Purchase-to-Pay

Een automatisch en intelligent purchase-to-pay (P2P) systeem levert meer zicht op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces. Dat vraagt om een digitale transformatie én een integrale aanpak bij inkoop, crediteurenadministratie en leveranciers. 

Van Sourcing tot Spend Analyse

Het purchase to pay (P2P) proces, of het inkoop tot betalingsproces, omvat alle processen in een bedrijf waarmee producten en diensten van leveranciers worden besteld en betaald. Het omvat sourcing, contractmanagement, inkoop, goederenontvangst, factuurvewerking en spend analysis.

Het proces van inkoop tot betaling bestaat doorgaans uit veel gefragmenteerde deelprocessen dat gebaseerd is op veelal ongestructureerde informatie. Met name de non-product related bedrijfsuitgaven vallen daarbij maar in beperkte mate onder beheer. Het is dan onduidelijk hoeveel cash er aan de voorkant van een onderneming heen gaat. Daardoor wordt er te veel werkkapitaal aangehouden en moeten cijfers te vaak achteraf worden gecorrigeerd.

Door deze processen te transformeren naar een data-gedreven en geautomatiseerd purchase-to-pay systeem worden niet alleen de operationele kosten van bestellen en betalen verlaagd, maar wordt ook zicht verkregen op de order- en factuurstromen waardoor meer controle wordt verkregen op de  bedrijfsuitgaven. Dit biedt mogelijkheden om bijvoorbeeld de kasstroom te optimaliseren en het leveranciersbestand te rationaliseren.

Data is de nieuwe olie

Het inkoop tot betalingsproces kan automatisch verlopen zodra informatie met betrekking tot contracten, betaalplannen, orders en facturen als data beschikbaar is. Zonder (gestandaardiseerde) data, geen automatisering. Data heeft het voordeel dat het automatisch kan worden verwerkt en opgeslagen, maar ook automatisch worden vergeleken met andere data, op basis waarvan automatische beslissingen genomen kunnen worden.

Factuurverwerking, bijvoorbeeld, gebeurt tot op de dag van vandaag voor 90% handmatig, omdat de facturen op papier of als PDF worden aangeleverd door leveranciers.

En omdat organisaties de facturen ook als zodanig valideren, coderen en goedkeuren, om deze vervolgens in te voeren in een ERP systeem of boekhoudprogramma.

Met object character recogntion (OCR) software van Basware of Kofax, kunnen PDF facturen en papieren facturen, na te zijn ingescand, worden omgezet naar een databestand (XML) en daarmee automatisch worden verwerkt, of op zijn minst geautomatiseerd worden voorgelegd aan budgethouders middels een procuratieschema. Met e-facturatie of e-invoicing wordt factuurverwerking nog verder geautomatiseerd omdat facturen al bij ontvangst als databestanden worden ontvangen.

Inkoop én Crediteurenadministratie

De digitale transformatie van het purchase to pay proces is stap één. Om het proces écht te automatiseren en daarmee controleerbaar te maken, zullen de verschillende deelprocessen binnen én tussen inkoop en crediteurenadministratie, zoals sourcing, contractmanagement, inkoopbeheer, goederenontvangst en factuurverwerking, met elkaar in verband worden gebracht. Wanneer een bestelling bijvoorbeeld is goedgekeurd en het product in ontvangst is genomen, kan de factuur automatisch met de order en het ontvangstbewijs worden gematcht, zonder handmatige tussenkomst. Straight-through processing dus. Basware, leverancier van toonaangevende P2P software (zie Gartner), biedt deze integratie in een totaalpakket.

purchase to pay proces

Door het volledige purchase to pay proces integraal en data-gedreven te beheren, wordt er zicht verkregen op het proces. Dit komt niet alleen compliance ten goede, maar maakt ook real-time spend analysis mogelijk. Bij welke leveranciers wijkt de factuur marginaal, maar structureel van de inkooporder af? Waarin verschillen de doorlooptijden bij verschillende kostenposten van elkaar? En hoeveel indirect spend valt onder beheer?

Michiel Leenaers ICreative

De purchase-to-pay manager

Door automatisering verandert onze manier van werken drastisch. Er ontstaan nieuwe beroepen die er tien jaar geleden nog niet waren. Toen mijn accountant onlangs langs kwam, vertelde ik hem dat bedrijven steeds vaker een purchase-to-pay manager aanstellen die de afdeling accounts payable en inkoop dichterbij elkaar moet brengen. Iets wat... Lees verder

icreative purchase to pay intersnack

Referentie | Intersnack

De afdeling van crediteurenbeheerder Thomas Wijnberg bevindt zich op hetzelfde terrein als de fabriek in Doetinchem waar ze noten verwerken en pindakaas maken. Dat ruikt niet alleen lekker, het was ook makkelijk toen ze eind 2017 de nieuwe purchase to pay software van Basware Alusta invoerden. Toen Thomas in 2010 bij Intersnack begon, telde de afdeling boekhouding nog 7 medewerkers. Nu zijn ze nog met z’n drieën. En deden ze toen 100 facturen per dag, nu doen ze er minstens 150.

Purchase-to-pay en leveranciers

Gestandaardiseerde data is nodig voor automatisering van het P2P proces. Maar de digitale transformatie blijkt voor veel bedrijven een flinke horde om te nemen. Het feit dat leveranciers van elkaar verschillen in de wijze waarop ze bestellingen in ontvangst nemen en facturen versturen draagt daar aan bij.

Idealiter worden leveranciers meegenomen in de transformatie naar een data-gedreven en intelligent purchase to pay systeem. Iedere leverancier heeft doorgaans zelf ook heel veel klanten, die onderling in wensen net zo verschillende kunnen zijn.

Any-to-any conversie

Om de digitale slag te maken, zonder daarin afhankelijk te zijn van de medewerking van leveranciers, kan de ontvangst en versturen van P2P-gerelateerde documenten als orders en facturen ook volledig worden uitbesteed, door aansluiting op het grootste data-gedreven en open B2B en B2G transactie netwerk in de wereld: het Basware Network.

In dit netwerk worden documenten van diverse aard geconverteerd naar een gestandaardiseerd format. Dit is typisch een databestand, maar kan ook een PDF of zelfs een papieren document zijn. Dankzij dit netwerk versturen en ontvangen leveranciers én klanten naar elkaar dus orders en facturen in het format en materiaal naar keuze. Zelfs wanneer dit van elkaar afwijkt.

Financiering, Marktplaats en Archivering

Daarnaast biedt het Basware Network online archivering van facturen aan, een marktplaats waar leveranciers e-catalogi naar kunnen uploaden en dat gekoppeld wordt aan het P2P systeem van de klant, en diverse financieringsdiensten waarmee u kunt bepalen wanneer u wilt betalen, hoe u wilt betalen en of u betalingen wilt financieren voor leveranciers.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Wilt u van gedachten met ons wisselen over e-facturatie en purchase-to-pay, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Wilt u alleen of daarnaast per e-mail op de hoogte blijven van e-facturatie en purchase-to-pay automatisering, dan kunt u zich voor onze maillijst inschrijven.