Digitale factuurverwerking zou een formaliteit moeten zijn. Een factuur volgt immers op een bestelling of contract. In de praktijk is factuurverwerking echter een behoorlijk tijdrovende aangelegenheid. Zeker wanneer de factuur onjuist is en er met collega’s en met leverancier over gecommuniceerd moet worden.
Factuurverwerking is een informatie-gedreven en repetitief proces. Het leent zich daarom uitstekend voor automatisering. Zelfs voor facturen die onjuist zijn door, bijvoorbeeld, een afwijking met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.
Automatisering is niet hetzelfde als digitalisering. Bij digitale factuurverwerking verandert alleen de vorm waarin een factuur gecommuniceerd en opgeslagen wordt. Een papieren factuur kan door een scanner worden gehaald, waarna de factuur als een afbeelding of PDF is gedigitaliseerd. Een stap verder in digitalisering is het gebruik van OCR, oftewel van Optical Character Recognition software. Hiermee kan data extractie uit een gescand document of PDF plaatsvinden. De informatie op een afbeelding wordt dus automatisch herkend en de factuur is dan tevens als data beschikbaar.
Wij bieden oplossingen voor het scannen en herkennen van documenten. Maar het scannen of laten herkennen van gescande documenten op zich, kan bij tienduizenden of honderdduizenden inkomende facturen op jaarbasis, een hoop werk met zich meebrengen. Aan leveranciers vragen om hun facturen als e-factuur toe te sturen, dus direct als databestand, is misschien een brug te ver.
Een prima alternatief bieden onze conversie diensten waarmee ook het scannen van documenten volledig uit handen wordt genomen.
Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk van GLR over de implementatie van Basware Alusta SaaS voor factuurverwerking.
Met ongeveer 4500 leerlingen is GLR het grootste en innovatiefste media-instituut van de Benelux. Alle opleidingen zijn zo ingericht dat het de nieuwste mogelijkheden op het gebied van media, design en technologie direct kan vertalen in het onderwijs.
Met het scannen en herkennen van facturen komt de factuur, zowel op headerniveau als op regelniveau, als data beschikbaar. Daarmee is aan een noodzakelijk voorwaarde voldaan om factuurverwerking geautomatiseerd te laten verlopen.
Immers, nu de factuur als data beschikbaar is kan een factuur automatisch gecodeerd worden (wat is wat), gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem, en gematcht worden met bijvoorbeeld een inkooporder of betalingsplan. Als de factuur matcht met de corresponderende order, dan kan de factuur direct ter betaling worden voorgelegd aan een ERP/financieel pakket.
Bij een non-match zijn er verschillende scenario’s mogelijk. Marginale verschillen kunnen bijvoorbeeld getolereerd worden teneinde uitzoekwerk te voorkomen.
Of kan de afwijkende factuur automatisch een budgethouder per e-mail worden voorgelegd.
Er zijn steeds meer cyberaanvallen in de vorm van ransomware. Recentelijk was Nederland weer in de ban van een nieuw gijzelvirus: GandCrab. Hierdoor konden duizenden Nederlanders niet meer bij hun belangrijke foto’s en documenten. Pas als de slachtoffers ruim duizend euro betaalden, kregen ze weer toegang tot hun computer. Ransomware... Lees verder
ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.
Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.
ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij onder meer graag delen in onze Academy.
Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met additionele diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.
Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.
Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!
Migreren naar Basware SaaS: de consequenties20 maart 2019 - 12:06
Ballast Nedam en ICreative op Factuurcongres 11 april13 maart 2019 - 09:00
Afhankelijkheden bij een SaaS-migratie4 maart 2019 - 12:34
Basware kent Customer Success Award toe aan Ballast Nedam en ICreative13 februari 2019 - 14:59
McDonald’s geheime ingrediënt in factuurverwerking: e-facturatie15 november 2018 - 11:47
