crediteurenadministratie

E-facturatie ook zonder overheid verstandig

Lange tijd heeft het er naar uitgezien dat e-factureren zou worden afgedwongen door wet- en regelgeving. Dat blijkt toch niet zo te zijn, althans voorlopig niet. Desondanks is het heel aantrekkelijk voor bedrijven om over te stappen op e-factureren, zegt Danny Kind, Senior Product Manager E-invoicing van ICreative. “Zeker als ze zich aan de geldende eisen voor factuurgegevens houden. Klant en leverancier profiteren dan allebei.”

E-factureren vanaf 2017 een voldongen feit’ stond er amper enkele maanden geleden nog boven menig artikel over e-factureren. ‘Fake news’ was dat niet, niet helemaal tenminste, want inderdaad zijn leveranciers van de Nederlandse Rijksoverheid sinds begin dit jaar verplicht om elektronische facturen in XML-formaat te versturen. Maar de praktijk is nu eenmaal weerbarstiger. “De Rijksoverheid heeft zèlf nog stappen te maken naar volledig data-gedreven factuurverwerking en lijkt nog soepel richting het bedrijfsleven. Het grote vliegwieleffect richting het bedrijfsleven blijft vooralsnog uit”, zegt Danny Kind, Senior Product E-invoicing van ICreative, een bedrijf dat organisaties ondersteunt die elektronische facturen willen ontvangen en/of versturen.

Hier komt bij dat ook de lagere Nederlandse overheden zelf nog niet hoeven over te stappen op e-factureren, al hangt dit wel in de lucht. Lange tijd zag het ernaar uit dat alle aanbestedingsplichtige overheden in november 2018 verplicht zouden worden om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken, maar die datum is met minimaal 6 maanden uitgesteld. “Wanneer het wel verplicht wordt, is onbekend”, aldus Kind. Een en ander hangt af van wanneer de norm e-factureren officieel wordt gepubliceerd: 18 maanden, daarna zou deze verplicht worden volgens de Europese richtlijn 2014/55/EU. “Waar in eerste instantie verwacht werd dat de officiële publicatie afgelopen mei 2017 gehaald zou worden, is nu de verwachting dat de publicatie van de norm plaatsvindt in oktober 2017, waaruit volgt dat de definitieve ingangsdatum van de verplichting per april 2019 een feit zou zijn.”

Data is de nieuwe olie

De adoptie van e-factureren in het bedrijfsleven zou in principe niet moeten afhangen van Nederlandse of Europese wet- en regelgeving. In het bedrijfsleven wordt veelvuldig geroepen dat data de nieuwe olie is. Naast de mechanische automatisering van de laatste 200 jaar, is er momenteel duidelijk sprake van een tweede automatiseringsslag op het gebied van informatie en intelligentie. Bedrijfsprocessen worden meer en meer geautomatiseerd, maar dit kan alleen gerealiseerd worden als informatie in data-vorm beschikbaar is. Factuurverwerking is hier een goed voorbeeld van. Facturen kunnen op papier of als PDF worden verzonden en ontvangen. Maar als databestand kan een factuur direct en snel worden verwerkt door boekhoudprogramma’s of purchase to pay automatiseringssoftware.

E-factureren kan idealiter geheel automatisch plaatsvinden, zonder menselijke tussenkomst dus. Daarmee worden facturen sneller verwerkt en betaald door de klant, wat leidt tot een afname van het aantal debiteurendagen en minder beslag op het werkkapitaal. De kosten voor het beheer van de factuurstroom aan klantzijde kunnen met 25 tot 50 procent afnemen als alle facturen elektronisch worden verwerkt. Met e-factureren is er zowel aan klant- als aan leverancierszijde beter inzicht in het workflow- en facturatieproces binnen de organisatie, en daarmee ook een betere beheersing: het betekent dat facturen niet meer verloren of vertraagd raken, beter inzicht in debiteuren- en crediteuren portefeuille en een beter werkkapitaalbeheer. Allemaal voordelen die zich ook zonder de overheid voordoen.

Babylonische spraakverwarring

Je zou dus zeggen: e-factureren brengt zoveel voordelen met zich mee, dat het coûte que coûte aantrekkelijk is om het in te voeren. Toch loopt het nog steeds niet zo’n vaart met e-factureren. Volgens een onderzoek van het CBS uit 2016 verstuurde 80 procent van het Nederlandse MKB nog gewoon papieren facturen, 16 procent PDF bestanden per e-mail en slechts 4 procent e-facturen in UBL-formaat. Inmiddels zullen die percentages anders liggen, maar als 10 procent van de bedrijven e-facturen verstuurt en verwerkt, is het veel. Zien al die bedrijven dan niet in dat ze zichzelf tekort doen? Ook, zegt Kind: “We zijn allemaal druk met lopende projecten. Druk met de waan van de dag. Een onderwerp als e-factureren is dan vaak kind van de rekening. Temeer omdat op voorhand moeilijk te overzien is hoe e-factureren ingericht moet worden en welke kosten er mee bespaard kunnen worden.”

