Accounts Payable

De accounts payable afdeling van bedrijven verwerkt onder meer inkoopfacturen. Het invoeren, coderen, goed laten keuren en ter betaling stellen van facturen is veelal repetitief werk, en wordt door informatie technologie steeds meer gedigitaliseerd en geautomatiseerd.

Papierloze Crediteurenadministratie

De werkzaamheden van de accounts payable afdeling veranderd. Het ontvangen, verwerken en opslaan van inkomende facturen vindt steeds vaker automatisch plaats. De crediteur zal een andere rol binnen bedrijven gaan spelen.

Digitalisering Accounts Payable

Om het accounts payable proces te automatiseren zullen facturen in datavorm beschikbaar moeten zijn. Papieren facturen, maar ook PDF facturen (zonder data-laag) worden voor dit doel gedigitaliseerd, waarmee de informatie op de factuur in een databestand (XML of UBL) wordt opgeslagen.

Digitale factuurverwerking brengt al voordelen met zich mee. Facturen kunnen bijvoorbeeld online worden opgeslagen en sneller worden goedgekeurd door budgethouders of nagekeken door crediteuren administratie. Door facturen te digitaliseren kan immers structuur worden aangebracht, waardoor men snel op bijvoorbeeld factuurnaam kan zoeken.

Automatisering Accounts Payable

De meeste bedrijven werken al digitaal. Maar nog niet geautomatiseerd. De factuur is weliswaar digitaal, maar de verwerking verloopt nog handmatig of semi-automatisch.

Om facturen ook automatisch te verwerken, zullen andere processen ook digitaal moeten plaatsvinden. Als bijvoorbeeld de bestelling die aan een factuur vooraf gaat ook digitaal wordt gedaan, dan kan de digitale factuur automatisch worden gematcht met de bestelling. Daarmee wordt goedkeuring door budgethouders overbodig.

De accounts payable professional zal dan alleen nog de uitzonderingen handmatig moeten verwerken.

icreative purchase to pay renewi

Referentie | Renewi

In het Shared Service Center van Renewi in het Vlaamse Lommel gaat het er groen aan toe. Whiteboards in plaats van flip-overs en medewerkers die twee beeldschermen hebben met enkel een notitieblokje op het bureau. Op zich niet verwonderlijk, want Renewi heeft dagelijks met tonnen afval te maken. De facturenstroom is inmiddels gedigitaliseerd; niet alleen goed voor het milieu, maar ook aangenaam voor de medewerkers die zich hierdoor op andere bedrijfsprocessen kunnen richten. Hans Wolfs, Manager Accounts Payable bij Renewi, vertelt: “Samen met ICreative en Basware vormen wij een ‘ideale groene driehoek’.”

Automatisering met ICreative

Boekhouden is verleden tijd dankzij het slim inrichten van bedrijfsprocessen. Stap over op snelle en papierloze automatische crediteurenadministratie. De factuuroplossing van ICreative stroomlijnt de workflow van facturen op de accounts payable afdeling. Dit begint bij het automatisch ontvangen van de facturen, ongeacht  of deze factuur wordt ontvangen per post, e-mail, XML of UBL. Ook het validatie- en fiatteringsproces kan volledig worden geautomatiseerd.  Daarnaast worden cashmanagement, productiviteit en de interactie met leveranciers geanalyseerd en geoptimaliseerd.

Checkt u alle inkoopfacturen op de factuurvereisten voordat ze betaald worden? Én dat de juiste btw-code wordt toegepast? Dit is van belang vanwege het terugvragen van op de factuur vermelde btw en de juiste verwerking op de aangifte btw. Want als de factuur niet in orde is, mag er geen btw in aftrek worden gebracht en mogen de op de factuur vermelde kosten niet altijd op de winst in mindering worden gebracht.

De besparingen op het gebied van tijd en kosten kunnen aanzienlijk oplopen en dankzij de lage kosten en drempels zijn deze upgrades nu ook bereikbaar voor bedrijven die automatisering van de crediteurenadministratie als onbereikbaar beschouwden. Staat u al in de startblokken?

Door het automatiseren van de volledige factuur-workflow wordt de digitale werkwijze consistent op alle facturen toegepast. De workflow-oplossing van ICreative is gebouwd op basis van Basware en/of het Kofaxplatform Kofax Total Agility (KTA).

Benieuwd naar de mogelijkheden binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Michiel Leenaers ICreative

De purchase-to-pay manager

Door automatisering verandert onze manier van werken drastisch. Er ontstaan nieuwe beroepen die er tien jaar geleden nog niet waren. Toen mijn accountant onlangs langs kwam, vertelde ik hem dat bedrijven steeds vaker een purchase-to-pay manager aanstellen die de afdeling accounts payable en inkoop dichterbij elkaar moet brengen. Iets wat... Lees verder

Waarom ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, e-facturatie en purchase-to-pay oplossingen aan ondernemingen, instellingen en overheden. Onze oplossingen resulteren in meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.

Technologie Partner

Wij hebben veel ondernemingen geholpen met implementatie én support van Basware en Kofax technologie. In Nederland en ver daarbuiten.

Kennis Partner

ICreative heeft in de afgelopen 15 jaar veel kennis opgedaan over purchase-to-pay en e-facturatie. Kennis die wij graag delen middels onze Academy.

Excellence Partner

Wij bieden additionele diensen aan om toe te werken naar operational (P2P) excellence, waaronder geautomatiseerde kwaliteitscontrole op inkomende facturen.

Wij staan voor u klaar!

Wilt u van gedachten met ons wisselen over e-facturatie en purchase-to-pay, neem gerust contact met ons op. We staan u graag te woord.

Wilt u alleen of daarnaast per e-mail op de hoogte blijven van e-facturatie en purchase-to-pay automatisering, dan kunt u zich voor onze maillijst inschrijven.