E-invoicing

E-invoicing of e-facturatie staat voor elektronisch factureren. E-invoices zijn data bestanden die verstuurd, ontvangen en verwerkt worden tussen en door boekhoudprogramma’s en/of order-to-cash en purchase-to-pay systemen.

Wat is e-invoicing

Traditioneel worden facturen in papieren vorm of als PDF tussen bedrijven verstuurd. In een wereld waarin informatie technologie is steeds grotere rol speelt, en waarin data als de nieuwe olie wordt beschouwd, is het verwerken en opslaan van papieren facturen en PDF facturen omslachtig.

Beide vormen van facturen komen zelfs voort uit een software systeem van een leverancier, zoals een boekhoudprogramma of order to cash systeem, en worden uiteindelijk ontvangen door een andere software systeem van een klant, zoals een boekhoudprogramma of purchase to pay systeem. Alleen moet de informatie op de papieren factuur en de PDF factuur wél “even” in dit systeem worden gezet. Bij 100.000 facturen is dit een aardige bezigheid; zeker wanneer je beseft dat iedere factuur fouten kan bevatten en goedgekeurd of afgekeurd moet worden door budgethouders.

Met e-invoicing wordt de tussenkomst van papier of PDF overgeslagen. Daarvoor in de plaats wordt gebruik gemaakt van data bestanden, waarin informatie typisch in een XML format wordt opgeslagen. Een vorm dus dat in principe direct tussen het software systeem van een leverancier en het software systeem van een klant gecommuniceerd kan worden. Zonder tussenkomst dus van mensen.

adoptie e-facturatie

White paper E-facturatie | Trage maar Gestage Adoptie

E-facturatie is een kind van deze tijd, waarin het bedrijfsleven de mond vol heeft van “digitale transformatie”, “big data”, en “artificial intelligence”. Data is misschien de nieuwe olie, maar op financiële administraties vloeit de olie vooralsnog in bescheiden mate.

En dat terwijl het verwerken en opslaan van bijvoorbeeld facturen in de vorm van data eigenlijk alleen maar voordelen met zich meebrengt en geen nadelen. Een gebrek aan kritische massa lijkt parten te spelen. Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Trage maar gestage adoptie.

E-invoicing en de overheid

Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.

Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.

Voordelen van E-Invoicing

Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.

Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.

E-Invoicing Platform

Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.

Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.

Michiel Leenaers ICreative

De purchase-to-pay manager

Door automatisering verandert onze manier van werken drastisch. Er ontstaan nieuwe beroepen die er tien jaar geleden nog niet waren. Toen mijn accountant onlangs langs kwam, vertelde ik hem dat bedrijven steeds vaker een purchase-to-pay manager aanstellen die de afdeling accounts payable en inkoop dichterbij elkaar moet brengen. Iets wat... Lees verder

icreative casestudy pon

Case study | PON Power en PON Equipment

Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. Marc Engelen en Martijn van der Horst zijn de financiële spillen bij deze zware jongens. Marc is Controller bij Pon Power en Martijn is Manager Finance bij Equipment. Vrij recent zetten de beide bedrijven een belangrijke stap voor hun financiële administratie door hun facturenstroom met de software van Basware en Kofax te digitaliseren, standaardiseren en centraliseren.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u liever van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Wilt u van gedachten met ons wisselen over e-facturatie en purchase-to-pay, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Wilt u alleen of daarnaast per e-mail op de hoogte blijven van e-facturatie en purchase-to-pay automatisering, dan kunt u zich voor onze maillijst inschrijven.