E-facturatie

E-facturatie, of elektronisch factureren, is onderdeel van het purchase-to-pay proces, waarbij inkomende facturen volledig automatisch ontvangen, verwerkt en betaalbaar gesteld worden, zonder handmatige tussenkomst.

Wat is E-facturatie?

Een e-invoice, of e-factuur, is een factuur dat in de vorm van een databestand, typisch in een XML formaat, wordt gemaakt, verstuurd, ontvangen, verwerkt en gearchiveerd. Het werken met e-facturen is een voorwaarde voor volledig automatische factuurverwerking.

Elektronische facturen bestaan al ruim 20 jaar en werden als Electronic Data Interchange (EDI) documenten opgeleverd. Vandaag de dag worden e-invoices als Extensible Markup Language (XML) bestanden verwerkt. XML is een taal die heel veel verschillende standaarden kent als ebXML, ETIS, OASIS UBL 2.x, GS1, ISO 20022, LITIG/LEDES, PIDX, Rosetta Net, ebInterface, BMF, ISDOC, OIOXML, Finvoice, ZUGFeRD, FatturaPA, facturae, Svefaktura, SFTI, swissDIGIN, UBL-TR. Deze verscheidenheid aan talen maakt adoptie van e-facturatie lastig.

E-facturatie nieuws

Ontvang het laatste nieuws maandelijks in uw inbox!



Voordelen van E-facturatie

Een e-invoice heeft veel voordelen ten opzichte van papieren en PDF facturen. De laatst genoemde facturen moeten ontvangen worden; de gegevens moeten worden overgetypt in een database, gecodeerd en gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens; een PDF factuur wordt vaak uitgeprint, vastgeniet aan een lijstje met budgethouders, die vervolgens de factuur moeten goedkeuren en aan elkaar moeten doorspelen.

Wanneer facturen echter als databestanden worden ontvangen, dan kan er met behulp van een purchase-to-pay (P2P) systeem ook geautomatiseerde business regels op worden losgelaten, waarmee de e-factuur kan worden verwerkt, zonder tussenkomst van mensenogen en -handen. Oftwel, straight-through processing.

Met behulp van een P2P systeem als Basware, kunnen gegevens in een e-factuur bijvoorbeeld automatisch worden gevalideerd met stamgegevens in een ERP systeem, maar ook worden vergeleken met de bestelling die aan de factuur vooraf ging. Afhankelijk van de soort én de mate van afwijking, kan de factuur retour naar de leverancier worden verzonden met opgave van reden.

E facturen zijn dus noodzakelijk om volledig geautomatiseerd facturen te kunnen verwerken. De kostenbesparing is significant. Maar met automatisering en de integrale aanpak tussen deelprocessen die daar bij hoort, worden het inkoop tot betalingsproces ook heel transparant gemaakt.

Dat is niet alleen prettig vanuit compliance oogpunt, maar processen die zichtbaar zijn kunnen voorts worden gestuurd teneinde de kasstroom te verbeteren.

No posts found.

E-facturatie en de Digitale Overheid

In verschillende delen van de wereld speelt de Overheid een voortrekkersrol in elektronisch factureren. De reden daarvoor is tweeledig:

  • De Overheid ontvangt zelf ook facturen uit het bedrijfsleven en wil deze efficiënt kunnen verwerken.
  • De factuur is een belangrijk document voor belastingen. Om het btw-deficit te dichten, oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen, moeten alle facturen tussen leveranciers en klanten in veel Zuid-Amerikaanse en Aziatische landen langs de overheid. In deze landen is het btw-deficit hierdoor drastisch teruggebracht. Om dit te kunnen realiseren is e-facturatie de standaard.

In Nederland, waar het btw-deficit in 2015 overigens 7,94% bedroeg (3,8 miljard Euro), heeft de overheid met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De motivatie hiervoor is niet zozeer gebaseerd op het terugdringen van het btw-deficit, maar wél om kostenbesparingen met factuurverwerking te realiseren met betrekking tot bedrijven die diensten aan de overheid leveren.

    • Groen: real-time clearance model
    • Geel: post-transactie audit model
    • Grijs: niet gereguleerd

Geautomatiseerde factuurontvangst 2.0

Zou het niet mooi zijn om één oplossing te hebben die zorgt voor een volautomatisch, touchless ontvangstproces, mét kwalitatief goede en zoveel mogelijk gestructureerde factuurdata en die tegelijkertijd de drempels voor uw leveranciers wegneemt doordat zij hun eigen verzendmethode kunnen blijven hanteren?

