Automatische factuurverwerking duidt het contrast aan met handmatige factuurverwerking. Om geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk te maken moeten facturen beschikbaar zijn in de vorm van databestanden. Dit zijn doorgaans XML bestanden. Zonder data is automatisering niet mogelijk.
Deze bestanden kunnen worden verkregen door PDF facturen met Optical Character Recognition (OCR) software om te zetten naar data. Voor zogenaamde machine-readable PDFs is de factuurinformatie ook direct als data beschikbaar. De data kan vervolgens automatisch worden gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd met factuurverwerkingssoftware.
Van e-facturatie is sprake wanneer leveranciers hun facturen in de vorm van databestanden aan klanten versturen. De klant hoeft daarbij dus zelf niet meer facturen om te zetten naar databestanden. De e-facturen kunnen automatisch worden ontvangen en in de factuurverwerking worden gebracht.
De e-facturen die leveranciers versturen zijn vaak UBL bestanden. Dit is een XML bestand in een factuur-specifieke standaard. Overigens is ook deze standaard niet uniform en bestaan er verschillende varianten. In de wetenschap dat facturen dus verschillende vormen en standaarden kent, lijkt e-facturatie een lastige hobbel te nemen.
Transactienetwerken
De hobbel kan echter makkelijk worden weggenomen door aansluiting op een transactienetwerk waarin facturen worden omgezet in een format waar een ontvangende partij om vraagt. Leveranciers kunnen hun facturen dus versturen in de door hun gewenste vorm en standaard, waarna deze facturen worden omgezet naar een specifieke XML standaard die de klant direct in haar proces kan opnemen. Een voorbeeld is het Basware Netwerk. Een netwerk waarin deze conversies plaatsvinden én naadloos aansluit op andere netwerken, waaronder Peppol.