Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren
we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk van GLR over de implementatie van Basware SaaS voor factuurverwerking. Met ongeveer 4500 leerlingen is GLR het grootste en innovatiefste media-instituut van de Benelux. Alle opleidingen zijn zo ingericht dat het de nieuwste mogelijkheden op het gebied van media, design en technologie direct kan vertalen in het onderwijs. Zo heeft de vakschool de beste audiovisuele apparatuur in huis voor de leerlingen en een eigen drukkerij waar praktijklessen worden gegeven. Het is daarmee een trekpleister voor de wijde omtrek. Leerlingen komen uit een veel groter gebied dan gebruikelijk voor regionale opleidingscentra.

Vooruitstrevend

Ook op het gebied van inkoopen factuurverwerking is GLR vooruitstrevend. ‘We verwerken onze facturen al sinds 2002 digitaal. Destijds hadden we niet veel keuze en was Basware een van de weinige aanbieders’, laat Cees Verdonk, financieel manager bij GLR, weten. In 2016 stapte GLR uit kostenoverwegingen over naar een softwarepakket van een. andere leverancier, maar daar kwam het lyceum vrij snel van terug. ‘We waren verwend geraakt door het gebruiksgemak van Basware. Dat is een fijn pakket. De applicatie heeft een responsive ontwerp. Het maakt niet uit op welk apparaat je kijkt, je krijgt hetgeen je nodig hebt op je scherm. Of je nu kijkt op je mobiel, je tablet of desktop’, illustreert Verdonk.

Cloud

Basware Saas is een cloud-applicatie dus er kwamen van de ICT-afdeling wel een aantal vragen over de veiligheid. ‘Dat ligt niet aan gebrek aan ervaring. We hebben meer SaaS applicaties in huis, maar ICT wil wel de veiligheid waarborgen’, zegt Verdonk. Basware maakt gebruik van Amazon Web Services (AWS) voor zijn cloudoplossing. Basware en AWS waarborgen de veiligheid van data op verschillende manieren. ‘Veel van onze klanten migreren juíst als informatiebeveiliging een hot topic is naar een SaaS-omgeving’, vult Peter Derksen aan. Vanuit ICreative is hij betrokken als account manager. ‘De ontwikkelingen in informatiebeveiliging gaan zo snel dat interne (IT-)afdelingen het vaak niet bij kunnen of willen houden. Bij AWS hoort beveiliging en onderhoud tot de dagelijkse kost. Het zit in hun DNA’, aldus Derksen.

Meerwaarde

Het initiatief om ICreative als value added reseller te introduceren kwam van Basware. Verdonk: ‘We zagen de betrokkenheid van een implementatiepartner in eerste instantie helemaal niet als meerwaarde, want wat is er nu beter dan bij de bron te zitten? Maar wat we als minpunt zagen, werd juist een pluspunt door de klantgerichte houding van ICreative.’ ‘De samenwerking verloopt soepel’, beaamt John de Bokx, coordinator Financiele Zaken bij GLR. ‘We kunnen met onze vragen goed terecht en krijgen snel antwoord. Pas geleden nog hadden we een vraag over een balansrekening die het systeem niet herkent waardoor bepaalde facturen niet toegewezen konden worden. Dit was snel opgelost.’ ‘Ook waren we verrast door de flexibiliteit van het pakket in de cloud’, vervolgt De Bokx. ‘Niet voor elke factuur ga je een verplichting aan met een formele inkoopopdracht, maar je wil wel controle houden en weten of er voldoende budget is voor die post en mensen bewust
maken van hun uitgaven. Deze check is er nu zonder dat we hoefden te wachten tot er meer klanten waren met dezelfde wens voor deze functionaliteit. We voelen ons daardoor niet minder dan de hele grote Basware-klanten.’

De implementatie, inclusief de integratie met Unit4 Multivers, had een totale doorlooptijd van ongeveer drie maanden en is zeer voorspoedig verlopen. GLR ziet de
toekomst dan ook met vertrouwen tegemoet en staat open voor verdere automatisering.