E-invoicing nog altijd geen gemeengoed in Nederlands bedrijfsleven

Niet eens de helft van de grootbedrijven heeft e-invoicing al omarmd en ontvangt regelmatig e-facturen. Eén op de vijf corporate organisaties geeft zelfs aan zelden tot nooit een e-factuur te ontvangen. Dat blijkt uit het jaarlijkse Trendonderzoek Digitale Transformatie Finance en Inkoop, waarvoor onafhankelijk onderzoeksbureau DirectResearch 200 finance en inkoopprofessionals bij organisaties met meer dan 500 FTE ondervroeg.

De Europese Commissie schrijft met haar wetsvoorstel VAT in the Digitale Age (ViDA) voor dat uiterlijk in 2028 e-facturatie verplicht wordt voor business to business transacties in alle Europese lidstaten. Dus ook in Nederland.

Dat betekent dat bedrijven over een paar jaar alleen nog maar e-facturen mogen versturen en ontvangen. Facturen in de vorm van een PDF’je via de mail of zelfs nog op papier zijn dan niet meer acceptabel. Dat is een wereld van verschil met de huidige situatie.

Meeste bedrijven ontvangen factuur als PDF

Anno 2024 worden de meeste facturen namelijk nog als PDF via de mail ontvangen. Meer dan de helft (53%) van de grootbedrijven ontvangt hun facturen altijd of vaak op deze manier. Tegelijkertijd zegt 41% vaak of altijd e-facturen direct in hun boekhoud- of factuurverwerkingssysteem te krijgen. Iets minder dan een derde (31%) krijgt regelmatig e-facturen in XML-vorm via de e-mail. Daar tegenover staat dat één op de vijf grootbedrijven zelden tot nooit e-facturen ontvangt, in welke vorm dan ook.

Andere manieren waarop facturen binnenkomen bij Accounts Payable, is door ze op te halen uit een online portal (23% van de ondervraagde finance medewerkers doet dit regelmatig) of via EDI (dit gebeurt bij 20% van de grootbedrijven vaak of altijd). Opvallend is ook dat één op de vijf grootbedrijven nog vaak papieren facturen ontvangen. Slechts 15% van de corporates heeft definitief afscheid genomen van deze vorm en geeft aan nooit meer de rekening per post te krijgen.

Vorig jaar zei 34% van de ondervraagde financiële professionals dat hun corporate organisatie zelden tot nooit een elektronische factuur ontving, in welke vorm dan ook. Nu ontvangt 20% van de grootbedrijven zelden tot nooit een e-factuur als XML in de mail en 26% ontvangt vrijwel nooit een e-factuur direct in het boekhoud- of factuurverwerkingssysteem. Deze cijfers illustreren een bemoedigende trend: hoewel de weg naar volledige adoptie van e-invoicing nog vrij lang is, zetten steeds meer bedrijven belangrijke stappen vooruit in de digitale transformatie van hun financiële processen.

Sneller betalen met e-facturatie

De overstap naar e-facturatie zou niet alleen een kwestie van compliance moeten zijn. E-invoicing biedt namelijk ook veel voordelen voor de bedrijven die de overstap wagen ten opzichte van traditionele methoden voor facturering.

Een van de meest overtuigende voordelen van e-facturatie is de aanzienlijke efficiëntieverbetering. Door automatisering van het facturatieproces kunnen bedrijven de tijd die nodig is voor het opstellen, verzenden en verwerken van facturen drastisch verminderen. Dit leidt niet alleen tot kostenbesparingen doordat er minder FTE bij betrokken hoeft te zijn, maar vermindert ook de kans op fouten, waardoor de noodzaak voor correcties afneemt.

Bovendien maakt e-invoicing snellere betalingsverwerking mogelijk. Elektronische facturen kunnen onmiddellijk worden verzonden en verwerkt, wat de doorlooptijd en daarmee betalingstijden verkort.

LEESTIP – Koninklijke Gazelle over e-facturatie: “Hoe sneller we de facturen kunnen verwerken, hoe sneller we kunnen betalen.”

Veel facturen worden te laat betaald

En daar is dringend behoefte aan, blijkt uit hetzelfde trendonderzoek door DirectResearch. Het lukt bedrijven namelijk vaak niet om hun inkomende facturen netjes binnen de afgesproken betaaltermijn te betalen: één op de tien grootbedrijven betaalt zelfs meer dan de helft van hun facturen te laat. Slechts een kwart van de grootbedrijven betaalt vrijwel alle (90-100%) binnenkomende facturen op tijd.

De belangrijkste reden voor het te laat betalen is een te lang goedkeuringsproces. Ook loopt de betaling vaak vertraging op doordat er veel correcties nodig zijn in het facturatieproces. Bijvoorbeeld omdat de factuur niet klopt, omdat hij niet op de juiste manier verstuurd is of omdat er menselijke fouten gemaakt worden tijdens de verwerking van de factuur.

Gemiddelde doorlooptijd factuur

De gemiddelde doorlooptijd van een factuur is 14 dagen, wordt duidelijk in het trendonderzoek over de digitale transformatie van finance- en inkoopafdelingen. Vanaf het moment dat een factuur binnenkomt bij de organisatie duurt het dus nog zo’n twee weken voordat hij klaar is voor betaling.

In een tijdperk waar snelheid en efficiëntie cruciaal zijn voor zakelijk succes, zijn er genoeg mogelijkheden voor bedrijven om hun facturatieprocessen te optimaliseren. Hier biedt e-facturatie kansen. Met e-facturatie kunnen organisaties niet alleen de doorlooptijd van facturen aanzienlijk verkorten, maar ook de nauwkeurigheid verhogen en kosten verlagen doordat handmatige invoer en controle niet meer nodig zijn.

Bovendien stelt de overstap naar e-facturatie bedrijven in staat om beter inzicht te krijgen in hun financiële verplichtingen en beschikbare middelen. Dit verbeterde inzicht, gecombineerd met snellere verwerking, maakt effectievere budgettering en financiële planning mogelijk. Het stelt bedrijven ook in staat om betere relaties op te bouwen met leveranciers door betrouwbare en tijdige betalingen te garanderen, wat essentieel is voor het onderhouden van een gezond supply chain ecosysteem.

Wanneer wordt e-invoicing de norm?

Ondanks dat nog niet eens de helft van de grootbedrijven regelmatig e-facturen ontvangt, wijst de aankomende wetgeving van de Europese Commissie op een onvermijdelijke verschuiving naar volledige elektronische facturatie. Maar de adoptie van e-facturatie zou meer moeten zijn voor bedrijven dan enkel een wettelijke vereiste; het is een strategische keuze die bedrijven helpt om hun operationele efficiëntie te verhogen, kosten te verlagen, betalingen te versneller en meer inzicht te krijgen in hun financiën.

De vraag is niet óf e-facturatie de norm wordt, maar wannéér e-facturatie de norm wordt. Wachten bedrijven met de overstap totdat nieuwe wetgeving hen dwingt of zetten ze zelf al de eerste stap?

Trendrapport Digitale Transformatie Finance en Inkoop 2024 gratis beschikbaar

Wil je meer weten over de huidige status van de digitale transformatie van financiële en inkoopafdelingen bij grote én middelgrote bedrijven in Nederland? Download dan gratis het volledige trendrapport.

Daarin lees je onder meer over: 

• Hoe komen inkooporders en facturen tot stand bij de Nederlandse bedrijven?

• In hoeverre vormt indirect spend een probleem voor Finance en Inkoop?

• Welke trends en ontwikkelingen hebben invloed op Procurement en Accounts Payable?

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.