Clearance model en e-facturatie
E-facturatie is niet langer een trend, het is de norm. Met de verspreiding van e-facturering over de hele wereld, komt er een groot aantal wetten, mandaten en nieuwe nalevingsvereisten voor elektronische facturering (e-facturering) bij. Deze worden vaak beschreven als "post-audit"- of "clearance"-modellen. Lees verder om meer te weten te komen over waar de motivatie van overheden om e-factureringsmandaten te implementeren vandaan komt en welke hoofdmodellen ze volgen. Met deze kennis kunt u gemakkelijker navigeren door de ruimte van naleving van e-facturen.
Over de hele wereld richten economieën zich steeds meer op e-facturering. Waarom? Want de voordelen spreken voor zich. E-facturering verlaagt de kosten van het verwerken van een factuur drastisch, verkleint de kans op factuurgeschillen, elimineert handmatige invoerfouten, verhoogt de wereldwijde belastingnaleving in het algemeen, vermindert de afhankelijkheid van papierverwerking en creëert daarom een groenere, duurzamere werkplek.
Over de hele wereld richten economieën zich steeds meer op e-facturering. Waarom? Want de voordelen spreken voor zich. E-facturering verlaagt de kosten van het verwerken van een factuur drastisch, verkleint de kans op factuurgeschillen, elimineert handmatige invoerfouten, verhoogt de wereldwijde belastingnaleving in het algemeen, vermindert de afhankelijkheid van papierverwerking en creëert daarom een groenere, duurzamere werkplek.
Waarom implementeren overheden e-facturatiemandaten?
Door e-facturering verplicht te stellen, dringen regeringen sterk aan op een bredere invoering van e-facturering in hun economie en duwen ze daarmee bedrijven in de economie om de bovengenoemde operationele voordelen te realiseren. Maar afgezien van de operationele voordelen voor bedrijven, is er nog een andere belangrijke drijfveer voor overheden om e-factureringsmandaten te implementeren: de belastingkloof.
De belastingkloof beschrijft het verschil tussen wat een land van bedrijven zou moeten krijgen als belastinginkomsten, en wat een land daadwerkelijk krijgt.
In een paper in opdracht van de Europese Commissie in 2020 wordt de belastingkloof alleen al in de EU (Europese Unie) geschat op 120 miljard euro, wat een enorm verlies aan belastinginkomsten is. Nu moeten deze uitgaven worden gefinancierd en teruggevorderd. En waar moet het geld vandaan komen, als u geen belastingen wilt verhogen om ervoor te zorgen dat u het economisch herstel niet beïnvloedt? Het bestrijden van de belastingkloof is een geweldige aanpak voor regeringen om ervoor te zorgen dat het geld binnenkomt. En de factuur speelt een sleutelrol in dat proces, omdat het de belangrijkste controlebron is voor belastinginning.
Wat betekent het voor jou? Het betekent dat e-facturering niet meer weg te denken is, en het betekent dat landen over de hele wereld de manier waarop ze handel controleren al hebben of zullen gaan veranderen. Hoewel de ontwikkelingen op dit gebied in het verleden grotendeels werden gestimuleerd door de particuliere sector, is er de afgelopen jaren een voortdurende en opmerkelijke verschuiving naar overheden die de invoering van e-facturering stimuleren.
In wezen zijn er twee basismodellen die overheden kunnen volgen bij het bestrijden van de belastingkloof: het post-auditmodel en het vereffeningsmodel. Afhankelijk van welk model een overheid kiest, en afhankelijk van hoe het wordt geïmplementeerd, kan de naleving van facturen er per land heel anders uitzien. Of in het kort: regelgeving verschilt van land tot land, is vaak extreem technisch en complex en vormt daarmee een echte uitdaging voor mondiale organisaties.
Hoe werkt het post-auditmodel?
Laten we, zonder al te technisch te worden, de basis leggen over hoe het post-auditmodel eruitziet. Dit model wordt voornamelijk gebruikt door Europese en Gemenebestlanden en vereist dat e-facturen worden bewaard en beschikbaar worden gesteld voor controle nadat de factuur is uitgegeven. In post-auditlanden moet "authenticiteit en gegevensintegriteit" worden gewaarborgd door gebruik te maken van digitale handtekeningen, EDI (Electronic Data Interchange), bedrijfscontroles of andere middelen. Post-auditmodellen beschouwen compliance wettelijk als 'na de feiten', wat inhoudt dat bedrijven zelf hun favoriete manier van (e-)factureren mogen kiezen.
Of in een notendop: het is aan organisaties hoe ze transacties uitvoeren, hoe ze facturen verzenden en ontvangen, zolang ze maar kunnen zorgen voor een correcte opslag van de facturen voor een audit. Doorgaans kan de "waarheid" van de facturen, wat boekhoudtaal is voor "authenticiteit", tot tien jaar aantoonbaar zijn.
Het is natuurlijk een beetje een vereenvoudiging om te stellen dat post-auditmodellen niet de meest uitdagende zijn om aan te voldoen. Maar laten we nu naar de clearance modellen kijken en dan beslissen!
Hoe werkt het clearancemodel?
Clearance-modellen zijn al een tijdje gebruikelijk in Latijns-Amerika en de Aziatische Pacific-regio, en ze verspreiden zich ook steeds meer onder grote Europese economieën in Europa. Clearancemodellen hebben een veel directere benadering voor het monitoren en begeleiden van transacties dan de hierboven beschreven post-auditmodellen. Gekoppeld aan inklaringsmodellen staat een hele reeks voorschriften en technische specificaties over hoe facturen moeten worden uitgewisseld. Het hele model met al zijn specificaties is gericht op het uitbannen van belastingfraude en is daarmee een krachtig wapen om de eerder genoemde belastingkloof te dichten.
In de eenvoudigste uitleg houden praktijkgoedkeuringsmodellen in dat facturen in een bepaald formaat moeten worden verzonden en ontvangen. De duivel zit echter in de details, en inklaringsmodellen bevatten vaak:
- zeer specifieke lokale factuurformaten (zoals XML/UBL-, CFDI-, PEPPOL-formaten, enz.)
- factuurgoedkeuring vóór factuuruitgifte toestemming van de koper
- mogelijkheden voor kopersreacties
- gespecificeerde archiveringspraktijken
- verplichte belastinginhoud
- specificaties voor menselijke leesbaarheid
- routering van factuurdocumenten naar overheidsservers die factuur-ID's toewijzen
Dit zou niet erg zijn als er een wereldwijd overeengekomen standaard was. Maar aangezien landen de gewoonte hebben om hun eigen wetgevings- en belastingstelsels te beheren, verschilt de regelgeving rond facturen van land tot land. Zelfs als twee landen hetzelfde model zouden volgen, zoals het inklaringsmodel: hoe ze in de praktijk werken, kan heel verschillend zijn.
Laten we hier een beeld schetsen: stel dat u een factuur moet verzenden van Duitsland naar Italië. Singapore vereist dat organisaties B2B-facturen in een specifiek formaat uitgeven, en de nieuwste wetgeving in Italië vereist dat de ontvanger van de factuur de factuur registreert in een overheidsdatabase. Dit alles vindt uiteraard plaats in verschillende factuurformaten. Laten we een stap verder gaan en ons voorstellen dat u een wereldwijde organisatie bent met leveranciers-koperrelaties en dochterondernemingen in veel landen. De theorie van het uitwisselen van facturen is één ding - het op een wereldwijd compliant manier laten werken is een heel ander verhaal. En dat is precies waar u een ervaren partner nodig heeft, een partner die gespecialiseerd is in wereldwijde naleving van e-facturen.
