Inkoopproces

Het inkoopproces speelt een belangrijke rol in het optimaliseren van het purchase-to-pay proces. Een optimaal proces borgt dat de juiste producten tegen de meest optimale prijs worden gekocht facturen automatisch kunnen worden goedgekeurd, en bedrijfsuitgaven onder beheer vallen en waarop geanticipeerd kan worden.

Indirect versus direct inkoop

Bepaalde producten worden ingekocht voor het productieproces. Veel andere producten zijn nodig om de business draaiende te houden. Ter ondersteuning dus.

In vergelijking met producten die bedoelt zijn voor primaire businessactiviteiten, kenmerken overhead producten zich doorgaans door lage volume en lage waarde aankoop, veel leveranciers, en gaat typisch gepaard met weinig risico’s. Zaak dus om de kosten van het bestelproces zo veel mogelijk te standaardiseren en te automatiseren. Typische productcategorieën die onder indirecte kosten vallen:

  • Faciliteiten: meubilair, schoonmaak, kantoorbeveiliging
  • Finance & HR: loonadministratie, werving en selectie
  • Sales & marketing: drukwerk, promotiemateriaal
  • ICT: software, hardware, servers
1

SPENDANALYSE

2

SOURCING & CONTRACTING

3

FACTUURVERWERKING

4

E-FACTURATIE & E-PROCUREMENT

5

LEVERANCIERSMANAGEMENT

purchase-to-pay

Automatisering van indirecte inkoop

Het automatiseren van indirecte inkoop kent een aantal uitdagingen. Uitgaven met betrekking tot de indirecte kosten van een bedrijf, worden typisch door veel werknemers gedaan.

En omdat dergelijke uitgaven doorgaans vaak voorkomen, en van lage waarde zijn, kost het aardig wat effort om dit te standaardiseren en te automatiseren.

ICreative richt zich voor wat betreft het automatisersen van sourcing en het inkoopproces op indirect spend. En met factuurverwerking en spend analysis op zowel indirect als direct spend.

De voordelen van het automatisering van het inkoopproces met betrekking tot indirecte kosten zijn vooraf niet altijd inzichtelijk, maar de voordelen zijn voor iedere onderneming of instelling evident:

  • Minder overhead gemoeid is met het zoeken en bestellen van producten
  • Betere prijsafspraken met leveranciers kunnen worden gemaakt
  • Factuurverwerking volledig geautomatiseerd kan worden
  • Transparant en controleerbaar wordt gewerkt

Bij automatisering van niet product gerelateerde uitgaven is het zaak om het werknemers zo makkelijk mogelijk te maken om bestellingen te verrichten. Het gemak waarmee ze in het dagelijkse leven voor privé-doeleinden spullen online bestellen, moet ook voor hun werk gelden. Het aanbod aan goederen waaruit ze kunnen kiezen, moet echter worden gereguleerd. Dit kan in hoofdlijnen op drie manieren worden uitgevoerd:

  • E-Catalogs. Leveranciers kunnen catalogi laten beheren die in een online inkoopomgeving worden aangeboden aan werknemers, die vervolgens zelf bestellingen kunnen plaatsen.
  • Punch-out. Werknemers selecteren een product op de (PunchOut) e-commerce omgeving van een preferred supplier. Bij het plaatsen van een bestelling wordt de order middels een cXML koppeling naar het inkoopproces van de klant binnengehaald en daar verder verwerkt.
  • Het automatiseren van non product related goederen vangt typisch aan met leveranciers waar relatief veel uitgaven worden verricht. Dat betekent dat er een long tail van leveranciers die nog zal moeten aanhaken. Om dit te overbruggen kan gebruik worden gemaakt van een bestelformulier binnen het inkoopsysteem, waarmee werknemers een opdracht voor bestelling kunnen invoeren.
icreative lean finance

White Paper | Lean Finance

De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen bedrijven. Deze transitie schept legio mogelijkheden om meer controle te krijgen op purchase-to-pay gerelateerde processen én de complexiteit van deze processen te verminderen. Lees er meer over in onze white paper.

Inkoop onder beheer

Het doel van automatisering van het inkoopproces is om werknemers het gevoel laten behouden of verkrijgen dat ze volledig in controle zijn bij het bestellen van producten, terwijl de onderneming of instelling inzicht en daarmee controle heeft op de niet product gerelateerde bedrijfsuitgaven.

Dat gevoel van controle kan versterkt worden door werknemers feedback te verstrekken over bestellingen in relatie tot contracten en betaalplannen.

Bovendien hoeven inkopers niet de rol van politie agent op zich te nemen. Zij kunnen zich veel meer richten op het rationaliseren van het leveranciersbestand en het onderhandelen over optimale prijs- en leveringsafspraken.

En de crediteurenadministratie hoeft zich niet langer te bekommeren om het laten goedkeuren van facturen. Immers, als de bestelling onder beheer valt en de factuur matcht met de bestelling, kan de factuur direct (en automatisch) worden verwerkt.

Het inkoopproces gedelegeerd en geautomatiseerd met Basware.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!