‘HEMA in nood’, kopte het artikel in Trouw op 14 januari 2021. Wat mij betreft zou ‘HEMA-leveranciers in nood’ een betere kop zijn geweest. In het bijzonder voor de Aziatische leveranciers die uitsluitend voor HEMA produceren, want alle bestellingen zijn tot medio april afgeblazen en de betaaltermijnen worden opgerekt. De opvallende reden: door het thuiswerken is de capaciteit voor het verwerken van facturen afgenomen.
Over het algemeen prijzen leveranciers zich gelukkig met een klant die zo’n goede merkbeleving kent. Nu lijkt het erop dat leveranciers zich vooral gelukkig mogen prijzen als ze geen leverancier zijn van “Echt HEMA”. De retailer schrapt namelijk met onmiddellijke ingang alle bestellingen die het tot half april had lopen bij zijn leveranciers, zo meldt HEMA in een brief die is verstuurd aan de belangrijkste leveranciers in Azië. Voorlopig hoeven die ook geen nieuwe bestellingen te verwachten. Bovendien wordt de betalingstermijn voor alles wat al geleverd is met dertig dagen verlengd.
Vooral opmerkelijk vind ik de reden die commercieel directeur Trevor Perren, de ondertekenaar van de brief, aanvoert. Hoewel HEMA al jarenlang noodlijdend is en het grootwinkelbedrijf door de lockdown tien miljoen euro per week verliest, zou er geen sprake zijn van acute geldnood. Nee, als oorzaak voor het oprekken van de betaaltermijn wordt aangevoerd dat er veel mensen thuiswerken en daarom de capaciteit voor het verwerken van facturen drastisch is afgenomen. Als reden voor het afbestellen van lopende orders voert hij aan dat er simpelweg geen ruimte genoeg is om nieuwe voorraden te herbergen.
Factuurverwerking in de cloud
Het eenzijdig aanpassen van de afspraken met leveranciers wordt bij HEMA dus blijkbaar veroorzaakt door het afnemen van capaciteit door thuiswerken. Vanuit mijn ervaring met purchase-to-pay automatisering heb ik grote moeite met het argument van HEMA. Met een fatsoenlijke cloudoplossing voor purchase-to-pay, hoeft thuiswerken geen enkele belemmering te vormen voor het snel en foutloos verwerken van facturen.
Via een web-based userinterface hebben medewerkers met internet altijd en overal toegang tot dezelfde data en kan er in hetzelfde systeem worden gewerkt. Printen, scannen en valideren van papieren en pdf’s: het hoeft allemaal niet meer. Cloud, in tegenstelling tot on-premise oplossingen, biedt bovendien ontzorging voor applicatiemanagement, hosting, upgrades en beheer. Zo biedt het ruimte voor klantorganisaties zich op de eigen kernactiviteiten te richten en levert juist extra capaciteit op.
Wanneer leveranciers uitsluitend voor één afnemer produceren, mag je er bovendien van uitgaan dat er langlopende contracten zijn afgesloten. Dat betekent dat er vooraf orders worden aangemaakt en welke vooraf intern worden goedgekeurd. Als de factuur achteraf wordt ontvangen die aan de voorwaarden voldoet, kan de factuur volledig automatisch worden gematcht en vrijgesteld worden voor betaling, zonder tussenkomst van medewerkers.
Meer geavanceerde oplossingen bieden daar bovenop zelfs de mogelijkheid complexe en variabele toleranties in te stellen waarbij de factuur alsnog automatisch gematcht kan worden. Immers, de factuur is met de dezelfde voorwaarden vooraf al goedgekeurd. Afwijkingen buiten de toleranties hoeven ook niet eens altijd via de crediteurenadministratie, maar kunnen automatisch worden doorgerout naar de juiste aanvrager cq goedkeurder. Dat kan ook een inkoper, een vestigingsmanager of een andere budgethouder zijn. Kortom, er is voor deze facturen normaal gesproken juist minimaal capaciteit op de crediteurenadministratie nodig.
Non-argument
Er zijn veel openbare en onafhankelijke onderzoeken van gerenommeerde bureau’s zoals Gartner, Forrester, IDC, Paystream en Billentis die aantonen dat het handmatig verwerken facturen ongeveer 40 euro per factuur kost. Best-in-class organisaties realiseren kostenbesparingen van 35 euro per factuur bij elektronische factuurverwerking. Die kostenbesparing is primair terug te voeren op tijdwinst. Kortom, hetzelfde aantal facturen verwerken met minder capaciteit. Bijkomend voordeel van cloud-oplossingen is dat de meeste een pay-per-use model kennen. Dat betekent dat de klant alleen betaalt voor het daadwerkelijk verbruik en dus nooit meer dan nodig.
Helemaal in een sector als de retail (de enige andere naast de automotive) waar EDI al lang geleden als standaard communicatieformat werd gebruikt, zou je verwachten dat er ook een gestructureerd elektronisch format voor orders en facturen aanwezig is. De kwaliteit van de data die met leveranciers wordt uitgewisseld is hoog en de snelheid realtime. Het maakt elke handmatige verwerking van papier en pdf overbodig.
Leveranciers- en contractinformatie worden doorgaans centraal onderhouden in ofwel een best-of-suite (alles in één ERP of financieel systeem) ofwel via integraties met best-of-breed (gespecialiseerde systemen voor belangrijke deelprocessen zoals purchase-to-pay). Beide situaties maken dat er een single-point-of-truth is met inzicht tot de leveranciers, contracten, orders, verplichtingen en spend analyses. Deze KPI’s zijn realtime inzichtelijk en bieden een nauwkeurig en organisatiebreed voorspellend vermogen. Hierdoor is het tegenwoordig niet meer te in te denken dat orders geannuleerd worden of facturen niet betaald worden.
Omdat mijn beleving als consument met HEMA vrijwel altijd positief is, heb ik enigszins verbluft de impact van dit bericht in Trouw tot mij door laten dringen. Het zou HEMA sieren niet de gevolgen van het eigen onvermogen gelijk op de leveranciers af te wentelen. Waar minder capaciteit is voor factuurverwerking enkele jaren geleden nog een oprecht excuus had kunnen zijn, kan het tegenwoordig als non-argument worden weggezet.
Solidariteit
We zitten met zijn allen in deze crisis. Zoals HEMA-CEO Tjeerd Jegen zelf al eerder schreef is het daarom zaak dat we solidair zijn. Dat kan door samen een open dialoog te voeren en vooral elkaar niet in de kou te laten staan. Er wordt van sommige leveranciers soms weken vooraf verplicht voorraad te hebben zonder dat daar al een betaling tegenover staat. Het kan niet zijn dat grootzakelijke organisaties eenzijdig de betaaltermijnen aanpassen en nog erger, daarmee buiten de wettelijke termijnen betalen.
Liever zou ik zien dat HEMA op korte termijn de liquiditeit zoveel mogelijk gebruikt om uitstaande facturen van dedicated HEMA-leveranciers en mkb-leveranciers te voldoen. Er bestaan diverse financieringsvormen om de cash-flow in de keten draaiende te houden of zelfs te optimaliseren. Op de middellange dient een roadmap opgesteld te worden om tot een volwassen en purchase-to-pay proces te komen. Op deze manier wordt HEMA weer een bedrijf om trots op te zijn. Vanzelfsprekend denken wij graag met HEMA mee in oplossingen voor de toekomst.