De werkzaamheden van de accounts payable afdeling veranderd. Het ontvangen, verwerken en opslaan van inkomende facturen vindt steeds vaker automatisch plaats. De crediteur zal een andere rol binnen bedrijven gaan spelen.
Digitalisering Accounts Payable
Om het accounts payable proces te automatiseren zullen facturen in datavorm beschikbaar moeten zijn. Papieren facturen, maar ook PDF facturen (zonder data-laag) worden voor dit doel gedigitaliseerd, waarmee de informatie op de factuur in een databestand (XML of UBL) wordt opgeslagen.
Digitale factuurverwerking brengt al voordelen met zich mee. Facturen kunnen bijvoorbeeld online worden opgeslagen en sneller worden goedgekeurd door budgethouders of nagekeken door crediteuren administratie. Door facturen te digitaliseren kan immers structuur worden aangebracht, waardoor men snel op bijvoorbeeld factuurnaam kan zoeken.
Automatisering Accounts Payable
De meeste bedrijven werken al digitaal. Maar nog niet geautomatiseerd. De factuur is weliswaar digitaal, maar de verwerking verloopt nog handmatig of semi-automatisch.
Om facturen ook automatisch te verwerken, zullen andere processen ook digitaal moeten plaatsvinden. Als bijvoorbeeld de bestelling die aan een factuur vooraf gaat ook digitaal wordt gedaan, dan kan de digitale factuur automatisch worden gematcht met de bestelling. Daarmee wordt goedkeuring door budgethouders overbodig.
De accounts payable professional zal dan alleen nog de uitzonderingen handmatig moeten verwerken.