Purchase-to-Pay

Meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit in inkoop en factuurverwerking door middel van een integraal, data-gedreven en geautomatiseerd purchase-to-pay systeem.

Wat is Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay (P2P), ook wel procure-to-pay genoemd, omvat alle processen die betrekking hebben op de bestedingen of bedrijfsuitgaven, waaronder de operationele processen van inkoop, goederenontvangst, factuurverwerking, en de strategisch processen van spend analyse, sourcing en contractbeheer.

Beide p2p processen bestaan in de praktijk vaak uit gefragmenteerde deelprocessen, waarbij informatie ongestructureerd is. Dit geldt met name voor de non-product related bedrijfsuitgaven. Oftewel voor indirect spend. Het is dan onduidelijk hoeveel cash er aan de voorkant van een onderneming heen gaat. Hierdoor wordt er te veel werkkapitaal aangehouden en moeten cijfers te vaak achteraf worden gecorrigeerd.

Door deze processen te transformeren naar een data-gedreven en geautomatiseerd purchase-to-pay systeem, wordt er meer controle verkregen op de cashflow.

Purchase-to-Pay nieuws

Ontvang het laatste nieuws maandelijks in uw inbox!



Voordelen van Purchase-to-Pay automatisering

De digitale transformatie van purchase-to-pay processen staat doorgaans niet bovenaan op de corporate agenda. Het raakt immers niet de core business van een onderneming of instelling. De inkoop van essentiële onderdelen voor het primaire bedrijfsproces heeft uiteraard wel prioriteit. Voor deze onderdelen loont het zich ook om op creatieve en intelligente manieren in te kopen en te betalen. Voor indirect spend is standaardisatie van inkoop gewenst, waarmee het zich leent voor automatisering. Maar de factuurverwerking en betalingsaspecten voor zowel direct spend als indirect spend kunnen prima worden geautomatiseerd.

Verlaag operationele kosten

Door inkoop (voor indirect spend) en factuurverwerking (voor zowel direct als indirect spend) te automatiseren, kunnen de operationele kosten van deze processen worden verlaagd. Automatisering van het purchase-to-pay proces begint vaak bij de crediteurenadministratie. Het proces van handmatig facturen ontvangen, coderen, valideren, laten goedkeuren door budgethouders en ter betaling stellen, kan vervangen worden door een automatisch proces. In dit proces komen facturen automatisch bij budgethouders uit, die achter een laptop of met hun mobiel, de facturen kunnen goedkeuren (of afkeuren), waarna de factuur ter betaling wordt gesteld. Wanneer ook de inkoop gestandaardiseerd en data-gedreven verloopt, kan de goedkeuring zelfs automatisch worden uitgevoerd. De factuur hoeft immers niet handmatig te worden goedgekeurd als deze overeenkomt met een order of contract dat is goedgekeurd.

Besparing op factuurverwerking

De besparingscalculator berekent op basis van enkele variabelen wat er bespaard kan worden (of extra verwerkt kan worden) op het gebied van factuurverwerking. Het vormt slechts een eenvoudige weergave van de werkelijkheid. Voor een veel meer gedetailleerde berekening, kunt u contact opnemen met een van onze consultants.

* Toelichting op Aantal facturen verwerkt per Accounts Payable FTE per jaar in de calculator: 25.000 facturen en (veel) meer is haalbaar als factuurverwerking geautomatiseerd verloopt. Facturen komen automatisch binnen en worden automatisch gecodeerd, gevalideerd én goedgekeurd op basis van diverse informatiebronnen, waaronder stamgegevens in een ERP systeem, inkooporders en contracten. Bij een semi-geautomatiseerd proces, waarbij facturen nog door budgethouders goedgekeurd moeten worden, is een gemiddelde van 15.000 facturen realistisch. Bij handmatige factuurverwerking, waarbij facturen, PDF en gescand, nog door een OCR programma semi-handmatig gecodeerd en gevalideerd moeten worden, is een gemiddelde van 7.000 facturen realistisch.

