Whitepaper E-facturatie

E-facturatie heeft de toekomst. Maar in het bedrijfsleven stuurt men liever pdf-facturen per e-mail naar elkaar. Zowel technologische ontwikkelingen als de overheid gaan op zeer korte termijn een belangrijke rol spelen in de adoptie van e-facturatie.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-efacturatie-adoptie-v4

     

      Succesverhaal

      Internsnack

      “Nu is alleen het scannen nog over, daarna pakt Basware het op en doet het werk voor ons.”

      DOWNLOAD CASE STUDY

      De afdeling van crediteurenbeheerder Thomas Wijnberg bevindt zich op hetzelfde terrein als de fabriek in Doetinchem waar ze noten verwerken en pindakaas maken. Dat ruikt niet alleen lekker, het was ook makkelijk toen ze eind 2017 de nieuwe purchase-to-pay software van Basware invoerden. Thomas: “De lijnen zijn hier kort, je loopt makkelijk even langs om iets uit te leggen.” Intersnack Nederland is onderdeel van een Duits familiebedrijf. De zaken in Nederland gaan goed. Ze produceren hartige snacks en noten onder eigen naam (zoals Chio, POMBÄR en Jack Klijn), maar zijn ook een grote speler met private labels. Onder andere Albert Heijn, Jumbo, Aldi, Lidl en Superunie behoren tot de afnemers. Vooral de pindakaas doet het goed. “Bijna een derde van de Nederlandse pindakaas komt bij ons uit Doetinchem vandaan,” vertelt Thomas met trots.

      Gemoedelijke sfeer

      Minstens zo trots is hij op het feit dat jaarlijks zo’n 400 miljoen consumenten eenheden - dus potjes, zakjes en bakjes - uit handen komen van zijn 460 Intersnack-collega’s. Die zijn verdeeld over Doetinchem, waar ook het hoofdkantoor staat, Lelystad (snacks en productie van de eigen merken, die 3x harder groeien dan de markt!) en Hardinxveld Giessendam (verpakken). Een speler van formaat dus, maar de sfeer is zeer gemoedelijk. Medewerkers van het hoofdkantoor en van de fabriek gebruiken dezelfde kantine. “Dan zit je naast iemand uit de fabriek en hoor je de mooiste verhalen, ik hou daar wel van.”

      Aan het bureau

      Die goede contacten kwamen ook goed van pas toen ze in december 2017 voor hun factuurafhandeling overgingen van het basic Basware IP naar het meer geavanceerde Basware. “Het was vlak voor Kerst. Iedereen wilde met vakantie, kwamen wij aan met ons nieuwe pakket.” blikt Thomas terug. Toch ging de overgang tamelijk geluidloos. Er lag een goed plan, ICreative begeleidde het proces soepel en vooraf waren alle betrokken partijen goed geïnformeerd. En was er dan toch nog een vraag, dan liep Thomas even langs: “Geen afstandelijk mailtje of telefoontje, maar gewoon aan het bureau. En dan blijkt iedereen het makkelijk op te pikken.”

      Arbeidsintensief

      Toen Thomas in 2010 bij Intersnack begon, telde de afdeling boekhouding nog 7 medewerkers. Nu zijn ze nog met z’n drieën. En deden ze toen 100 facturen per dag, nu doen ze er minstens 150. “We kunnen steeds meer aan met steeds minder mensen.” Veel arbeidsintensieve werkzaamheden zijn dan ook verdwenen. In de oude situatie moest een factuur van a tot z afgewerkt worden - scannen, coderen, controleren, ‘overschieten’, matchen, boeken en doorboeken - en dat kostte minstens 6 minuten per factuur. “Nu is alleen het scannen nog over, daarna pakt Basware het op en doet het werk voor ons.”

      Meer facturen a.u.b.

      Met als direct gevolg dat Thomas en z’n collega’s zich op andere zaken kunnen focussen. Zoals meer analyses van bijvoorbeeld de doorlooptijden. “Daar valt nog winst te behalen.” En ze zijn in gesprek met leveranciers om het proces nog verder te finetunen. “We vragen of we nog meer facturen kunnen krijgen. Daar wordt wat lacherig op gereageerd, maar daar willen we wel naar toe.” Transporteurs sturen soms één verzamelfactuur voor misschien wel 20 transporten. “Daar hebben wij nu nog werk aan. Wij willen toe naar één factuur per purchase-order. En op termijn moeten we over naar XML-facturen, waar in principe alles op staat. Dan is onze interventie helemaal niet meer nodig. Of we dan niks meer te doen hebben? Nee hoor, we hebben ook debiteurenbeheer nog. Voor ons drieën blijft er nog genoeg te doen.”