Facturen automatisch matchen
Vandaag de dag is het automatisch matchen van facturen gemeengoed geworden. Althans, het matchen van facturen op kopniveau met achterliggende inkooporders en ontvangsten is standaard functionaliteit geworden. Zowel ERPsystemen als ‘best-of-breed’ p2p-systemen bieden dit standaard aan. Maar matchen op alleen kopniveau blijkt in de praktijk ook geen waterdichte methode te zijn.
Dit maakt dat automatiseringspartijen continu zoeken naar mogelijkheden om het matchen intelligenter te maken, bijvoorbeeld om facturen op regelniveau te matchen. Met andere woorden: de software vergelijkt de factuurregels met order- en/of ontvangstregels en maakt daarbij gebruik van bepaalde toleranties, rematch periodes, validatieregels en matching scenario’s. En daar stopt het zeker niet.
De voordelen van het betrekken van factuurinformatie op regelniveau zijn evident. Als de informatie op facturen enerzijds en de informatie op orders en ontvangsten anderzijds op detailniveau met elkaar worden vergeleken, kan met zekerheid worden vastgesteld waar de afwijkingen zich bevinden.
Bij deelmatching wordt alleen het afwijkende deel van de factuur voorgelegd voor verdere handmatige verwerking. De afdeling crediteurenadministratie hoeft derhalve geen puzzel op te lossen om de verschillen bij elkaar te zoeken.
Dat verhoogt de arbeidsproductiviteit en verkleint de kans op fouten, omdat medewerkers zich alleen nog maar hoeven te concentreren op de niet overeenkomende regels. Ook kunnen eventuele prijsverschillen aan de betreffende (order-)regel worden toegekend in plaats van aan de gehele order. Dat verhoogt de betrouwbaarheid van informatie in de verschillende systemen.
Naast volautomatische factuurverwerking groeit de behoefte naar meer gedetailleerd inzicht en transparantie, zodat de gegevens compliant, controleerbaar en traceerbaar worden. Een wens die sterk samenhangt met automatisering. Deze whitepaper geeft inzicht in de huidige ontwikkelingen.
