Three way matching van facturen
Het laten goedkeuren van facturen door budgethouders op basis van een geautomatiseerde workflow is gemeengoed. Inkomende facturen kunnen ook automatisch worden gevalideerd en goedgekeurd door de facturen te matchen met bijbehorende transactiegerelateerde documenten. Zoals het matchen van facturen met de bijbehorende purchase order (PO) en ontvangstbevestiging.
Dit is de typische three way match. Het matchen kan ook met andere documenten plaatsvinden. Of met betaalplannen. Met minder dan twee bronnen. Of juist met meer. Dan kan er worden gesproken van een two way match. Of een four way match.
Three waymatching ontlast budgethouders, verkort de doorlooptijd van factuurverwerking en ligt in lijn met transparant werken.
Intelligent matchen
Het matchen tussen verschillende documenten of bronnen lijkt een gemakkelijke opgave, maar kent een aantal uitdagingen:
- Bij veel bestellingen volgt er niet één factuur, maar wordt de betaling verspreid over termijnen. Het is dan uiteraard zaak dat dit in de matching procedure mee wordt genomen.
- Naast kopniveau (“de totalen”) kan matching ook plaatsvinden op regelniveau. Dit laatste is technisch gezien uitdagender, maar levert wel meer betrouwbare matching op.
- In de praktijk komt het met regelmaat voor dat er kleine verschillen tussen inkooporder en factuur worden gevonden. Bijvoorbeeld als gevolg van een afronding. Het is dan kostbaar om deze verschillen te corrigeren, omdat in vrijwel alle gevallen contact moet worden opgenomen met de leverancier. Daarom zou in de matching procedure tolerantiewaarden moeten worden ingebouwd, waarbij hele kleine verschillen tussen de vingers wordt gezien.
Factuurverwerking en matching
Teneinde het goedkeuringsproces vloeiend te laten verlopen, zal de kwaliteit van de factuur geborgd moeten worden én moet er een gedegen afhandeling zijn ingericht voor facturen die niet matchen.
Facturen kunnen bij ontvangst eerst automatisch worden gevalideerd en eventueel worden verrijkt op basis van stamgegevens uit een of meerdere ERP systemen. Hierdoor wordt de kans op het volautomatisch verwerken van facturen sterk vergroot.
Daarnaast moet er een gedegen afhandeling voor mis-matches zijn ingericht. Afhankelijk van waar een mis-match op berust, kan een factuur bijvoorbeeld automatisch naar de leverancier worden teruggestuurd met opgaaf van reden.
