In het verwerken van tien- tot honderdduizenden facturen van leveranciers op jaarbasis, vormt factuurverwerking een foutgevoelig en tijdrovend proces. Dit is onnodig. Een factuur volgt immers op een bestelling of betaalplan en zal daar in de praktijk niet vaak van afwijken.
Administratieve processen bepalen maar zelden de agenda’s binnen bedrijven. Maar ongemerkt is het verwerken van facturen een tijdrovende bezigheid, dat redelijk makkelijk, snel en risicoloos tot een minimum beperkt kan worden.
Een grote onderneming ontvangt op jaarbasis al snel méér dan 50.000 inkoopfacturen en kostenfacturen van 1.000 of (veel) meer leveranciers. Iedere factuur wordt in behandeling genomen, gecodeerd, gevalideerd met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem en ter goedkeuring voorgelegd aan budgethouders. Na goedkeuring kan de factuur ter betaling worden voorgelegd aan een boekhoudprogramma. Dit traject kan voor een factuur al dagen in beslag nemen.
Dat traject wordt nog langer wanneer de factuur fouten bezit. De crediteurengegevens komen bijvoorbeeld niet overeen. Of de factuur wijkt volgens een budgethouder af van de bestelling die er aan vooraf ging. De factuur zal dan retour moeten als men van mening is dat de fout bij de leverancier ligt. Een credit nota en nieuwe factuur zullen dan op een later moment door de leverancier worden verstuurd, waarna het traject van coderen, valideren en goedkeuren weer plaats kan vinden.
Daarnaast zijn facturen niet gestandaardiseerd. De 1.000 leveranciers sturen hun facturen nog regelmatig op papier in een brief of in een PDF per e-mail, waarbij het niet zelden voorkomt dat de papieren factuur gescand wordt naar een PDF bestand en de PDF uitgeprint wordt om aan budgethouders voor te leggen. En op hoofdzakelijk regel-niveau wijken facturen in meer of mindere mate van elkaar af, wat de snelheid van verwerken niet ten goede komt.
Wereldwijd worden inkomende facturen voor 90% met de hand verwerkt. Het scannen, typen, uitprinten, opzoeken, doorsturen en communiceren met collega´s en leveranciers over facturen is allemaal handwerk dat daarmee behoorlijk in de kosten kan lopen. Voor facturen die in papieren vorm worden ontvangen en waar geen order aan vooraf gaat, liggen de kosten gemiddeld rond Euro 35,20. Door de bank genomen kan met automatisering van factuurverwerking ongeveer 90% op kosten worden bespaard. Zeker wanneer facturen vooraf gaan aan orders en facturen automatisch worden gematcht met de order.
In de digitale transformatie waarin ondernemingen en instellingen intussen al een decennium verkeren, vormt factuurverwerking een dankbare discipline voor automatisering omdat het proces repetitief en voorspelbaar is. Bij een zeker volume aan inkomende facturen kunnen bedrijven de investering al snel terugverdienen. Op papier althans. De werkelijkheid is iets genuanceerder. Automatisering is nooit een voltooid proces; het evolueert door de ontwikkelingen op het gebied van software intelligentie.
Data is de nieuwe olie. Een veelgehoord credo in het bedrijfsleven. Data maakt namelijk automatisering mogelijk. Om factuurverwerking te versnellen en te verbeteren, zullen de facturen moeten worden verwerkt en opgeslagen in de vorm van gestandaardiseerde databestanden.
Papieren facturen, PDF facturen maar ook elektronische facturen, oftewel facturen die al in een databestand worden aangeleverd, moeten worden omgezet naar een gestandaardiseerd databestand dat automatisch verwerkt kan worden door een purchase-to-pay systeem.
Dé uitdaging in digitale factuurverwerking zit ‘m in het verkrijgen van gestandaardiseerde databestanden. Als het aan de voorkant goed zit, dan geeft de verdere verwerking weinig problemen. Jeroen Rozeboom, Sales Director ICreative
Het converteren van facturen naar databestanden kan op hoofdlijnen op twee manieren, die van elkaar verschillen in automatiseringsgraad:
Door automatisering verandert onze manier van werken drastisch. Er ontstaan nieuwe beroepen die er tien jaar geleden nog niet waren. Toen mijn accountant onlangs langs kwam, vertelde ik hem dat bedrijven steeds vaker een purchase-to-pay manager aanstellen die de afdeling accounts payable en inkoop dichterbij elkaar moet brengen. Iets wat... Lees verder
In het Shared Service Center van Renewi in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Renewi heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”
Wanneer facturen als databestanden beschikbaar zijn, kunnen ze automatisch worden verwerkt met een purchase to pay systeem van bijvoorbeeld Basware. Alle processen die normaliter met de hand worden uitgevoerd, kunnen nu geautomatiseerd of gerobotiseerd worden uitgevoerd.
Hierdoor hoeft de afdeling accounts payable zich alleen nog met uitzonderingen bezig te houden en hoeven budgethouders zich niet meer bezig te houden met facturen. Op hoofdlijnen bestaan er twee scenario´s voor het geautomatiseerd verwerken van facturen, die van elkaar verschillen op automatiseringsgraad:
De factuurstroom is eenvoudig uit te breiden met een declaratiestroom.
Onlangs las ik weer eens twee verontrustende berichten over factuurfraude. Ten minste twee ondernemers in Nieuwkuijk en een tuincentrum in Leuven waren de dupe van fraude met via de post verstuurde rekeningen. Factuurfraude is aan de orde van de dag, maar eigenlijk makkelijk te voorkomen. De gevallen in Nieuwkuijk en... Lees verder
ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.
Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.
ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij onder meer graag delen in onze Academy.
Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met additionele diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.
Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.
Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!
Migreren naar Basware SaaS: de consequenties20 maart 2019 - 12:06
Ballast Nedam en ICreative op Factuurcongres 11 april13 maart 2019 - 09:00
Afhankelijkheden bij een SaaS-migratie4 maart 2019 - 12:34
Basware kent Customer Success Award toe aan Ballast Nedam en ICreative13 februari 2019 - 14:59
McDonald’s geheime ingrediënt in factuurverwerking: e-facturatie15 november 2018 - 11:47
