Factuurverwerking

De verwerking van tien- tot honderdduizenden facturen van leveranciers op jaarbasis is een foutgevoelig en tijdrovend proces. En dat terwijl een factuur voortkomt uit een bestelling of betaalplan en daar meestal niet van afwijkt.

Geautomatiseerde Factuurverwerking

Administratieve processen bepalen maar zelden de agenda’s binnen bedrijven. Maar ongemerkt is het verwerken van inkomende facturen een tijdrovende bezigheid, dat redelijk makkelijk, snel en risicoloos tot een minimum beperkt kan worden.

Een grote onderneming ontvangt op jaarbasis al snel méér dan 50.000 inkoopfacturen en kostenfacturen van 1.000 of (veel) meer leveranciers. In PDF vorm, XML bestand, of op papier.

Iedere factuur wordt in behandeling genomen, gecodeerd, gevalideerd met crediteurenstamgegevens in een ERP systeem en ter goedkeuring voorgelegd aan budgethouders.

Na goedkeuring kan de factuur ter betaling worden voorgelegd aan een boekhoudprogramma. Dit proces kan voor een factuur al dagen in beslag nemen.

purchase-to-pay

Dat traject wordt nog langer wanneer de factuur fouten bezit. De crediteurengegevens komen bijvoorbeeld niet overeen. Of de factuur wijkt volgens een budgethouder af van de bestelling die er aan vooraf ging. De factuur zal dan retour moeten als men van mening is dat de fout bij de leverancier ligt. Een credit nota en nieuwe factuur zullen dan op een later moment door de leverancier worden verstuurd, waarna het traject van coderen, valideren en goedkeuren weer plaats kan vinden.

Méér dan alleen kostenbesparing

Automatisering verbindt afdelingen met elkaar en biedt zicht op order- en factuurstromen. Daarmee kan:

het purchase-to-pay proces continu worden verbeterd;
tegemoet worden gekomen aan compliance-eisen;
het werkkapitaal worden geoptimaliseerd.

En uiteraard verlaagt automatisering de operationele kosten. De operationele kostenbesparing voor Accounts Payable zijn op hoofdlijnen eenvoudig hieronder te berekenen. Een meer uitgebreide berekening waarin ook andere besparingen door middel van automatisering worden meegenomen, vindt u in onze academy.

* Aantal facturen verwerkt per Accounts Payable FTE per jaar: 25.000 facturen en (veel) meer is haalbaar als factuurverwerking geautomatiseerd verloopt. Facturen komen automatisch binnen en worden automatisch gecodeerd, gevalideerd én goedgekeurd op basis van diverse informatiebronnen, waaronder stamgegevens in een ERP systeem, inkooporders en contracten. Bij een semi-geautomatiseerd proces, waarbij facturen nog door budgethouders goedgekeurd moeten worden, is een gemiddelde van 15.000 facturen realistisch. Bij handmatige factuurverwerking, waarbij facturen, PDF en gescand, nog door een OCR programma semi-handmatig gecodeerd en gevalideerd moeten worden, is een gemiddelde van 7.000 facturen realistisch.

White Paper | Evolutie in Automatische Factuurverwerking

Wereldwijd worden inkomende facturen voor 90% met de hand verwerkt. Het scannen, typen, uitprinten, opzoeken, doorsturen en communiceren met collega´s en leveranciers over facturen is allemaal handwerk dat daarmee behoorlijk in de kosten kan lopen. Voor facturen die in papieren vorm worden ontvangen en waar geen order aan vooraf gaat, liggen de kosten gemiddeld rond Euro 35,20. Door de bank genomen kan met automatisering van factuurverwerking ongeveer 90% op kosten worden bespaard. Zeker wanneer facturen vooraf gaan aan orders en facturen automatisch worden gematcht met de order.

