Digitale factuurverwerking

Digitale factuurverwerking zou een formaliteit moeten zijn. Een factuur volgt immers op een bestelling of contract. In de praktijk is factuurverwerking echter een behoorlijk tijdrovende aangelegenheid. Zeker wanneer de factuur onjuist is en er met collega’s en met leverancier over gecommuniceerd moet worden.

Van informatie naar data

Factuurverwerking is een informatie-gedreven en repetitief proces. Het leent zich daarom uitstekend voor automatisering. Zelfs voor facturen die onjuist zijn door, bijvoorbeeld, een afwijking met de bestelling die aan de factuur vooraf ging.

Automatisering is niet hetzelfde als digitalisering. Bij digitale factuurverwerking verandert alleen de vorm waarin een factuur gecommuniceerd en opgeslagen wordt. Een papieren factuur kan door een scanner worden gehaald, waarna de factuur als een afbeelding of PDF is gedigitaliseerd. Een stap verder in digitalisering is het gebruik van OCR, oftewel van Optical Character Recognition software. Hiermee kan data extractie uit een gescand document of PDF plaatsvinden. De informatie op een afbeelding wordt dus automatisch herkend en de factuur is dan tevens als data beschikbaar.

Wij bieden oplossingen voor het scannen en herkennen van documenten. Maar het scannen of laten herkennen van gescande documenten op zich, kan bij tienduizenden of honderdduizenden inkomende facturen op jaarbasis, een hoop werk met zich meebrengen. Aan leveranciers vragen om hun facturen als e-factuur toe te sturen, dus direct als databestand, is misschien een brug te ver.

Een prima alternatief bieden onze conversie diensten waarmee ook het scannen van documenten volledig uit handen wordt genomen.

multifunctional

Case Study | Grafisch Lyceum Rotterdam

Het Grafisch Lyceum Rotterdam (GLR) speelt een toonaangevende rol in de wereld van communicatie en media. ‘We willen voorop lopen in ontwikkeling. Daarom investeren we in state-of-the-art techniek, niet alleen voor onze leerlingen maar ook voor onze ondersteunende processen’, zegt Cees Verdonk van GLR over de implementatie van Basware Alusta SaaS voor factuurverwerking.

Met ongeveer 4500 leerlingen is GLR het grootste en innovatiefste media-instituut van de Benelux. Alle opleidingen zijn zo ingericht dat het de nieuwste mogelijkheden op het gebied van media, design en technologie direct kan vertalen in het onderwijs.

case study Grafisch Lyceum Rotterdam

Van digitaal naar geautomatiseerd

Met het scannen en herkennen van facturen komt de factuur, zowel op headerniveau als op regelniveau, als data beschikbaar. Daarmee is aan een noodzakelijk voorwaarde voldaan om factuurverwerking geautomatiseerd te laten verlopen.

Immers, nu de factuur als data beschikbaar is kan een factuur automatisch gecodeerd worden (wat is wat), gevalideerd worden met crediteuren stamgegevens in een ERP systeem, en gematcht worden met bijvoorbeeld een inkooporder of betalingsplan. Als de factuur matcht met de corresponderende order, dan kan de factuur direct ter betaling worden voorgelegd aan een ERP/financieel pakket.

Bij een non-match zijn er verschillende scenario’s mogelijk. Marginale verschillen kunnen bijvoorbeeld getolereerd worden teneinde uitzoekwerk te voorkomen.

Of kan de afwijkende factuur automatisch een budgethouder per e-mail worden voorgelegd.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!