Mooi nieuws voor e-facturatie

Nederland is verder met e-facturatie dan buitenland, kopte een artikel van 4 mei op Accountant.nl. Het platform baseert zich op het recent uitgebrachte rapport ‘Trends in Export 2018’. Mooi nieuws voor het vakgebied, dacht ik. Nieuwsgierig downloadde ik het rapport hier meer over te lezen. Bij het nader bestuderen van de grafieken keek ik er toch iets anders tegen aan.

Door Danny Kind, product manager e-invoicing bij ICreative

Waar de kop van het artikel stellig beweert dat wij in Nederland verder zijn dan het buitenland, blijkt het in het onderzoek als een vraag te zijn gesteld aan 4.000 exporteurs. Hierop antwoordde 41 procent positief. Per saldo betwijfelt de meerderheid dus of we verder zijn dan het buitenland: 31 procent heeft geen idee, 25 procent denkt dat er geen verschil is en een kleine groep van 4 procent is van mening dat we minder ver zijn. Dus helaas is de werkelijkheid iets minder rooskleurig dan de kop van het artikel doet vermoeden. Al is 41 procent nog best aanzienlijk.

Verder kijkend vroeg ik me af welke definitie van ‘e-facturatie’ de onderzoekers hebben gehanteerd. De algemeen aanvaarde definitie van een e-factuur is inmiddels dat het bestaat uit een gestructureerd dataformaat (bijvoorbeeld XML). Dat betekent dus dat pdf-facturen geen e-facturen zijn. Aan de andere kant wordt in het onderzoek ook de term ‘digitaal factureren’ gebruikt. De definitie hiervan is een pdf-factuur welke meestal via e-mail bij de klant terecht komt. Deze termen zijn dus niet synoniem aan elkaar, maar worden wel vaak door elkaar gebruikt.

Verwarring

Verwarring ligt dan op de loer en het kan goed zijn dat de respondenten van het onderzoek zich niet bewust waren van dit verschil bij het beantwoorden van de vraag of zij al dan niet digitaal factureren. Bij deze vraag geeft 81 procent aan dat zij digitaal factureren, maar dat wordt in de bijbehorende grafiek vertaald naar het feit dat 81 procent elektronisch factureert. En dit zijn toch echt twee verschillende grootheden.

Als je ervan uitgaat dat in de exportsector 81 procent van de leveranciers digitaal factureert (dus met een pdf-factuur via e-mail) zou dit meteen een verklaring kunnen zijn waarom er niet sneller betaald wordt. Pdf-facturen moeten immers nagenoeg dezelfde stappen doorlopen als papieren facturen om te worden goedgekeurd bij de klant. De Optical Character Recognition (OCR)-technologie en de bijbehorende manuele arbeid zijn tijdrovend en foutgevoelig. De goedkeuring en betaling van facturen wordt hier niet sneller van.

Snellere betaling

‘Echte’ e-facturen kunnen wel zorgen voor die snellere betaling. Facturen kunnen namelijk als gestructureerde data van het ene systeem direct in het andere systeem worden geïmporteerd. Echter, dit is niet voldoende om facturen sneller betaald te krijgen. Ze moeten immers eerst nog worden goedgekeurd door de klant voordat hij kan worden betaald.

Met slimme technieken zoals het matchen van facturen tegen orders en goederenontvangsten kan de goedkeuring worden geautomatiseerd. Dit vraagt echter wel iets van een klant. Zo moeten er altijd volledige en correcte orders in het bestelsysteem zijn vastgelegd. Regelmatig zijn de technieken hiervoor wel aanwezig maar zijn deze dermate onvriendelijk in gebruik dat medewerkers er een hekel aan hebben om voor elke bestelling een order vast te leggen.

Ook moeten leveranciers correcte en volledige kop- en regelinformatie op de factuur vermelden om deze te kunnen vergelijken met de regels zoals door de klant in de order zijn vastgelegd. Al met al zijn er dus nogal wat randvoorwaarden om een e-factuur sneller betaald te krijgen. Het vergt wat van de organisaties maar de voordelen zijn voor beide partijen enorm. Dus toch nog mooi nieuws voor het vakgebied.

Danny Kind, Senior Product Manager ICreative

Senior Product Manager, ICreative

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase-to-pay en factuurverwerking / e-facturatie uitdagingen aan omvangrijke ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.