Accounts Payable

De accounts payable afdeling van bedrijven verwerkt onder meer inkoopfacturen. Het invoeren, coderen, goed laten keuren en ter betaling stellen van facturen is veelal repetitief werk, en wordt door informatie technologie steeds meer gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

Papierloze Crediteurenadministratie

De werkzaamheden van de accounts payable afdeling veranderd. Het ontvangen, verwerken en opslaan van inkomende facturen vindt steeds vaker automatisch plaats. De crediteur zal een andere rol binnen bedrijven gaan spelen.

Digitalisering Accounts Payable

Om het accounts payable proces te automatiseren zullen facturen in datavorm beschikbaar moeten zijn. Papieren facturen, maar ook PDF facturen (zonder data-laag) worden voor dit doel gedigitaliseerd, waarmee de informatie op de factuur in een databestand (XML of UBL) wordt opgeslagen.

Digitale factuurverwerking brengt al voordelen met zich mee. Facturen kunnen bijvoorbeeld online worden opgeslagen en sneller worden goedgekeurd door budgethouders of nagekeken door crediteuren administratie. Door facturen te digitaliseren kan immers structuur worden aangebracht, waardoor men snel op bijvoorbeeld factuurnaam kan zoeken.

Automatisering Accounts Payable

De meeste bedrijven werken al digitaal. Maar nog niet geautomatiseerd. De factuur is weliswaar digitaal, maar de verwerking verloopt nog handmatig of semi-automatisch.

Om facturen ook automatisch te verwerken, zullen andere processen ook digitaal moeten plaatsvinden. Als bijvoorbeeld de bestelling die aan een factuur vooraf gaat ook digitaal wordt gedaan, dan kan de digitale factuur automatisch worden gematcht met de bestelling. Daarmee wordt goedkeuring door budgethouders overbodig.

De accounts payable professional zal dan alleen nog de uitzonderingen handmatig moeten verwerken.

icreative purchase to pay renewi

Referentie | Renewi

In het Shared Service Center van Renewi in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Renewi heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”

Automatisering met ICreative

Boekhouden is verleden tijd dankzij het slim inrichten van bedrijfsprocessen. Stap over op snelle en papierloze automatische crediteurenadministratie. De factuuroplossing van ICreative stroomlijnt de workflow van facturen op de accounts payable afdeling. Dit begint bij het automatisch ontvangen van de facturen, ongeacht  of deze factuur wordt ontvangen per post, e-mail, XML of UBL. Ook het validatie- en fiatteringsproces kan volledig worden geautomatiseerd.  Daarnaast worden cashmanagement, productiviteit en de interactie met leveranciers geanalyseerd en geoptimaliseerd.

Checkt u alle inkoopfacturen op de factuurvereisten voordat ze betaald worden? Én dat de juiste btw-code wordt toegepast? Dit is van belang vanwege het terugvragen van op de factuur vermelde btw en de juiste verwerking op de aangifte btw. Want als de factuur niet in orde is, mag er geen btw in aftrek worden gebracht en mogen de op de factuur vermelde kosten niet altijd op de winst in mindering worden gebracht.

De besparingen op het gebied van tijd en kosten kunnen aanzienlijk oplopen en dankzij de lage kosten en drempels zijn deze upgrades nu ook bereikbaar voor bedrijven die automatisering van de crediteurenadministratie als onbereikbaar beschouwden. Staat u al in de startblokken?

Door het automatiseren van de volledige factuur-workflow wordt de digitale werkwijze consistent op alle facturen toegepast. De workflow-oplossing van ICreative is gebouwd op basis van Basware en/of het Kofaxplatform Kofax Total Agility (KTA).

Benieuwd naar de mogelijkheden binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Jeroen Rozeboom

Declaraties zijn facturen, toch?

Bedrijven lopen kansen mis als ze stoppen met automatiseren na een succesvolle implementatie en ingebruikname van een factuurverwerkingssysteem. Door anders te denken, kunnen bedrijven eenvoudig bestaande systemen verder uitnutten. Door een declaratie als een factuur te behandelen en ze mee te nemen in de facturatiestroom, maken bedrijven een einde aan... Lees verder

Méér dan alleen kostenbesparing

Automatisering van factuurverwerking biedt verlaging van de operationele kosten. Of anders uitgedrukt; een onderneming kan bijvoorbeeld met dezelfde mensen méér facturen verwerken of de vrijgemaakte tijd besteden in andere zaken, zoals verbeterde analyse en rapportage.

Maar purchase-to-pay automatisering biedt meer

Automatisering verbindt afdelingen met elkaar. Én automatisering biedt zicht op order- en factuurstromen. Daarmee kan:

  1. het purchase-to-pay proces continu worden verbeterd;
  2. tegemoet worden gekomen aan compliance-eisen;
  3. het werkkapitaal worden geoptimaliseerd.

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van inkoop en factuurverwerking.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax producten. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay, e-facturatie en verandermanagement. Kennis die wij graag met u delen.

Excellence Partner

Waar onze leveranciers stoppen, gaan wij verder met complementaire diensten, zoals geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Vragen over purchase-to-pay of e-facturatie? Neem gerust contact met ons op. Wij staan u graag te woord.

Alleen aanmelden voor de nieuwsbrief kan natuurlijk ook!