E-invoicing of e-facturatie staat voor elektronisch factureren. E-invoices zijn data bestanden die verstuurd, ontvangen en verwerkt worden tussen en door boekhoudprogramma’s en/of order to cash en purchase to pay systemen.
Traditioneel worden facturen in papieren vorm of als PDF tussen bedrijven verstuurd. In een wereld waarin informatie technologie is steeds grotere rol speelt, en waarin data als de nieuwe olie wordt beschouwd, is het verwerken en opslaan van papieren facturen en PDF facturen omslachtig.
Beide vormen van facturen komen zelfs voort uit een software systeem van een leverancier, zoals een boekhoudprogramma of order to cash systeem, en worden uiteindelijk ontvangen door een andere software systeem van een klant, zoals een boekhoudprogramma of purchase to pay systeem. Alleen moet de informatie op de papieren factuur en de PDF factuur wél “even” in dit systeem worden gezet. Bij 100.000 facturen is dit een aardige bezigheid; zeker wanneer je beseft dat iedere factuur fouten kan bevatten en goedgekeurd of afgekeurd moet worden door budgethouders.
Met e-invoicing wordt de tussenkomst van papier of PDF overgeslagen. Daarvoor in de plaats wordt gebruik gemaakt van data bestanden, waarin informatie typisch in een XML format wordt opgeslagen. Een vorm dus dat in principe direct tussen het software systeem van een leverancier en het software systeem van een klant gecommuniceerd kan worden. Zonder tussenkomst dus van mensen.
Bij ICreative willen we altijd weten wat er speelt in de markt en hier continu feeling mee houden. Daarom was ik afgelopen vrijdag samen met een groep collega’s te gast bij BIT Internet Technology. Onze buren in Ede namen ons mee in hun wereld van informatiebeveiliging. Ik zag grote gelijkenissen... Lees verder
Facturen worden al gebruikt zolang mensen onderling handel bedrijven. Met het ontstaan van landbouw dus; minstens 5.000 jaar geleden. In deze op landbouw-gebaseerde samenlevingen werd in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid zaken hadden gedaan. Deze kleitabletten deden als factuur dienst en werden bestendigd in tempels, die destijds ook als commerciële en politieke centrum voor samenlevingen fungeerden.
De continue ontwikkeling van technologie én een aanzienlijke BTW-deficit, wekken de indruk dat de overheid wederom een grotere rol zal spelen in de facturatie bij bedrijven. Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Belastingen en Blockchain.
Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.
Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.
De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen bedrijven. Op basis van de digitale transformatie kunnen financiële gegevens én processen makkelijker centraal worden gemanaged en in relatie worden gebracht met andere informatiestromen. De digitale transformatie leent zich daarom uitstekend... Lees verder
E-facturatie is een kind van deze tijd, waarin het bedrijfsleven de mond vol heeft van “digitale transformatie”, “big data”, en “artificial intelligence”. Data is misschien de nieuwe olie, maar op financiële administraties vloeit de olie vooralsnog in bescheiden mate.
En dat terwijl het verwerken en opslaan van bijvoorbeeld facturen in de vorm van data eigenlijk alleen maar voordelen met zich meebrengt en geen nadelen. Een gebrek aan kritische massa lijkt parten te spelen. Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Trage maar gestage adoptie.
Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.
Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.
Afgelopen week stond de wereld op zijn kop toen Google zijn spraakrobot presenteerde. Google Duplex pleegt levensechte telefoontjes en maakt een afspraak bij de kapsalon zonder dat de kapper doorheeft dat er geen mens aan de andere kant van de lijn is. Mensen zijn continu op zoek naar mogelijkheden om... Lees verder
Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. Marc Engelen en Martijn van der Horst zijn de financiële spillen bij deze zware jongens. Marc is Controller bij Pon Power en Martijn is Manager Finance bij Equipment. Vrij recent zetten de beide bedrijven een belangrijke stap voor hun financiële administratie door hun facturenstroom met de software van Basware en Kofax te digitaliseren, standaardiseren en centraliseren.
Ondanks de voordelen die e-invoicing kent, is het gebruik nog alles behalve gemeengoed. E-invoicing is namelijk niet alleen een interne aangelegenheid, maar hangt af van de medewerking van leveranciers. Bovendien bestaat er niet één e-invoice standaard, maar heel veel verschillende, op XML gebaseerde standaarden, zoals HR-XML, SETU, verschillende UBL standaarden, Finvoice. Zaak dus om de inkomende facturen van leveranciers te converteren naar de gewenste standaard.
Hierin bestaan verschillende oplossingen die variëren in mate van ontzorging. Inkomende papieren facturen, bijvoorbeeld, kunnen zelf gescand worden en vervolgens online worden vertaald naar een gevalideerd data bestand (XML). Die vertaling kunt u zelf doen, door het gescande document te valideren (crediteurengegevens) en te coderen (grootboekrekeningen), om het gevalideerde data bestand vervolgens in een procuratie-workflow te sturen ter goedkeuring door budgethouders. Of u besteed dit werk aan ons uit.
ICreative levert als Basware en Kofax partner, purchase to pay en factuurverwerking oplossingen aan grote ondernemingen, multinationals, onderwijs- en overheidsinstellingen. Onze oplossingen vergroten de controle op bedrijfsuitgaven en verkleinen de complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.
Grafisch Lyceum Rotterdam live met Basware Alusta SaaS12 juli 2018 - 13:22
Pon Logistics sluit eerste leveranciers succesvol aan op Basware Network2 juli 2018 - 13:53
Basware anyERP Adapter 6 ontvangt SAP-certificering2 juli 2018 - 13:22
Basware Connect Solutions wijst weg naar de cloud26 juni 2018 - 15:58
Online seminar Lean Finance gemist?18 juni 2018 - 15:02
