Factuurverwerking

In het verwerken van tien- tot honderdduizenden facturen van leveranciers op jaarbasis, vormt factuurverwerking een foutgevoelig en tijdrovend proces. Dit is onnodig. Een factuur volgt immers op een bestelling of betaalplan en zal daar in de praktijk niet vaak van afwijken. 

Handmatige Factuurverwerking

Administratieve processen bepalen maar zelden de agenda’s binnen bedrijven. Maar ongemerkt is het verwerken van facturen een tijdrovende bezigheid, dat redelijk makkelijk, snel en risicoloos tot een minimum beperkt kan worden.

Een grote onderneming ontvangt op jaarbasis al snel méér dan 50.000 inkoopfacturen en kostenfacturen van 1.000 of (veel) meer leveranciers. Iedere factuur wordt in behandeling genomen, gecodeerd, gevalideerd met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem en ter goedkeuring voorgelegd aan budgethouders. Na goedkeuring kan de factuur ter betaling worden voorgelegd aan een boekhoudprogramma. Dit traject kan voor een factuur al dagen in beslag nemen.

papieren facturen

Dat traject wordt nog langer wanneer de factuur fouten bezit. De crediteurengegevens komen bijvoorbeeld niet overeen. Of de factuur wijkt volgens een budgethouder af van de bestelling die er aan vooraf ging. De factuur zal dan retour moeten als men van mening is dat de fout bij de leverancier ligt. Een credit nota en nieuwe factuur zullen dan op een later moment door de leverancier worden verstuurd, waarna het traject van coderen, valideren en goedkeuren weer plaats kan vinden.

Daarnaast zijn facturen niet gestandaardiseerd. De 1.000 leveranciers sturen hun facturen nog regelmatig op papier in een brief of in een PDF per e-mail, waarbij het niet zelden voorkomt dat de papieren factuur gescand wordt naar een PDF bestand en de PDF uitgeprint wordt om aan budgethouders voor te leggen. En op hoofdzakelijk regel-niveau wijken facturen in meer of mindere mate van elkaar af, wat de snelheid van verwerken niet ten goede komt.

De 90% in factuurverwerking

Wereldwijd worden inkomende facturen voor 90% met de hand verwerkt. Het scannen, typen, uitprinten, opzoeken, doorsturen en communiceren met collega´s en leveranciers over facturen is allemaal handwerk dat daarmee behoorlijk in de kosten kan lopen. Voor facturen die in papieren vorm worden ontvangen en waar geen order aan vooraf gaat, liggen de kosten gemiddeld rond Euro 35,20. Door de bank genomen kan met automatisering van factuurverwerking ongeveer 90% op kosten worden bespaard. Zeker wanneer facturen vooraf gaan aan orders en facturen automatisch worden gematcht met de order.

white paper automatische factuurverwerking

White Paper | Evolutie in Automatische Factuurverwerking

In de digitale transformatie waarin ondernemingen en instellingen intussen al een decennium verkeren, vormt factuurverwerking een dankbare discipline voor automatisering omdat het proces repetitief en voorspelbaar is. Bij een zeker volume aan inkomende facturen kunnen bedrijven de investering al snel terugverdienen. Op papier althans. De werkelijkheid is iets genuanceerder. Automatisering is nooit een voltooid proces; het evolueert door de ontwikkelingen op het gebied van software intelligentie.

Digitale factuurverwerking

Data is de nieuwe olie. Een veelgehoord credo in het bedrijfsleven. Data maakt namelijk automatisering mogelijk. Om factuurverwerking te versnellen en te verbeteren, zullen de facturen moeten worden verwerkt en opgeslagen in de vorm van gestandaardiseerde databestanden.

Papieren facturen, PDF facturen maar ook elektronische facturen, oftewel facturen die al in een databestand worden aangeleverd, moeten worden omgezet naar een gestandaardiseerd databestand dat automatisch verwerkt kan worden door een purchase-to-pay systeem.

