Hoe wordt een onderneming ‘robotics ready’?

Wat is Robotic Process Automation? Wat kunnen robots betekenen in het purchase-to-pay proces? Kan een robot ook gegevens van een Excel in SAP invoeren? Wat kost RPA? Een greep uit de vragen die RPA-expert Martin van Esschoten beantwoordde tijdens een webinar, georganiseerd door ICreative in samenwerking met Coforce Robotic Process Automation.

Het is een feit dat robots hun intrede doen in de kantooromgeving. Robotisering is enerzijds een bedreiging van de werkgelegenheid, anderzijds biedt het ook kansen. ‘Maar is dat eigenlijk niet altijd zo met verandering? Omstandigheden veranderen en mensen passen zich hierop aan’, vroeg Danny Kind zich hardop af in zijn inleiding en beantwoordde dit in dezelfde adem. ‘Bij allerlei disruptieve technologieën zien we dat het werk is veranderd, maar dat heeft niet geleid tot structurelere hogere werkeloosheid.’

Hij onderbouwde zijn betoog met wat cijfers. Volgens een rapport van het World Economic Forum ontstaan er komende vijf jaar 133 miljoen banen door robotisering. Er verdwijnen er wel 75 miljoen, maar het verschil is nog altijd 58 miljoen banen die erbij komen. Dat vereist alleen wel andere vaardigheden. Er is berekend dat 54 procent van het huidige personeelsbestand voor 2022 nieuwe vaardigheden moet leren, vooral op plekken waar menselijke competenties belangrijk zijn. Mensen moeten dus mee veranderen om relevant te blijven’, aldus Kind.

Van Esschoten nam daarna het woord over, gaf een algemene uitleg over de werking van een robot en hoe een robot is te configureren. ‘Echte robots zijn niet in vijf minuten te configureren, zoals ik in de demonstratie liet zien. Dat zijn eerder een aantal dagen omdat je aan heel veel elementen moet denken. Je moet iedere stap uitdenken. Bedenken wat er eventueel mis zou kunnen gaan, terwijl een medewerker dit door zijn cognitieve functie zou snappen’, schept Van Esschoten een realistisch beeld.

Specialistische applicatie of robot?

Vervolgens spitste van Esschoten zich toe op het purchase-to-pay proces. Een van de toehoorders stelde de vraag welke handelingen een gespecialiseerde purchase-to-pay, oftewel een vakapplicatie, kan uitvoeren en wanneer je een robot iets laat doen. Het ophalen van facturen, standaardcoderingen op basis van voor gedefinieerde logica, of het aanmaken van nieuwe leveranciers zijn goede voorbeelden. ‘Vakapplicaties zelf worden steeds slimmer en gaan steeds meer naar een touchless proces. Basware Alusta is daar een goed voorbeeld van. De rol die RPA kan spelen, is voor iedere organisatie dus anders.’

Een andere luisteraar vroeg of robots ook kunnen worden gebruikt in een SAP-omgeving om gegevens uit een Excel in een bepaalde transactie in te voeren? Van Esschoten antwoordt dat dit scenario heel vaak voorkomt. ‘Ja, een robot kan een Excel lezen en als ie gestructureerd is, de juiste data er uitpakken om vervolgens in SAP de juiste handelingen uit te voeren en de data uit die Excelfile te gebruiken. Dit noemen we een opvoerrobot.’

Robotics ready

Voor het implementeren van een robot in de organisatie heeft Coforce een implementatiemodel ontwikkeld dat uit vijf stappen bestaat. Na een inventarisatie welke processen allemaal geschikt zijn om te robotiseren, moet het eenmaal gekozen proces vervolgens ‘robotics ready’ gemaakt worden. ‘De robot kun je zien als een virtuele medewerker, die eigenlijk heel dom is. RPA voert op dit moment alleen nog maar dingen uit waar geen intelligentie voor nodig is. Het gaat om repeterende handelingen zonder enige vorm van interpretatie. Als je zo iemand in je team krijgt, moet je op een bepaalde manier input leveren en goed naar de verwachte output gaan kijken. De finance manager moet daarom altijd verantwoordelijkheid kunnen nemen, enerzijds over wat er nu eigenlijk gebeurt in wat ik noem zijn “transactiefabriek” en anderzijds het formuleren van business doelstellingen en daar een partner in te zijn’, aldus Van Esschoten.

Meer weten?

Kijk het webinar terug via deze link>>

Over ICreative

ICreative levert als Basware en Kofax partner, oplossingen voor purchase-to-pay en factuurverwerking / e-facturatie uitdagingen aan omvangrijke ondernemingen en instellingen. Onze oplossingen bieden meer controle op bedrijfsuitgaven en minder complexiteit van het inkoop tot betalingsproces.