpen. Bovendien moeten de Lean Six Sigma consultant en uw afdelingen dezelfde definities hanteren, zodat daar geen misverstand over bestaat. Neem het purchase to pay voorbeeld van hierboven, factuurverwerking. Leveranciers klagen bijvoorbeeld dat facturen te lang blijven liggen en structureel te laat betaald worden. Dit is echter niet het echte probleem, maar het resultaat van iets wat heeft plaatsgevonden in het purchase to pay proces. Stap 1 is dus om het probleem te definiëren en de ideale situatie te schetsen, namelijk dat een factuur binnen de gestelde termijn betaald wordt. 

Stap 2: Measure

De volgende stap is om met behulp van data te bepalen hoe het proces nu verloopt (welke stappen worden er gezet, hoeveel tijd kost dit, waar zit de verspilling). Hiervoor verzamelt u informatie en data die horen bij het gedefinieerde probleem, zodat in de volgende stap een betrouwbare analyse gedaan kan worden. Samenwerking tussen consultant en u(w organisatie) is hier - en in alle 5 de stappen - cruciaal. Dankzij data is te zien wat er is gebeurd, maar niet waarom. Door uw verschillende afdelingen erbij te betrekken, ontstaat een compleet beeld van het huidige proces. In het voorbeeld van factuurverwerking brengt de organisatie in kaart hoe het proces nu verloopt, om zo bijvoorbeeld uit te zoeken hoe vaak het voorkomt dat een factuur te lang blijft liggen. De organisatie kan ook onderzoeken wat de doorlooptijden zijn van ontvangst tot uitbetaling en wat de variatie is: blijven facturen gemiddeld 5 dagen liggen of 2 weken?

Stap 3: Analyse

In deze fase ga je analyseren wat in de measure fase naar voren is gekomen, oftewel hoe het proces nu verloopt. Stel we noemen het proces de Y (afhankelijke variabele) en de invloeden hierop de X (de onafhankelijke variabelen). Dan gaan we hier op zoek naar de X-en die van invloed zijn op de Y uit de define fase. In het voorbeeld van waarom facturen blijven liggen: Welke acties zijn uitgevoerd en door wie, wat ziet u in de data? Welke oorzaak-gevolg relaties schuilen hierachter? En welke mediërende en modererende factoren spelen hierbij een rol?

Komt er bijvoorbeeld handmatig werk kijken bij het verwerken van de factuur, waardoor het proces vertraagd wordt? Blijven facturen liggen in de omzetting van pdf naar databestand? Worden er medewerkers bij betrokken die er niets mee te maken hebben? Ontbreken er gegevens waardoor de factuur niet verder gaat in het proces? Zie u dit over de hele linie of alleen bij bepaalde leveranciers die jaarlijks heel veel facturen sturen? 

Stap 4: Improve

Vervolgens worden er oplossingen voor het probleem bedacht en wordt een afweging gemaakt om te beslissen welke oplossing de beste is. Dan kan deze geïmplementeerd worden, waardoor het proces geoptimaliseerd wordt. In het voorbeeld van factuurverwerking kan het bijvoorbeeld voorkomen dat bij het automatisch valideren van inkomende facturen, de leveranciersgegevens niet herkend worden. Wellicht zijn de gegevens in het eigen ERP systeem niet up to date, of staat een bedrijf er wel vier keer in. De oplossing hiervoor is dan om de datakwaliteit van het ERP systeem aan te pakken. Software biedt inzicht in het probleem, waardoor vervolgens oplossingen kunnen worden voorgesteld en geïmplementeerd. 

Webinar Purchase to pay automatisering Procesoptimalisatie, trends en mogelijkheden

Stap 5: Control

De implementatie is nog niet het eindpunt. Om processen optimaal te laten presteren is continuous improvement van belang, waarbij er continu wordt gemeten wat er verder nog verbeterd kan worden. Er zijn namelijk continu veranderingen en afwijkingen, waardoor het perfecte proces niet bestaat. Continuous improvement zorgt ervoor dat deze afwijkingen constant verkleind worden. Alle voorgaande stappen worden weer opnieuw doorlopen. 

Kennispartner voor purchase to pay procesoptimalisatie

Door het purchase to pay proces onder de loep te nemen en continu te optimaliseren, werkt u efficiënter, krijgt uw organisatie inzichten en reduceert u handmatig werk. Het is verstandig om een kennispartner in de arm te nemen die de taal van Lean Six Sigma spreekt en de purchase to pay processen bij corporate organisaties continu weet te verbeteren.

Wilt u uw purchase to pay processen optimaliseren samen met ons als kennispartner? Neem gerust contact op. 

Christian Willemsen Business Consultant cwillemsen@icreative.nl

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!