Digitale transformatie van
purchase to pay

Digitalisering in purchase to pay

De digitale transformatie in het bedrijfsleven wordt vaak verklaard uit noodzakelijke kostenbeparingen en het behalen van een competitief voordeel. Maar in feite is het een weerspiegeling van de  “digitale revolutie”.

De digitale revolutie kwam vanaf de grote wereldoorlogen op gang en raakte het bedrijfsleven in de jaren 80 van de vorige eeuw met de komst van computers en het internet. 

De digitale transformatie had aanvankelijk betrekking op de vorm waarin informatie werd gecommuniceerd en opgeslagen. Informatie transformeerde van een analoge vorm naar digitale vorm. Zo werd de papieren factuur verruild voor de digitale, PDF factuur die per e-mail veel sneller van leverancier naar klant verstuurd kan worden.

Het communiceren, opslaan en ophalen van informatie is met digitaliseing van informatie een stuk efficiënter geworden.

Automatisering in purchase to pay

Digitalisering heeft de weg geopend voor de transformatie van handmatig werken naar het geautomatiseerd ophalen, verwerken en versturen van informatie.

Inkoop en factuurverwerking

Een medewerker die een product wil bestellen, logt in een gecentraliseerd inkoopsysteem, waarmee de medewerker automatisch op de webshop van een preferred supplier beland, waar het een product kan selecteren. De bestelling wordt vervolgens in het gecentraliseerd inkoopsysteem gebracht ter goedkeuring door een budgethouder, waarna de inkooporder wordt aangemaakt en de bestelling wordt verricht. 

• Meer over inkoop automatisering

De leverancier verstuurd het product naar het opgegeven adres en de factuur naar de crediteurenadministratie. De factuur komt automatisch in het systeem voor factuurverwerking terecht en wordt automatisch gecodeerd en goedgekeurd op basis van de inkooporder en eventueel het ontvangstbewijs.

Automatisering kent verschillende gradaties. Het gebruik van OCR technologie, waarmee PDF facturen worden omgezet naar databestanden, is nog altijd populair bij crediteurenadministraties. Hierbij wordt het handmatig overkloppen van factuurinformatie vervangen door het automatische herkennen van beeldpatronen.

Met de overheid als katalysator zien we dat OCR wordt vervangen door e-facturatie. Facturen worden niet langer als PDF facturen ontvangen, maar direct als databestand. Een factuur komt dus direct de software voor factuurverwerking binnen om daar automatische gecodeerd en goedgekeurd te worden.

• Lees meer over automatisering van  factuurverwerking
• Lees meer over het automatisch laten valideren van facturen

Facturen kunnen weliswaar automatisch worden verwerkt, accounts payable ontvangt regelmatig telefoontjes van leveranciers met vragen over de facturen die zij hebben verstuurd. Met behup van een eenvoudig online portaal heeft de leverancier zelf inzage in de status van zijn verstuurde facturen. De online status portaal is met ieder systeem te gebruiken.

Automatisering en productiviteit

Natuurlijk kan technologie zichzelf in de weg zitten, maar als het loopt, dan loopt het volcontinue op hoge snelheid en ook nog eens goedkoper dan handmatig werken. Mensen werken zo’n 8 uur op een dag, 5 dagen in de week, met wisselende motivatie en vermoeidheid.

De Forrester Consulting Groep schetste de Total Economic Impact van purchase to pay automatisering bij 6 corporates en concludeerde: Het verwerken van 160.000 inkomende facturen werd van 15 FTE teruggebracht naar 3 FTE.

De grootste meerwaarde van de digitale transformatie van de purchase to pay functie, ligt bij het onder beheer krijgen van de (indirecte) uitgaven. Dit drukt de bestelkosten en maakt het automatisch goedkeuren van inkomende facturen mogelijk. Het volledige rapport kun je hier downloaden:

• Download het forrester rapport [opent in nieuw venster]

Automatisering en standaardisatie

Allemaal gemeengoed dus? Niet bepaald. Ondanks dat alle technologie voor het oprapen ligt, blijkt uit een recent onderzoek van bureau DirectResearch, dat de digitale transformatie met horten en stoten gaat.

Het bureau heeft 200 finance- en inkoopprofessionals bevraagd en concludeerde dat slechts 1% van corporate Nederland, alle facturen volledig automatisch ontvangt en verwerkt. 

Als de technologie er al is, waar gaat het mis? Onze ervaring leert dat datamanagement, zowel op extern als op intern ketenniveau, het grootste struikelblok is. En in het kielzoog zijn daar de belangen en de beperkingen van de verschillende stakeholders in de keten.

Externe ketenintegratie

Ondernemingen hebben met gemak 1000-en klanten en leveranciers. En ieder van hen heeft ook 1000-en klanten en leveranciers.  En ze werken deels met gelijke standaarden en deels met verschillende standaarden.

Het bestellen aan de hand van een mailtje of het ontvangen van een PDF factuurtje, biedt dan uitkomst. Mail en PDF kunnen we immers allemaal mee overweg.

Op het gebied van inkoop zien we in de praktijk het gebruik van een uniform,  centraal bestelformulier, waarlangs alle bestellingen moeten verlopen. Dit biedt al veel voordelen, zeker wanneer het bestelformulier gekoppeld is aan een leveranciersdatabase, maar biedt nog veel ruimte voor verbetering. 

