Accounts Payable
De accounts payable afdeling van bedrijven verwerkt onder meer inkoopfacturen. Het invoeren, coderen, goed laten keuren en ter betaling stellen van facturen is veelal repetitief werk, en wordt door informatie technologie steeds meer gedigitaliseerd en geautomatiseerd.
Accounts Payable, Papierloos
De werkzaamheden van de accounts payable afdeling veranderd. Het ontvangen, verwerken en opslaan van inkomende facturen vindt steeds vaker automatisch plaats. De crediteur zal een andere rol binnen bedrijven gaan spelen.
Digitalisering Accounts Payable
Om het accounts payable proces te automatiseren zullen facturen in datavorm beschikbaar moeten zijn. Papieren facturen, maar ook PDF facturen (zonder data-laag) worden voor dit doel gedigitaliseerd, waarmee de informatie op de factuur in een databestand (XML of UBL) wordt opgeslagen.
Digitale factuurverwerking brengt al voordelen met zich mee. Facturen kunnen bijvoorbeeld online worden opgeslagen en sneller worden goedgekeurd door budgethouders of nagekeken door crediteuren administratie. Door facturen te digitaliseren kan immers structuur worden aangebracht, waardoor men snel op bijvoorbeeld factuurnaam kan zoeken.
Automatisering Accounts Payable
De meeste bedrijven werken al digitaal. Maar nog niet geautomatiseerd. De factuur is weliswaar digitaal, maar de verwerking verloopt nog handmatig of semi-automatisch.
Om facturen ook automatisch te verwerken, zullen andere processen ook digitaal moeten plaatsvinden. Als bijvoorbeeld de bestelling die aan een factuur vooraf gaat ook digitaal wordt gedaan, dan kan de digitale factuur automatisch worden gematcht met de bestelling. Daarmee wordt goedkeuring door budgethouders overbodig.
De accounts payable professional zal dan alleen nog de uitzonderingen handmatig moeten verwerken.
Referentie | Renewi
In het Shared Service Center van Renewi in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Renewi heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”
Automatisering met ICreative
Boekhouden is verleden tijd dankzij het slim inrichten van bedrijfsprocessen. Stap over op snelle en papierloze automatische crediteurenadministratie. De factuuroplossing van ICreative stroomlijnt de workflow van facturen op de accounts payable afdeling. Dit begint bij het automatisch ontvangen van de facturen, ongeacht of deze factuur wordt ontvangen per post, e-mail, XML of UBL. Ook het validatie- en fiatteringsproces kan volledig worden geautomatiseerd. Daarnaast worden cashmanagement, productiviteit en de interactie met leveranciers geanalyseerd en geoptimaliseerd.
Checkt u alle inkoopfacturen op de factuurvereisten voordat ze betaald worden? Én dat de juiste btw-code wordt toegepast? Dit is van belang vanwege het terugvragen van op de factuur vermelde btw en de juiste verwerking op de aangifte btw. Want als de factuur niet in orde is, mag er geen btw in aftrek worden gebracht en mogen de op de factuur vermelde kosten niet altijd op de winst in mindering worden gebracht.
De besparingen op het gebied van tijd en kosten kunnen aanzienlijk oplopen en dankzij de lage kosten en drempels zijn deze upgrades nu ook bereikbaar voor bedrijven die automatisering van de crediteurenadministratie als onbereikbaar beschouwden. Staat u al in de startblokken?
Door het automatiseren van de volledige factuur-workflow wordt de digitale werkwijze consistent op alle facturen toegepast. De workflow-oplossing van ICreative is gebouwd op basis van Basware en/of het Kofaxplatform Kofax Total Agility (KTA).
Benieuwd naar de mogelijkheden binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.
Méér dan alleen kostenbesparing
Automatisering van factuurverwerking biedt verlaging van de operationele kosten. Of anders uitgedrukt; een onderneming kan bijvoorbeeld met dezelfde mensen méér facturen verwerken of de vrijgemaakte tijd besteden in andere zaken, zoals verbeterde analyse en rapportage.
Maar purchase-to-pay automatisering biedt meer
Automatisering verbindt afdelingen met elkaar. Én automatisering biedt zicht op order- en factuurstromen. Daarmee kan:
- het purchase-to-pay proces continu worden verbeterd;
- tegemoet worden gekomen aan compliance-eisen;
- het werkkapitaal worden geoptimaliseerd.