Verbeter afspraken met leveranciers

Onderhandel lagere inkoopprijzen

Wanneer zicht, en dus controle, op order- en factuurstromen wordt verkregen, kan er kritisch worden gekeken hoe deze stromen zich verhouden tot leveranciers. Voor direct spend zal dit helder zijn, maar voor de long-tail aan leveranciers waar spullen voor het onderhoud van bedrijfspanden, kantoorspullen en marketingmateriaal wordt gekocht is de uitdaging groter. Wanneer bestellingen en facturen systematisch worden beheerd wordt het wél mogelijk. Het leveranciersbestand kan gerationaliseerd worden en met preferred suppliers kunnen prijs- en leveringsafspraken worden gemaakt.

Benut korting op vroegbetaling

Door factuurontvangst en factuurverwerking te automatiseren wordt de doorlooptijd verkort en kan een leverancier sneller worden uitbetaald. Dat vraagt natuurlijk om een beloning.  Een groot aandeel bedrijven in Nederland heeft last van facturen die te laat worden betaald. Om afnemers te stimuleren eerder te betalen, geven veel leveranciers kortingen bij vroege betaling van facturen. Een betalingskorting van 1 procent is niet ongebruikelijk; 2 procent komt ook regelmatig voor. Dit lijkt misschien niet veel, maar de besparing kan aardig oplopen. Uit onderzoek van Forrester blijkt dat bedrijven met een jaarlijkse spend van 300 miljoen euro over een periode van drie jaar gemiddeld zo’n 400.000 euro missen aan betalingskortingen. Dat maakt een business case voor purchase-to-pay automatisering een stuk sterker.

Voorkom factuurfraude

Een PDF of XML factuur gaat langs diverse e-mailservers waarvan selchts zo’n 50% encrypted is. Op elke andere server kunnen criminelen facturen onderscheppen, aanpassen met eigen bankrekeingnummer en doorsturen. Via address spoofing is het zelfs mogelijk om een e-mail namens iemand anders te versturen. Ook kunnen criminelen een spookfactuur de markt in slingeren waarbij de waarde slechts enkele honderden euro’s is zodat er bij de ontvangers weinig handmatige controle plaatsvindt en veelal automatisch betaald wordt. Bedrijven en instellingen kunnen dit voorkomen met geautomatiseerde controlemechanismes op XML facturen (of papieren of PDF facturen die naar XML zijn omgezet). De inhoud van een XML factuur wordt dan vergeleken met de leveranciersgegevens zoals deze bij de klant bekend zijn. Als de combinatie naam, btw-nummer en IBAN op de factuur niet matcht met de gegevens in het systeem, valt een een door criminelen gestuurde factuur met een aangepaste IBAN automatisch uit.

Versterk MVO positie

Met het tijdig betalen van leveranciers en het tegenwerken van fraudeurs laat u al goed gedrag zien. En dat data-gedreven werken het gebruik van papier tegengaat, is natuurlijk evident. Maar data-gedreven werken levert ook transparantie en traceerbaarheid van werkzaamheden op.

icreative purchase to pay intersnack

P2P automatisering bij Intersnack

De afdeling van crediteurenbeheerder Thomas Wijnberg bevindt zich op hetzelfde terrein als de fabriek in Doetinchem waar ze noten verwerken en pindakaas maken. Dat ruikt niet alleen lekker, het was ook makkelijk toen ze eind 2017 de nieuwe purchase to pay software van Basware Alusta invoerden. Toen Thomas in 2010 bij Intersnack begon, telde de afdeling boekhouding nog 7 medewerkers. Nu zijn ze nog met z’n drieën. En deden ze toen 100 facturen per dag, nu doen ze er minstens 150.

Realisatie van Purchase-to-Pay automatisering

De digitale transformatie van het purchase-to-pay proces gaat niet zonder slag of stoot. En wat bij andere automatiseringstrajecten van kracht is, geldt ook hier: “think big, act small”, mits datgene wat “small” is, zichzelf snel terugverdiend. Daarom wordt in de praktijk doorgaans aangevangen met automatisering van factuurverwerking.

