De verschillende vormen factuur levert nog wel eens verwarring op. Met name het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur. Hieronder volgt een uitleg.
Digitale Factuur
Een digitale factuur is doorgaans een PDF factuur. Leveranciers sturen vaak een PDF factuur als bijlage toe in een e-mail. Of ze sturen een papieren factuur toe, die ingescand kan worden met een scanner of multifunctional. Het resultaat, de scan, is doorgaans in PDF formaat.
Digitale factuurverwerking wil dan zoveel zeggen als het verwerken van PDF facturen. Door deze bijvoorbeeld te versturen, of door middel van een geautomatiseerde workflow, te laten versturen naar budgethouders, die de PDF factuur bekijken en goedkeuren.
De informatie op de PDF factuur wordt door de afdeling accounts payable in, bijvoorbeeld, een boekhoudprogramma ingevoerd.
Elektronische Factuur
Een PDF factuur kent twee verschillende vormen. Sec als digitale afbeeling of in een machine-readable format, waarbij de afbeelding vergezeld gaat met data. De informatie op de factuur valt dus van de afbeelding te lezen maar dezelfde informatie is dan tevens in datavorm beschikbaar. Machine-readable PDFs kunnen dus door mensen worden bekeken én door boekhoudprogramma’s of purchase-to-pay systemen.
Een PDF factuur kan dus ook als e-factuur worden beschouwd. Doorgaans wordt de term e-factuur gereserveerd voor XML of UBL facturen. Dit zijn facturen die sec als databestand worden gemaakt, verwerkt en opgeslagen. Een XML (of UBL) factuur, is een databestand in de zogenaamde Extensible Markup Language (XML) opmaaktaal.
Bij het openen van een XML databestand, met bijvoorbeeld een teksteditor, ziet een factuur er bijvoorbeeld als volgt uit (vereenvoudigd):
Een databestand kan direct door een boekhoudprogramma of purchase-to-pay systeem worden verwerkt. Althans, mits de de inhoud van het databestand wordt begrepen door het ontvangende systeem (datgene wat in het voorbeeld hierboven tussen < en > staat), aangezien hier niet één uniforme opmaak in bestaat. Een UBL factuur, bijvoorbeeld, is opgemaakt als XML en met vaste kenmerken, zoals het kenmerk dat staat voor het factuur type.