Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking zou een formaliteit moeten zijn. Een factuur volgt immers op een bestelling of contract. In de praktijk is factuurverwerking echter een behoorlijk tijdrovende aangelegenheid. Zeker wanneer de factuur onjuist is en er met collega’s en met leverancier over gecommuniceerd moet worden.

Van informatie naar data

Factuurverwerking is een informatie-gedreven en repetitief proces. Het leent zich daarom uitstekend voor automatisering. Zelfs voor facturen die onjuist zijn door, bijvoorbeeld, een afwijking met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.

Automatisering is niet hetzelfde als digitalisering. Bij digitale factuurverwerking verandert alleen de vorm waarin een factuur gecommuniceerd en opgeslagen wordt. Een papieren factuur kan door een scanner worden gehaald, waarna de factuur als een afbeelding of PDF is gedigitaliseerd. Een stap verder in digitalisering is het gebruik van OCR, oftewel van Optical Character Recognition software. Hiermee kan data extractie uit een gescand document of PDF plaatsvinden. De informatie op een afbeelding wordt dus automatisch herkend en de factuur is dan tevens als data beschikbaar.

Wij bieden oplossingen voor het scannen en herkennen van documenten. Maar het scannen of laten herkennen van gescande documenten op zich, kan bij tienduizenden of honderdduizenden inkomende facturen op jaarbasis, een hoop werk met zich meebrengen. Aan leveranciers vragen om hun facturen als e-factuur toe te sturen, dus direct als databestand, is misschien een brug te ver.

Een prima alternatief bieden onze conversie diensten waarmee ook het scannen van documenten volledig uit handen wordt genomen.

multifunctional

Case Study | Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk van GLR over de implementatie van Basware Alusta SaaS voor factuurverwerking.

Met ongeveer 4500 leerlingen is GLR het grootste en innovatiefste media-instituut van de Benelux. Alle opleidingen zijn zo ingericht dat het de nieuwste mogelijkheden op het gebied van media, design en technologie direct kan vertalen in het onderwijs.

Van digitaal naar geautomatiseerd

Met het scannen en herkennen van facturen komt de factuur, zowel op headerniveau als op regelniveau, als data beschikbaar. Daarmee is aan een noodzakelijk voorwaarde voldaan om factuurverwerking geautomatiseerd te laten verlopen.

Immers, nu de factuur als data beschikbaar is kan een factuur automatisch gecodeerd worden (wat is wat), gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem, en gematcht worden met bijvoorbeeld een inkooporder of betalingsplan. Als de factuur matcht met de corresponderende order, dan kan de factuur direct ter betaling worden voorgelegd aan een ERP/financieel pakket.

Bij een non-match zijn er verschillende scenario’s mogelijk. Marginale verschillen kunnen bijvoorbeeld getolereerd worden teneinde uitzoekwerk te voorkomen.

Of kan de afwijkende factuur automatisch een budgethouder per e-mail worden voorgelegd.

Waarom ICreative

ICreative helpt ondernemingen, instellingen en overheden om meer controle op bedrijfsuitgaven te krijgen en het purchase-to-pay proces minder complex, en daarmee kostenefficiënter, te maken. Onze propositie:

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie van Basware en Kofax technologie en hen aangesloten op het grootste open transactie netwerk ter wereld.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole van inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u liever van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Waarom ICreative

ICreative helpt ondernemingen, instellingen en overheden om meer controle op bedrijfsuitgaven te krijgen en het purchase-to-pay proces minder complex, en daarmee kostenefficiënter, te maken. Onze propositie:

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan omvangrijke ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

We houden u via uw Inbox graag op de hoogte omtrent e-facturatie en purchase-to-pay automatisering. Wilt u ook eens van gedachten wisselen omtrent deze onderwerpen, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Ontvang Big Data boek
Download white papers
Helaas, geen prijs
Ontvang Big Data boek
Download white papers
Helaas, geen prijs
ICreative is weer een jaartje ouder. Dat moet worden gevierd!
Vul uw e-mailadres in en geef een draai aan het wiel!
Door mee te doen, stemt u toe dat wij e-mails met P2P-gerelateerde onderwerpen naar u mogen versturen. Geen paniek. Ook wij hebben een hekel aan SPAM. U kunt zich onderaan iedere e-mail uitschrijven.