DOWNLOAD WHITE PAPER

Facturen Digitaliseren: E-Facturatie of OCR

Factuurverwerking bestaat in hoofdlijnen uit 3 stappen. De eerste stap is het converteren van facturen (klein, groot, nederlands, buitenlands, pdf, xml of papier) naar een gestandaardiseerd databestand. Omdat een gestandaardiseerd databestand noodzakelijk is voor automatische verwerking.

E-Facturatie: Idealiter komen de facturen van leveranciers al binnen als gestandaardiseerde databestanden. Als e-facturen dus. Dat is vaak een brug te ver. Iedere leverancier heeft immers met veel klanten te maken, die ieder ook hun wensen hebben. Om leveranciers hier niet mee te belasten, maar zelf ook niet te moeten bekommeren om factuur conversie, kunnen alle partijen zich aansluiten bij een netwerk waarin de conversie voor alle partijen wordt gedaan (zie e-facturatie), zoals Basware Network.

OF

OCR: Een alternatief is gebruik maken van scan & herken software. Papieren facturen moeten worden gescand door een scanner of multifunctional en vervolgens, samen met de inkomende PDF facturen (met uitzondering van PDFs met een data-laag), naar een databestand worden omgezet in de vorm van een XML met behulp van Optical Character Recognition (OCR) software. Zowel op header- als op regelniveau. Basware als Kofax bieden hier producten voor aan.

Facturen Coderen en Valideren

Iedereen kan een factuur sturen en vaak conform de specificaties van het eigen boekhoudsysteem. Zaak dus voor de crediteuren-administratie om de factuur te valideren, te coderen en eventueel te verrijken.

Codering: Op basis van bepaalde gegevens op de factuur zoals de leverancier kan coderingsinformatie worden gegenereerd zoals het grootboekrekeningnummer, kostenplaats of projectnummer. Daarnaast kan additionele informatie aan de factuur worden gekoppeld, zoals informatie over de leverancier. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de afzender van de factuur niet bekend is als leverancier in uw ERP-systeem, of dat er bijvoorbeeld sprake is van een gewijzigd IBAN-nummer van de leverancier. In dat geval kunnen wij ervoor zorgen dat er een bericht wordt opgemaakt en wordt verzonden naar uw masterdata beheerder.

EN

Validatie: Bij het valideren van gegevens wordt gecontroleerd op geldigheid en/of juistheid. Deze controle kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de Kamer van Koophandel of de btw-database van de Europese Commissie. Op basis van bijvoorbeeld de combinatie van IBAN, btw en KvK nummer wordt leveranciersherkenning ingericht. Vanuit de Belastingdienst worden er een aantal wettelijke eisen aan facturen gesteld, zoals de tenaamstelling, BTW- en KvK nummer, factuurdatum en bedragen.

Facturen Autoriseren: Workflow of Matching

Wanneer een factuur is gevalideerd, gecodeerd en eventueel is verrijkt, moet deze worden goedgekeurd door een of meerdere budgethouders. Dit kan op de volgende manieren:

Workflow: Facturen kunnen ter goedkeuring worden voorgelegd aan budgethouders. Afhankelijk van bijvoorbeeld het grootboekrekening, worden facturen middels een geautomatiseerde workflow naar specifieke budgethouders gestuurd. Zij kunnen in een online omgeving de factuur, zowel de data als voor het gemak een PDF afbeelding, goedkeuren of afkeuren.

OF

Matching: Wanneer het beheer van contracten en betaalplannen en de uitvoering van bestellingen ook data-gedreven plaatsvindt, kan voor een integrale aanpak worden gekozen, waarbij facturen worden gematcht met de bijbehorende inkooporder en bijvoorbeeld een ontvangstbewijs (three-way matching). Als een bestelling is geplaatst (en goedgekeurd), kan de factuur die volgt er automatisch mee worden gematcht en, middels intelligente business regels, worden goedgekeurd. In dit scenario worden facturen dus direct verwerkt zonder enige tussenkomst van mensen. Straight-through processing dus. Dit is het domein waar Basware en ICreative écht vooroplopen.

Blijf op de hoogte

Ontvang per e-mail het laatste nieuws over purchase-to-pay automatisering!