Bedrijven lopen kansen mis als ze stoppen met automatiseren na een succesvolle implementatie en ingebruikname van een factuurverwerkingssysteem. Door anders te denken, kunnen bedrijven eenvoudig bestaande systemen verder uitnutten. Door een declaratie als een factuur te behandelen en ze mee te nemen in de facturatiestroom, maken bedrijven een einde aan de schijnbaar onbeheersbare stroom bonnetjes en kilometervergoedingen.
Vrijwel iedere grotere onderneming vertrouwt inmiddels op een digitale verwerking van binnenkomende facturen. Veelal worden deze gescand, gecodeerd of gematcht met inkooporders, via een workflow afgehandeld om vervolgens definitief te worden geboekt in het financiële systeem. Om dit te bereiken heeft de organisatie een intensief traject doorlopen waarbij mensen van IT zijn aangehaakt voor de interface tussen het factuursysteem en het financiële systeem.
De manager crediteuren heeft bepaald hoe de verschillende soorten facturen worden afgehandeld in het systeem en welke autorisatieroutes zij dienen te volgen. Medewerkers van de crediteurenafdeling hebben dit getest en vervolgens is de organisatie live gegaan met het nieuwe digitale systeem en profiteert de hele organisatie van de vele voordelen die dat met zich meebrengt. Derhalve een succesvol project!
Echter, dat diezelfde organisaties daar vervolgens stoppen met automatiseren, is onbegrijpelijk voor leveranciers van dit soort factuurverwerkingssoftware. Immers, er zijn nog legio andere voordelen te behalen tegen relatief lage additionele inspanningen…
Bonnetjesstroom
Neem het declaratieproces. Traditioneel dienen medewerkers een formulier in te vullen, vaak nog op papier, waar ze de bonnetjes aan vast nieten. Hun manager(s) zetten vervolgens hun paraaf, brengen of sturen de declaratie naar de administratie die de nodige controles uitvoert, waarden overneemt in een systeem, deze waarden codeert, archiveert en uiteindelijk tot uitbetaling overgaat vanuit het financiële systeem of via het HR-systeem. En dit proces herhaalt zich vaak duizenden keren per jaar…
Ik vraag me dan af waarom de reeds gedane investering in het digitaal verwerken van facturen hier niet wordt hergebruikt. Geef medewerkers gewoon een app waarmee ze hun onkostendeclaratie of kilometervergoeding digitaal ‘als factuur’ kunnen indienen. De autorisatie kan in dezelfde app plaatsvinden als waarin facturen worden goedgekeurd. De codering is in de meeste gevallen honderd procent voorspelbaar en derhalve automatisch toe te voegen.
Door een declaratie te beschouwen als een factuur, bevat het factuurarchief alle declaraties met als gevolg dat alle rapportages over de factuurverwerking dan ook ineens óók gelden voor alle declaraties. Nog een bijkomend voordeel is dat de medewerkers de status van hun declaratie kunnen volgen (ingediend, goedgekeurd, uitbetaald) en zij direct een eigen declaratiearchief hebben.
Declaratiemanagement 2.0
Door slimme integratie van Google Maps zijn de afgelegde kilometers reeds gecontroleerd en dit soort apps nemen bepaalde waarden standaard over van het bonnetje, waardoor overtypen tot het verleden behoort. Ik noem dit gerust declaratiemanagement 2.0, oftewel modern en duurzaam. Iets wat ik zou verwachten bij vooruitstrevende organisaties die hun processen al verregaand geautomatiseerd hebben. Hergebruiken is per slot van rekening makkelijker als verzinnen, toch?
Meer informatie of reageren?
Mail naar: jrozeboom@icreative.nl