Deze whitepaper beschrijft een aantal verschillende tools – van OCR-oplossingen, XML-uitwisseling tot uitbesteding aan billing service providers – en de mate waarin iedere oplossing bijdraagt aan het automatiseren van het factuurontvangstproces op basis van kwalitatief goede factuurdata.

Realisatie van E-facturatie

In eerste instantie vond adoptie van e-facturatie plaats vanuit het bedrijfsleven. Met name bij de grotere inkooporganisaties die van hun leveranciers e-facturen vereisten. Voor elektronisch factureren zijn in theorie niet méér dan twee partijen voor nodig; een leverancier die de factuur voor geleverde goederen of diensten verstuurd en de klant die deze afneemt en de factuur betaald.

Dit model kent wisselende successen en vraagt om onderhoud van platforms, wat in de praktijk niet rendabel gemaakt kan worden ten opzichte van wat factuurverwerking zou mogen kosten. Aan het direct versturen en ontvangen van facturen kleeft een groot nadeel. De ene leverancier levert facturen in PDF aan en de ander in een bepaald data format. Voor de klant geldt hetzelfde; sommige vinden papieren facturen prima en de ander heeft ze liever in een XML bestand. En dan te zwijgen over de inhoud van de factuur. De informatie structuur en factuur specificaties kunnen onderling sterk van elkaar verschillen.

Transactie netwerk

Dat kost werk en vaak ook significant veel correctief werk om de factuurverwerking in goede banen te leiden. Om dit werk uit handen te nemen bieden tal van service providers een rol tussen leverancier en klant aan, waarbij zij facturen tussen de partijen converteren naar een format waar de betalende partij om vraagt. Een klant van een service provider ziet facturen bijvoorbeeld binnenkomen in een specifiek XML format met een specifiek aantal velden, waarna de service provider alle inkomende facturen van alle leveranciers omzet naar de gewenste specificaties van de klant.

Het enorme voordeel hiervan is de snelle opstart voor bedrijven. Zij zijn niet langer afhankelijk van de medewerking van leveranciers en kunnen direct facturen ontvangen die verder verwerkt kunnen worden door een boekhoudprogramma.

Toekomst van e-invoicing

Naar verwachting zal de adoptie van e-facturatie worden versneld door de overheid. Een factuur is namelijk niet alleen voor koper en leverancier een belangrijk document. In het kader van belastingen is een factuur ook naar de overheid toe een belangrijk document. Niet vreemd dat de overheid een rol kan spelen in de adoptie van elektronisch facturatie. In de meeste landen wordt het zogenaamde post-audit model toegepast, waarbij belastingaudits worden gedaan, soms wel jaren nadat de transactie heeft plaatsgevonden. Dit is niet bevorderlijk om het BTW-deficit te dichten; oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen. In veel Latijns-Amerikaanse en Aziatische landen moeten alle facturen direct naar de overheid worden gestuurd, om het gat te dichten. E-invoicing maakt het de overheid mogelijk om de enorme hoeveelheid facturen snel te kunnen verwerken.

basware logo klein

Basware biedt met het Basware Network het grootste open netwerk in de wereld aan waar any-to-any conversie van facturen en bestellingen plaatsvindt. Ruim 1 miljoen leveranciers en kopers versturen en ontvangen facturen en bestellingen in het exacte format dat zij wensen. Het Basware Netwerk zorgt voor conversie van facturen naar XML bestanden en biedt daarmee totale ontzorging aan alle partijen.

Klantcase | PON Power en PON Equipment

Je kunt ze gerust de ‘zware jongens’ van Pon Holding noemen: Pon Equipment en Pon Power. Marc Engelen en Martijn van der Horst zijn de financiële spillen bij deze zware jongens. Marc is Controller bij Pon Power en Martijn is Manager Finance bij Equipment. Vrij recent zetten de beide bedrijven een belangrijke stap voor hun financiële administratie door met de software van Basware en Kofax aan de slag te gaan met elektronisch factureren.

icreative purchase to pay pon

Waarom ICreative

Wij transformeren gefragmenteerde processen met ongestructureerde informatie naar data-gedreven en intelligente purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen.

AUTOMATISERING

Wij implementeren en supporteren automatiseringsoplossingen van enkele grote wereldspelers op het gebied van purchase-to-pay en e-facturatie.

EXCELLENCE

Met procesoptimalisatie en verbetering van datakwaliteit brengen we de automatiseringsgraad hoger dan wat met standaard oplossingen bereikt kan worden.

ICreative klanten