Declaratieverwerking

Als uw factuurverwerking automatisch verloopt met een Basware cloud oplossing, dan kunt u de stroom van inkoopfacturen heel snel uitbreiden met uw declaratiestroom. Dankzij onze oplossing voor declaratieverwerking:
ICreative Expense

Bonnetjes, reiskosten, creditcardbetalingen

Zodra de verwerking van inkomende facturen geautomatiseerd verloopt met Basware, is het een kleine stap om de facturenstroom uit te breiden met de declaratiestroom. Veel van de functies waar u nu al gebruik van maakt om facturen te verwerken zijn namelijk direct van toepassing op het verwerken van declaraties.

Alleen voor het indienen van declaraties is een aparte applicatie nodig, en laten wij daar nu de afgelopen jaren met veel liefde aan hebben gewerkt!

  • ICreative Expense is web-based. Uw collega’s kunnen declaraties snel en makkelijk indienen achter hun laptop of met hun mobiel (app).
  • Op basis van bonnetjes, reiskosten en creditcardbetalingen.
  • Declaraties worden vervolgens verwerkt met de cloud-oplossing voor factuurverwerking van Basware.
  • Het goedkeuren, ter betaling stellen en analyseren van declaraties gebeurt dus op dezelfde wijze als het goedkeuren, ter betaling stellen en analyseren van facturen. Budgethouders krijgen de declaraties automatisch voorgelegd ter goedkeuring, terwijl centraal alle declaratiestromen eenvoudig en real-time worden beheerd.
Jeroen Rozeboom

Declaraties zijn facturen, toch?

Bedrijven lopen kansen mis als ze stoppen met automatiseren na een succesvolle implementatie en ingebruikname van een factuurverwerkingssysteem. Door anders te denken, kunnen bedrijven eenvoudig bestaande systemen verder uitnutten. Door een declaratie als een factuur te behandelen en ze mee te nemen in de facturatiestroom, maken bedrijven een einde aan... Lees verder

Facturen + Declaraties

Factuurverwerking met Basware

Met Basware worden facturen geconverteerd naar databestanden en vervolgens automatisch gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd.

De totale factuurstroom, real-time en met terugwerkende kracht, wordt daarmee inzichtelijk gemaakt.

1
2
3
1

OCR van facturen of e-facturatie met Basware Network

2

Coderen, valideren, en goedkeuren van facturen met Basware

3

Ter betaling stellen in ERP of boekhoudprogramma

+ Declaratieverwerking met ICreative Expense

Dankzij ICreative Expense worden declaraties makkelijk ingediend en doorgegeven aan Basware, waarmee de declaratiestroom op eenzelfde wijze wordt verwerkt als de factuurstroom. Goedgekeurde declaraties kunnen ter betaling worden voorgelegd aan ieder ander systeem (payroll, verlofregistratie).

1
2
3
4
1

Declaratieinvoer met
ICreative Expense

2

Coderen, valideren, goedkeuren van facturen én declaraties met Basware

3

Ter betaling stellen in ERP / boekhoudprogramma

4

en / of ter betaling stellen in payroll-pakket

ICreative Expense

Scan bonnetjes in

Bonnetjes kunnen worden ingescand met een mobiel waarna de declaratiesoftware automatisch de belangrijkste gegevens op het bonnetje omzet naar data.

Tevens leest de declaratiesoftware transactiebestanden uit die door uw creditcardmaatschappij worden aangeleverd. Wanneer uw collega’s online een declaratie invoeren, dienen zij alleen nog de aangeboden transactiegegevens te koppelen aan hun declaratie.

Geef reiskosten op

Het opgeven van reiskosten is zo eenvoudig als het invoeren van een routebeschrijving met behulp van een interactieve kaart. U heeft om moeten rijden? Geen probleem. Onze declaratiesoftware kan het allemaal aan.

Voer declaratie in

De data die de declaratiesoftware zelf van de scan extraheert, kan handmatig worden aangevuld met extra gegevens, zoals een kostenpost. In het geval een collega voor meer dan één werkmaatschappij mag declareren, kan ook de specifieke administratie worden gekozen.

Indien bonnetjes tot eenzelfde declaratie behoren, kunnen ze ook als zodanig worden gegroepeerd en ingediend. Alle bonnetjes die bijvoorbeeld tijdens een zakenreis zijn gemaakt, kunnen als één declaratie worden ingediend waarbij de verschillende ingescande bonnetjes als bijlagen worden meegestuurd.

Monitor declaraties

In één opslag kan een collega zien welke declaraties hij heeft ingediend, wat de status is van iedere declaratie, en een totaal overzicht wat in een bepaalde periode is ingediend en uitbetaald.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!