Dé uitdaging in digitale factuurverwerking zit ‘m in het verkrijgen van gestandaardiseerde databestanden. Als het aan de voorkant goed zit, dan geeft de verdere verwerking weinig problemen. Jeroen Rozeboom, Sales Director ICreative

Het converteren van facturen naar databestanden kan op hoofdlijnen op twee manieren, die van elkaar verschillen in automatiseringsgraad:

  • Door middel van scannen en herkennen: Papieren facturen moeten worden gescand door een scanner of multifunctional en vervolgens, samen met de inkomende PDF facturen (met uitzondering van PDFs met een data-laag), naar een databestand worden omgezet in de vorm van een XML met behulp van Optical Character Recognition (OCR) software. Zowel op header- als op regelniveau. Basware als Kofax bieden hier producten voor aan. De data wordt vervolgens automatisch gevalideerd met crediteurenstamgegevens uit ERP systemen en gecodeerd naar de juiste grootboekrekening.
  • Door middel van elektronische facturen: Idealiter komen de facturen van leveranciers al binnen als gestandaardiseerde databestanden. Als e-facturen dus. Dat is vaak een brug te ver. Iedere leverancier heeft immers met veel klanten te maken, die ieder ook hun wensen hebben. Om leveranciers hier niet mee te belasten, maar zelf ook niet te moeten bekommeren om factuur conversie, kunnen alle partijen zich aansluiten bij een netwerk waarin de conversie voor alle partijen wordt gedaan (zie e-facturatie).
icreative purchase to pay renewi

Referentie | Renewi

In het Shared Service Center van Renewi in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Renewi heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”

Geautomatiseerde factuurverwerking

Wanneer facturen als databestanden beschikbaar zijn, kunnen ze automatisch worden verwerkt met een purchase to pay systeem van bijvoorbeeld Basware. Alle processen die normaliter met de hand worden uitgevoerd, kunnen nu geautomatiseerd of gerobotiseerd worden uitgevoerd. 

Hierdoor hoeft de crediteurenadministratie zich alleen nog met uitzonderingen bezig te houden en hoeven budgethouders zich niet meer bezig te houden met facturen. Op hoofdlijnen bestaan er twee scenario´s voor het geautomatiseerd verwerken van facturen, die van elkaar verschillen op automatiseringsgraad:

  • Facturen kunnen ter goedkeuring worden voorgelegd aan budgethouders. Afhankelijk van bijvoorbeeld het grootboekrekening, worden facturen middels een geautomatiseerde workflow naar specifieke budgethouders gestuurd. Zij kunnen in een online omgeving de factuur, zowel de data als voor het gemak een PDF afbeelding, goedkeuren of afkeuren.
  • Wanneer het beheer van contracten en betaalplannen en de uitvoering van bestellingen ook data-gedreven plaatsvindt, kan voor een integrale aanpak worden gekozen waarbij een koppeling tussen facturen en bestellingen wordt gemaakt. Als een bestelling is geplaatst (en goedgekeurd), kan de factuur die volgt er automatisch mee worden gematcht en, middels intelligente business regels, worden goedgekeurd. In dit scenario worden facturen dus direct verwerkt zonder enige tussenkomst van mensen. Straight-through processing dus.

Waarom ICreative

ICreative helpt ondernemingen, instellingen en overheden om meer controle op bedrijfsuitgaven te krijgen en het purchase-to-pay proces minder complex, en daarmee kostenefficiënter, te maken. Onze propositie:

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u via uw Inbox graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u ook eens van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Ontvang Big Data boek
Download white papers
Helaas, geen prijs
Ontvang Big Data boek
Download white papers
Helaas, geen prijs
ICreative is weer een jaartje ouder. Dat moet worden gevierd!
Vul uw e-mailadres in en geef een draai aan het wiel!
Door mee te doen, stemt u toe dat wij e-mails met P2P-gerelateerde onderwerpen naar u mogen versturen. Geen paniek. Ook wij hebben een hekel aan SPAM. U kunt zich onderaan iedere e-mail uitschrijven.