Three-Way Match

Three-Way match is een term die vaak gebruik wordt bij automatisering van factuurverwerking, waarbij facturen automatisch worden goedgekeurd indien ze overeenkomen met een inkooporder en ontvangstbewijs.

Factuur Matching

Een three-way match is ideaal, waarbij ook ontvangtregistratie in de match wordt meegenomen. Maar naast een 3-way match bestaat er ook een 2-way match, een 4-way match, of een overtreffende trap daarvan.

Een 2-way match is van kracht wanneer een factuur matcht met een bestelling. De artikelen die tegen een bepaalde prijs zijn ingekocht komen overeen met hetgeen wordt gefactureerd. Bij veel bestellingen volgt er niet één factuur op een bestelling, maar wordt de betaling verspreid over termijnen. Het is dan uiteraard zaak dat de matching procedure dit in beschouwing neemt.

Daarnaast kan gematcht worden op kopniveau en op regelniveau. Dit laatste is technisch gezien uitdagender, maar levert wel een meer betrouwbare matching op.

Automatische Factuurverwerking

Three-way match speelt een kritieke rol binnen automatische factuurverwerking en vervangt de rol van budgethouders om facturen goed te keuren.

Bij three way matching wordt een factuur vergeleken met doorgaans een order en ontvangstregistratie, maar kan ook met andere of additionele documenten plaatsvinden. Mits de documentatie in datavorm beschikbaar is.

In de praktijk komt het met regelmaat voor dat er kleine verschillen in een 3 way match voorkomen. Bijvoorbeeld als gevolg van een afronding. Het is dan kostbaar om deze verschillen te corrigeren, omdat in vrijwel alle gevallen contact moet worden opgenomen met de leverancier. Daarom wordt er met een three-way match typisch gebruik gemaakt van tolerantiewaarden, waarbij hele kleine verschillen tussen de vingers kan worden gezien.