From Documents to Data
E-invoicing has the future. In fact, the technology has already been around for some time now. Given the fact that e-invoicing is less costly then the use of paper documents or PDFs, the slow adoption of e-invoicing might come as a bit of a surprise. But habits die hard, especially if they embedded within relationships. In the case of e-invoicing, this concerns the relationship between buyer and suppliers.
Geautomatiseerde Factuurverwerking
Een e-factuur is een data bestand en daarmee leent het zich voor geautomatiseerde verwerking. Een e-factuur kan per e-mail worden verstuurd, maar ook automatisch vanuit een systeem van een verkopende partij verstuurd worden naar een (purchase to pay) systeem van de ontvangende partij.
Daarmee is de verwerking van de factuur niet alleen snel en veel minder foutgevoelig, maar kan de data ook automatisch vergeleken worden met andere data. In een factuur staat onder meer crediteuren gegevens en informatie over hetgeen gefactureerd wordt. Zo kan de factuur dus automatisch worden gevalideerd met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem en gematcht met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.
De e-factuur, dat juridisch gezien gelijk staat aan een papieren factuur, is daarmee gedegradeerd tot een formaliteit.
XML
Ondanks de voordelen die e-facturatie kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-facturatie is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-factuur standaard, maar heel veel verschillende XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.
Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.
Voor volledige ontzorging kan gebruik worden gemaakt van onze networked services. Leveranciers kunnen hun facturen in het door hun gewenste vorm sturen zoals zij dit altijd hebben gedaan, alleen in plaats van dat zij dit direct naar uw adres versturen, dienen zij de facturen naar onze online diensten te sturen waarna wij zorg dragen dat deze facturen geconverteerd (en wederom gevalideerd) worden naar één gewenst type bestand.
NEWS
Basware leader in eProcurement8 June 2017 - 09:09- ICreative has been ISO 9001 and 27001 certified28 April 2017 - 13:26
- ICreative chosen as Basware partner of the year13 February 2017 - 14:11
- ICreative wishes you all the best for 20172 January 2017 - 10:50
- ICreative delivers automated procurement to HHNK10 November 2016 - 11:43