E-Factureren Overheid

E-factureren neemt langzaam maar gestaag in populariteit toe. In Zuid-Amerika en delen van Azië speelt de overheid hierin een rol als katalysator. In Europa gaat in 2019 richtlijn 2014/55/EU van kracht en zal de adoptie van e-facturen in het bedrijfsleven naar verwachting ook een vlucht nemen.

E-factureren zonder overheid

E-facturatie, oftewel het ontvangen, verwerken en opslaan van facturen in de vorm van een databestand, levert een bedrijf alleen maar voordelen op.

De factuurverwerking kan met e-facturen namelijk volledig automatisch verlopen. Het valideren, het coderen en het matchen met inkooporders, contracten, betaalplannen en ontvangstbewijzen wordt automatisch uitgevoerd, en alleen de uitzonderingen moeten handmatig worden opgepakt. Een e-factuur kan daarmee vanuit het systeem van een leverancier direct in het systeem van de klant worden verwerkt en ter betaling worden aangeboden.

Ter vergelijking: gemiddeld kost het verwerken van een papieren factuur 17,60 Euro, terwijl automatische verwerking gemiddeld 6,70 Euro bedraagt. Bij 50.000 facturen levert dat een besparing van ruim een half miljoen euro op. Wanneer matching met orders en betaalplannen geautomatiseerd verloopt, kan de besparing nog veel verder oplopen.

Desondanks verloopt de adoptie van e-factureren vrij traag. Een belangrijke oorzaak voor de trage adoptie is dat succesvol e-factureren deels afhangt van de medewerking van leveranciers.

adoptie e-facturatie

White paper E-facturatie | Trage maar Gestage Adoptie

E-factureren is een kind van deze tijd, waarin het bedrijfsleven de mond vol heeft van “digitale transformatie”, “big data”, en “artificial intelligence”. Data is misschien de nieuwe olie, maar op financiële administraties vloeit de olie vooralsnog in bescheiden mate.

En dat terwijl het verwerken en opslaan van bijvoorbeeld facturen in de vorm van data eigenlijk alleen maar voordelen met zich meebrengt en geen nadelen. Een gebrek aan kritische massa lijkt parten te spelen. Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Trage maar gestage adoptie.

Overheid als Katalysator

In verschillende delen van de wereld speelt de Overheid een voortrekkersrol in e-factureren. De factuur is een belangrijk document voor belastingen. Om het btw-deficit te dichten, oftewel het verschil tussen inkomsten uit belasting wat je zou mogen verwachten en wat er daadwerkelijk is ontvangen, worden e-facturen van een leverancier aan een klant in veel Zuid-Amerikaanse en Aziatische landen ook naar de overheid verstuurt. In deze landen is het btw-deficit drastisch teruggebracht.

Om deze berg aan facturen van bedrijven geautomatiseerd te kunnen verwerken, is e-factureren verplicht gesteld. Omdat e-factureren de operationele kosten aanzienlijk verlaagd, ligt het in deze landen voor de hand dat bedrijven ook e-facturen aan elkaar versturen.

In Nederland, waar het btw-deficit in 2015 overigens 7,94% bedroeg (3,8 miljard Euro), heeft de overheid met het bedrijfsleven afgesproken dat per 1 januari 2017 alle leveranciers van de Rijksoverheid bij nieuwe inkoopovereenkomsten hun factuur elektronisch moeten indienen. De motivatie hiervoor is niet zozeer gebaseerd op het terugdringen van het btw-deficit, maar wél om kostenbesparingen met factuurverwerking te realiseren met betrekking tot bedrijven die diensten aan de overheid leveren.

Naast het Nederlandse initiatief wordt vanuit Europa de Europese richtlijn 2014/55/EU doorgevoerd in 2019, waarmee alle aanbestedende diensten in Europa e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken. In dit vaarwater wordt ook gewerkt aan een Europe e-factuur standaard; de EN-16931.

eu vlag
Jeroen Rozeboom

Declaraties zijn facturen, toch?

Bedrijven lopen kansen mis als ze stoppen met automatiseren na een succesvolle implementatie en ingebruikname van een factuurverwerkingssysteem. Door anders te denken, kunnen bedrijven eenvoudig bestaande systemen verder uitnutten. Door een declaratie als een factuur te behandelen en ze mee te nemen in de facturatiestroom, maken bedrijven een einde aan... Lees verder

elektronisch factureren belastingen blockchain

White paper E-facturatie | Belastingen en Blockchain

Facturen worden al gebruikt zolang mensen onderling handel bedrijven. Met het ontstaan van landbouw dus; minstens 5.000 jaar geleden. In deze op landbouw-gebaseerde samenlevingen werd in kerfstokken, en later in kleitabletten, gemarkeerd wie, wanneer, wat en in welke hoeveelheid zaken hadden gedaan. Deze kleitabletten deden als factuur dienst en werden bestendigd in tempels, die destijds ook als commerciële en politieke centrum voor samenlevingen fungeerden.

De continue ontwikkeling van technologie én een aanzienlijke BTW-deficit, wekken de indruk dat de overheid wederom een grotere rol zal spelen in de facturatie bij bedrijven. Lees er meer over in onze white paper E-facturatie: Belastingen en Blockchain.

Oplossingen voor E-factureren aan Overheid

Om e-facturen aan de Nederlandse overheid te versturen, bestaan een aantal mogelijkheden:

  • Aansluiting op Digipoort. Dit is het centrale platform van de Rijksoverheid voor de afhandeling van berichtenverkeer. Digipoort is alleen rendabel voor bedrijven die heel veel facturen aan de overheid versturen.
  • Aansluiting op Simplerinvoicing. Dit is een netwerk van ERP, P2P en accountingsystemen en e-facturatie dienstverleners. Hiermee kunnen bedrijven vanuit hun eigen systeem e-factureren, mits dit systeem op het netwerk is aangesloten.
  • Via het leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Dit is een webportaal om een factuur handmatig in te voeren en daarmee geschikt voor bedrijven die sporadisch een factuur aan de overheid moeten versturen.

Basware Network

Voor de meeste bedrijven is de overheid een van de vele klanten die ze bedienen. En die klanten hebben ook zo hun wensen met betrekking tot de ontvangst van facturen. Voor de klant geldt hetzelfde. De ene leverancier levert PDF facturen aan, de ander een e-factuur, maar waarvan de structuur kan verschillen van de e-factuur die door een andere leverancier wordt aangeleverd. Deze pluriformiteit verklaart voor de groot deel de trage adoptie van e-factureren binnen het bedrijfsleven. Om in één keer over te gaan op e-factureren zónder daarbij afhankelijk te zijn van klanten en leveranciers, kan worden aangesloten op het Basware Network.

Het Basware Network is het grootste open, e-facturatie en e-order netwerk in de wereld waar ruim 220 andere netwerken op aangesloten zijn, en waar facturen (en bestellingen) naar gestuurd en ontvangen kunnen worden, zonder dat partijen zich moeten bekommeren over de wensen en mogelijkheden van de andere partij. Het Basware Network biedt daarmee een snelle start en totale ontzorging. Naast any-to-any conversie van facturen en orders, worden in het netwerk ook financieringsdiensten, een marktplaats voor e-catalogi, en online archivering van facturen aangeboden.

Waarom ICreative

ICreative helpt ondernemingen, instellingen en overheden om meer controle op bedrijfsuitgaven te krijgen en het purchase-to-pay proces minder complex, en daarmee kostenefficiënter, te maken. Onze propositie:

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie van Basware en Kofax technologie en hen aangesloten op het grootste open transactie netwerk ter wereld.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole van inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u liever van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!