Factuurverwerking is voor de meeste bedrijven een succesverhaal van digitale transformatie. Voor sommige bedrijven stopt het echter bij digitale factuurverwerking, terwijl bij automatische factuurverwerking en e-facturatie pas echt winst valt te behalen.
Het document dat dienst doet als betalingsverplichting, de factuur, wordt al gebruikt zolang mensen (economisch) handel met elkaar bedrijven. Vanaf het moment dat samenlevingen volledig afhankelijk werden van landbouw, minstens 5.000 jaar geleden, werd binnen de autoritaire muren van tempels in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid handel hadden bedreven. De laatste paar honderd jaar werden facturen hoofdzakelijk op papier verstuurd. Inmiddels hebben digitale facturen, in de vorm van een PDF bestand, de overhand.
Factuurverwerking verwijst naar het ontvangen, coderen, valideren en goedkeuren van facturen die door leveranciers worden verstuurd na levering van goederen of diensten. Daarmee is het een onderdeel van het purchase-to-pay proces.
Ontvang het laatste nieuws maandelijks in uw inbox!
Digitale factuurverwerking en automatische factuurverwerking zijn termen die regelmatig gebruikt worden om te verwijzen naar de verwerking van facturen met behulp van een computer. In feite is er dan alleen sprake van digitale factuurverwerking. De factuur wordt niet door middel van papier gecommuniceerd, verwerkt en opgeslagen, maar in de vorm van een digitale scan (PDF) waarbij de belangrijkste factuurinformatie in een boekhoudprogramma wordt opgeslagen.
Automatische factuurverwerking betekent dat enkele of alle stappen in factuurverwerking automatisch verlopen. Facturen kunnen automatisch worden ontvangen (zie e-facturatie), gecodeerd, gevalideerd, verrijkt en zelfs worden goedgekeurd. Met automatische factuurverwerking kan er écht worden bespaard op factuurverwerking.
Automatische factuurverwerking duidt het contrast aan met handmatige factuurverwerking. Om geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk te maken moeten facturen beschikbaar zijn in de vorm van databestanden. Dit zijn doorgaans XML bestanden. Zonder data is automatisering niet mogelijk.
Deze bestanden kunnen worden verkregen door PDF facturen met Optical Character Recognition (OCR) software om te zetten naar data. Voor zogenaamde machine-readable PDFs is de factuurinformatie ook direct als data beschikbaar. De data kan vervolgens automatisch worden gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd met factuurverwerkingssoftware.
Van e-facturatie is sprake wanneer leveranciers hun facturen in de vorm van databestanden aan klanten versturen. De klant hoeft daarbij dus zelf niet meer facturen om te zetten naar databestanden. De e-facturen kunnen automatisch worden ontvangen en in de factuurverwerking worden gebracht.
De e-facturen die leveranciers versturen zijn vaak UBL bestanden. Dit is een XML bestand in een factuur-specifieke standaard. Overigens is ook deze standaard niet uniform en bestaan er verschillende varianten. In de wetenschap dat facturen dus verschillende vormen en standaarden kent, lijkt e-facturatie een lastige hobbel te nemen.
De hobbel kan echter makkelijk worden weggenomen door aansluiting op een transactienetwerk waarin facturen worden omgezet in een format waar een ontvangende partij om vraagt. Leveranciers kunnen hun facturen dus versturen in de door hun gewenste vorm en standaard, waarna deze facturen worden omgezet naar een specifieke XML standaard die de klant direct in haar proces kan opnemen. Een voorbeeld is het Basware Netwerk. Een netwerk waarin deze conversies plaatsvinden én naadloos aansluit op andere netwerken, waaronder Peppol.
In de digitale transformatie waarin ondernemingen en instellingen intussen al een decennium verkeren, vormt factuurverwerking een dankbare discipline voor automatisering omdat het proces repetitief en voorspelbaar is. Bij een zeker volume aan inkomende facturen kunnen bedrijven de investering al snel terugverdienen.
Download deze white paper en krijg direct toegang tot al onze white papers!
De voordelen van automatische factuurverwerking en e-facturatie zijn evident. Op de eerste plaatst worden operationele kosten gereduceerd. Het proces van handmatig facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen, kan vervangen worden door een automatisch proces. In dit proces komen facturen automatisch bij budgethouders uit, die achter een laptop of met hun mobiel, de facturen kunnen goedkeuren (of afkeuren), waarna de factuur ter betaling wordt gesteld.
De uiteindelijke besparing hangt sterk af van de mate van automatisering. Hoe hoger de automatiseringsgraad, meer groter het aantal facturen dat zonder tussenkomst van mensen wordt verwerkt.
Daarnaast wordt met automatische factuurverwerking real-time zicht verkregen op factuurstromen én kunnen facturen veel sneller worden betaald. Dit biedt mogelijkheden om een betere relatie en onderhandelingspositie te verkrijgen met leveranciers. Ook kan aan leveranciers de mogelijkheid worden geboden om direct toegang te verkrijgen tot de factuurstatus van de facturen die zij hebben verstuurd.
Besparing op factuurverwerking
De besparingscalculator berekent op basis van enkele variabelen wat er bespaard kan worden (of extra verwerkt kan worden) op het gebied van factuurverwerking. Het vormt slechts een eenvoudige weergave van de werkelijkheid. Voor een veel meer gedetailleerde berekening, kunt u contact opnemen met een van onze consultants.
* Toelichting op Aantal facturen verwerkt per Accounts Payable FTE per jaar in de calculator: 25.000 facturen en (veel) meer is haalbaar als factuurverwerking geautomatiseerd verloopt. Facturen komen automatisch binnen en worden automatisch gecodeerd, gevalideerd én goedgekeurd op basis van diverse informatiebronnen, waaronder stamgegevens in een ERP systeem, inkooporders en contracten. Bij een semi-geautomatiseerd proces, waarbij facturen nog door budgethouders goedgekeurd moeten worden, is een gemiddelde van 15.000 facturen realistisch. Bij handmatige factuurverwerking, waarbij facturen, PDF en gescand, nog door een OCR programma semi-handmatig gecodeerd en gevalideerd moeten worden, is een gemiddelde van 7.000 facturen realistisch.
In 2016 boekte het aan de Londense beursgenoteerde bedrijf een omzet van €457 miljoen. Ook in Nederland zijn ze actief. Met een fabriek in Emmen en in Arnhem. Daar nam Low & Bonar een aantal jaren geleden een verzelfstandigd onderdeel van de garendivisie van Akzo over. In Arnhem bevindt zich ook het financial shared servicecentrum dat nu nog jaarlijks 25.000 facturen verwerkt voor een 15-tal entiteiten. Maar het streven is om dat aantal snel te gaan verdubbelen. Hoe? Door straks ook facturatie voor de Low & Bonarvestigingen in België, Duitsland, de VS en misschien ook wel China naar Arnhem te halen.
Download deze klantcase en krijg direct toegang tot al onze klantcases!
Wij transformeren gefragmenteerde processen met ongestructureerde informatie naar data-gedreven en intelligente purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen.
