PURCHASE TO PAY

Wij helpen organisaties met digitale transformatie en procesoptimalisatie van purchase to pay.

TECHNOLOGIE

Wij gebruiken verschillende cloud-oplossingen die passen bij omvangrijker organisaties.

icreative-webinar-procesoptimalisatie


Onze business consultants benaderen vraagstukken over inkoop en factuurverwerking vanuit verwachtingen, processen en data.
Bekijk het webinar

1 min read

Digitale Factuur versus Elektronische Factuur

Featured Image

De verschillende vormen factuur levert nog wel eens verwarring op. Met name het verschil tussen een digitale factuur en een elektronische factuur. Hieronder volgt een uitleg.

Digitale Factuur

Een digitale factuur is doorgaans een PDF factuur. Leveranciers sturen vaak een PDF factuur als bijlage toe in een e-mail. Of ze sturen een papieren factuur toe, die ingescand kan worden met een scanner of multifunctional. Het resultaat, de scan, is doorgaans in PDF formaat.

Digitale factuurverwerking wil dan zoveel zeggen als het verwerken van PDF facturen. Door deze bijvoorbeeld te versturen, of door middel van een geautomatiseerde workflow, te laten versturen naar budgethouders, die de PDF factuur bekijken en goedkeuren.

De informatie op de PDF factuur wordt door de afdeling accounts payable in, bijvoorbeeld, een boekhoudprogramma ingevoerd.

Elektronische Factuur

Een PDF factuur kent twee verschillende vormen. Sec als digitale afbeeling of in een machine-readable format, waarbij de afbeelding vergezeld gaat met data. De informatie op de factuur valt dus van de afbeelding te lezen maar dezelfde informatie is dan tevens in datavorm beschikbaar. Machine-readable PDFs kunnen dus door mensen worden bekeken én door boekhoudprogramma’s of purchase-to-pay systemen.

Een PDF factuur kan dus ook als e-factuur worden beschouwd. Doorgaans wordt de term e-factuur gereserveerd voor XML of UBL facturen. Dit zijn facturen die sec als databestand worden gemaakt, verwerkt en opgeslagen. Een XML (of UBL) factuur, is een databestand in de zogenaamde Extensible Markup Language (XML) opmaaktaal.

Bij het openen van een XML databestand, met bijvoorbeeld een teksteditor, ziet een factuur er bijvoorbeeld als volgt uit (vereenvoudigd):

 

 

 

 

 

 

 

 

Een databestand kan direct door een boekhoudprogramma of purchase-to-pay systeem worden verwerkt. Althans, mits de de inhoud van het databestand wordt begrepen door het ontvangende systeem (datgene wat in het voorbeeld hierboven tussen < en > staat), aangezien hier niet één uniforme opmaak in bestaat. Een UBL factuur, bijvoorbeeld, is opgemaakt als XML en met vaste kenmerken, zoals het kenmerk dat staat voor het factuur type.

Maak kennis met ... Christian Willemsen

Maak kennis met ... Christian Willemsen

Na Rogier Termeer en Danny Kind, is het nu de beurt aan Christian Willemsen om zich aan u voor te stellen. Waar houdt hij zich als Senior Business...

Lees verder
Maak kennis met ... Rogier Termeer

Maak kennis met ... Rogier Termeer

In deze rubriek maakt u kennis met de ICreative teamleden. Ditmaal de eer aan E-invoicing Consultant Rogier Termeer om zich aan u voor te stellen.

Lees verder
ICreative behaalt drievoudige certificering: ISO 9001, ISO 27001 en ISO 27017

ICreative behaalt drievoudige certificering: ISO 9001, ISO 27001 en ISO 27017

ICreative heeft na een onafhankelijke audit door TÜV opnieuw de ISO 9001, ISO 27001 en ISO 27017 certificeringen behaald. Dit toont aan dat onze...

Lees verder