Danny Kind, ICreative“Veel informatie kan automatisch worden toegevoegd op basis van de beschikbare data op de factuur”

Er speelt iets anders mee, denkt Kind, namelijk dat er niet één standaard is voor e-facturen en dat elke klant vrij is om extra factuurinformatie van haar leveranciers te vragen. “Elke sector heeft zijn eigen wensen voor wat betreft factuurgegevens. In de bouw willen ze vaak projectnummers op een factuur, uitzendbureaus sturen personeelsinformatie en energiebedrijven gebruiken meterstanden. Daarnaast verwachten klanten steeds vaker van hun leveranciers dat zij een deel van de factuurcodering op de factuur plaatsen. Op zich heel begrijpelijk, maar zo wordt het wel moeilijk om één standaard door te voeren. Het facturatiesysteem van de leverancier bevat doorgaans alleen de wettelijk verplichte factuurgegevens en is algemeen ingericht. Extra velden zijn niet zomaar toe te voegen in een dergelijk ERP-systeem. Laat staan als niet één klant, maar diverse klanten verschillende extra factuurgegevens plotseling verplicht stellen.” Een Babylonische spraakverwarring, kortom.

Wettelijke standaard

Als bedrijven zich zouden houden aan de wettelijke factuureisen zou dit probleem uiteraard van de baan zijn. Het gevolg zou een aanzienlijke groei van het aantal e-facturen zijn. En als een klant meer informatie wil hebben dan wettelijk verplicht is op een factuur? “Dan nog kan de klant de binnenkomende e-facturen automatisch verwerken. Alleen moet hij de gewenste informatie zelf toevoegen, en moet hij dus wel wat extra werk verrichten. Met de opkomst van robotisering hoeft dit geen handmatig werk te zijn. Veel informatie kan automatisch worden toegevoegd op basis van de beschikbare data op de factuur”

Als iedereen zich aan de wettelijke factuureisen houdt, kan het zijn dat je als klant niet alle gewenste (coderings) informatie binnenkrijgt. Daar staat tegenover dat je negen van de tien leveranciers zover krijgt dat ze e-facturen aanleveren, aldus Kind “En met negen uit tien leveranciers een efficiencyslag van 90% realiseren, biedt veel meer voordeel dan met slechts één leverancier een efficiencyslag van 100% te realiseren, terwijl de overige leveranciers facturen op papier of PDF blijven aanleveren.” Bedrijven die e-facturering willen invoeren, doen er dus goed aan om samen met hun leveranciers af te spreken zich aan de wettelijke factuureisen te houden.

Invoice operators

En zolang dit niet op grote schaal gebeurt? Zolang de Babylonische spraakverwarring op het gebied van e-factureren blijft bestaan doordat verschillende factuureisen en formaatstandaarden worden gehanteerd? “Tja, in Europa bestaan tientallen talen, maar in het Europese Parlement kunnen mensen dankzij de tussenkomst van tolken toch eenvoudig met elkaar communiceren. Zo is het met al verschillende facturen ook”, aldus Kind.

Bedrijven als ICreative en andere zogeheten ‘e-invoice operators’ of ‘billing service providers’ kunnen zorgen dat bedrijven facturen krijgen aangeleverd zoals zij dat willen, ongeacht het formaat waarin de facturen oorspronkelijk door de leverancier is opgesteld. Van papier of PDF naar XML (e-factuur), of van het ene formaat XML naar het andere formaat XML. En bovendien ook nog eens gestandaardiseerd. Het kan allemaal. Ieder bedrijf kan in theorie dus vanaf dag één, e-facturen ontvangen, ongeacht of haar leveranciers daar in mee willen gaan. Het is een tussenoplossing, maar wel een die valt in de categorie van totale ontzorging. Een oplossing die bovendien ook nog eens goedkoper is dan zélf facturen invoeren, valideren, coderen en matchen.

Als e-facturatie werkelijk ingeburgerd raakt en iedereen dezelfde “taal” spreekt verliezen de e-invoice operators natuurlijk wel hun positie, maar zo ver is het nog lang niet – als het er ooit al van komt.

Dit artikel is eerst verschenen op de website van Financieel Management

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase to pay en factuurverwerking (e-facturatie) aan grote ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.