Op het gebied van factuurverwerking zijn er veel initiatieven om de brei aan standaarden te overstijgen. In plaats van toewerken naar één, wereldwijde standaard worden standaarden vertaald naar de gewenste standaard van de ontvanger.

• Lees meer over e-facturatie [opent in nieuw venster]

Interne ketenintegratie

Interne datamanagement is een uitdaging. Zeker in een internationaal speelveld met een op overname gebaseerde groeistrategie, doemt het datamanagement vraagstuk direct op.

Wie is er verantwoordelijk voor data mangement of wordt de verantwoordelijkheid gedeeld? Is er sprake van een centrale single point of truth waar de data kwaliteit wordt geborgd, of worden verschillende systemen aan elkaar gekoppeld aan de hand van business rules? En is een dergelijke koppeling schaalbaar genoeg om andere systemen in de toekomst aan te haken. 

In de praktijk zijn automatiseringstrajecten, vraagstukken over datamanagement en  procesoptimalisatie.

Automatisering en optimalisatie

Fouten-automatisering

In de praktijk heeft automatisering lang niet altijd het beoogde effect. En zijn we vooral ook veel tijd kwijt aan de automatiseringssoftware zelf. 

De cruciale fout is te denken dat een stuk software op zichzelf het antwoord is. Met de transitie naar cloud saas oplossingen, is een abonnement zo aangesloten. Maar als de software niet goed aansluit bij bestaande processen en datastructuren, levert automatisering niet het gewenste rendement. 

Je kunt niet voor een oplossing gaan als je het probleem niet echt kent. In feite ga je dan bestaande fouten automatiseren. 

"Ton Smeele, eBusiness Product Owner System-to-System bij Technische Unie, merkt op dat veel vragen van klanten gaan over de factuur.

“Maar als je pas bij die factuur een fout ontdekt, dan ben je eigenlijk te laat. Het proces staat dan niet centraal. Waarom doen we het niet first time right: meteen bij het vastleggen van de order alles al goed doen.” 

• Lees het artikel over procesoptimalisatie bij de Technische Unie  [opent in nieuw venster]
  
  

Procesoptimalisatie met lean agile

Automatisering zou de aanzet moeten zijn om eerst eens kritische naar de eigen processen aan te kijken.  Voordat een proces geautomatiseerd wordt, moet het speelveld in kaart worden gebracht. Welke processen hebben invloed op het proces dat beoogd wordt voor automatisering. En wat verwachten we voor de toekomst.  

Als dit eenmaal helder is, kunnen we het proces optimaliseren. Op een wijze die in lijn ligt met automatisering. Deze optimalisatie zal waarschijnlijk ook consequenties hebben voor andere processen. Die zullen voor de optimalisatie meegenomen moeten worden.

Als processen eenmaal zijn geoptimaliseerd, dan kan het beoogde proces voor automatisering, worden geautomatiseerd. 

•  Lees verder over procesoptimalisatie met lean agile / Six Sigma

Automatisering en controle

Vraag financieel eindverantwoordelijken naar hun grootste wens op het gebied van purchase to pay, en de kans is groot dat ze uitspreken veel meer grip te willen hebben. 

Een bijkomend voordeel van procesautomatisering is de transparantie van processen. Het voordeel van transparantie is tweeledig.

Enerzijds biedt het zicht op datastromen en worden deze datastromen ook gelogd. Werken conform regelgeving of keurmerken is hier enorm bij gebaat.

• Lees verder over compliance in purchase to pay

Zicht hebben op datastromen ondersteunt ook rapportage en besluitvorming met betrekking tot spend. Dit kan leiden tot een betere controle over de cashflow en het verminderen van financiële risico's voor het bedrijf.

Keuze voor purchase to pay technologie

Automatiseringsoplossingen voor purchase to pay zijn in de jaren '90 van de vorige eeuw als een uitbreiding van de aankoopmodules van oudere ERP- en boekhoudsystemen. De vroege oplossingen waren voornamelijk lokaal geïnstalleerd, met weinig van de "gebruiksgemak"-functies die vandaag de dag worden gebruikt.

Purchase to pay systemen zijn geïntegreerde oplossingen die met name de "transactiegericht" of "operationele" inkoop ("long tail spend") ondersteunen, maar wel de volledige factuurverwerking op zich nemen.

SaaS omzet heeft de omzet van on-premises-licenties en onderhoud overtroffen. Kopers omarmen de cloud omdat het snellere implementatie biedt, snellere leveranciers onboarding, betere leveranciers samenwerking en snellere toegang tot innovaties en verbeteringen.

Lees meer over de digitale transformatie

Wat doet ICreative

Wij zijn purchase to pay partner voor omvangrijkere organisaties, instellingen en overheden. Wij voelen ons thuis in complexe administraties, zoals het gebruik van meerdere ERP systemen, en vaak in een internationaal werkveld.

Uiteraard is automatisering van inkoop en accounts payable het doel. In de praktijk komt dit voor een groot deel neer op vraagstukken omtrent data management, procesoptimalisatie en compliance. Als het fundament staat, verloopt het automatiseringstraject soepel, wat resulteert in een schaalbare oplossing waarmee grip op de purchase to pay functie wordt verkregen.

Wil je eens van gedachten met ons wisselen over purchase to pay? 

  of abonneer op onze nieuwsbrief