De transformatie van gefragmenteerde purchase-to-pay processen die handmatig worden uitgevoerd met veelal ongestructureerde documenten en informatie, naar een integraal, data-gedreven en geautomatiseerd systeem, kan vorm krijgen aan de hand van 4 factoren: processen, stakeholders, data en software.

Purchase-to-Pay processen

Welke purchase-to-pay gerelateerde processen kunnen worden gestandaardiseerd (lees: geautomatiseerd) en welke niet?

Purchase-to-Pay (P2P) omvat alle processen die betrekking hebben op de bestedingen of bedrijfsuitgaven, waaronder de dagelijkse, operationele processen van inkoop, goederenontvangst en factuurverwerking en het strategisch proces van sourcing en contractbeheer. De stap van OCR naar e-facturatie en de geautomatiseerde verwerking van XML facturen, is een mogelijke en gebruikelijke eerste stap naar een geautomatiseerd en intelligent purchase-to-pay systeem.

Purchase-to-Pay data

Welke documenten en informatie gaan er door deze processen hen en hoe krijgen we deze in datavorm beschikbaar?

Om processen te automatiseren zal informatie in datavorm moeten bestaan. Een bekend voorbeeld waarmee informatie kan worden omgezet naar een databestand, is het gebruik van Optical Character Recognition (OCR) technologie. Hiermee kunnen cijfers en letters op een digitale scan (van bijvoorbeeld een papieren factuur) worden herkend en omgezet naar een XML bestand. De data in dit bestand kan vervolgens door p2p- of factuurverwerkingssoftware worden gecodeerd, gevalideerd en goedgekeurd. Het omzetten van informatie naar data is doorgaans een semi-manuele handeling. Idealiter worden facturen in een gestandaardiseerd dataformaat ontvangen (zie e-facturatie).

Purchase-to-Pay stakeholders

Welke stakeholders spelen een actieve rol of hebben invloed op de transformatie?

In de digitale transformatie van p2p-processen zijn diverse stakeholders betrokken. Binnen de organisatie speelt de crediteurenadministratie een centrale rol. Voor de gewenste integrale benadering zal inkoop eveneens een voorname rol spelen. Bij implementatie van een softwareoplossing zal ook IT aan moeten schuiven. Naast de interne organisatie kan een sleutelrol weggelegd zijn voor leveranciers. Bijvoorbeeld bij het beschikbaar stellen van e-catalogi van leveranciers aan medewerkers of bij het koppelen van het orderproces met de e-commerce omgeving van een leverancier (punchout). In het geval van e-facturatie zullen leveranciers gevraagd moeten worden om facturen in een specifiek XML bestand te verzenden. Dit is doorgaans een hele opgave, maar het gebruik van een netwerk waarin facturen automatisch vertaald worden naar een gewenst formaat biedt een zeer goede en schaalbare uitweg.

Purchase-to-Pay software

Welke software hebben we nodig om de transformatie te realiseren en op te schalen (in omvang en internationale scope)?

Zodra de processen en stakeholders in kaart zijn gebracht kan worden gedacht aan een oplossingsrichting. Hier komen een aantal uitdagingen om de hoek kijken. Welke software systemen die in meer of mindere mate het purchase-to-pay systeem raken, wordt momenteel gebruik van gemaakt? Een of meerdere ERP systemen vormen het hart van de supply chain. Dergelijke systemen hebben vaak ook specifieke factuurverwerkingsoplossingen beschikbaar. Een dedicated factuurverwerkingsoplossing biedt doorgaans meer automatiseringsmogelijkheden en hoeft niet duurder te zijn.

Waarom ICreative

Wij transformeren gefragmenteerde processen met ongestructureerde informatie naar data-gedreven en intelligente purchase-to-pay en e-facturatie oplossingen.

AUTOMATISERING

Wij implementeren en supporteren automatiseringsoplossingen van enkele grote wereldspelers op het gebied van purchase-to-pay en e-facturatie.

EXCELLENCE

Met procesoptimalisatie en verbetering van datakwaliteit brengen wij de automatiseringsgraad hoger dan wat met standaard oplossingen bereikt kan worden.

ICreative klanten