Foutieve facturen: de ongemerkte tijdslurpers binnen uw bedrijf

Een foutieve factuur ontvangen, die dus niet aan de door uw bedrijf gestelde eisen voldoet en vervolgens weer retour moet naar de verzender. Het is in veel bedrijven een dagelijks terugkerende bron van ergernis. Voorbeelden van onjuistheden zijn er te over: het ontbreken van betaalgegevens, order-  of factuurnummer, een incomplete vermelding van bedragen of een onjuiste tenaamstelling.

Het tijdslurpende handmatige proces bij een foutieve factuur

Het proces van terugsturen van die foutieve factuur bevat veel elkaar opvolgende handmatige handelingen die vaak ook nog eens door verschillende personen worden uitgevoerd. Dat heeft weer tot gevolg dat de kans op nieuwe fouten substantieel stijgt. De praktijk: eerst wordt de (order)factuur uit de applicatie gehaald om verdere verwerking tegen te gaan. De medewerker print het document of slaat het digitaal op en stuurt het door naar de juiste collega of afdeling. Dan zoekt men de contactgegevens van de betreffende leverancier erbij en vervolgens stuurt men een e-mail met een toelichting van de redenen voor retour/afkeuren. Soms wordt het originele document ook nog toegevoegd aan de e-mail en worden deze gegevens weer vastgelegd in een retourregister. En dit gaat pas over één enkele foutieve factuur.

Kies voor slimmer en sneller

Het zal u niet verbazen dat de integratie van al deze processtappen binnen een systeem vele malen efficiënter is. Slimme integratie verlaagt de doorlooptijd, vermindert de kans op fouten en draagt bij aan een professionele uitstraling naar uw opdrachtgevers. Met de software van Kofax of Basware verloopt het retour zenden van een foutieve factuur volledig automatisch.

Zo werkt het:
De afbeelding van de (order)factuur en geëxtraheerde gegevens zijn al aanwezig. Het e-mailadres van de leverancier is hoogstwaarschijnlijk ook beschikbaar middels een koppeling met P2P software of het financiële systeem. De applicatie kan de mogelijkheid bieden om vooraf gedefinieerde retourredenen als selectie te presenteren of velden voor vrije invoer beschikbaar te stellen. Het document kan vervolgens naar een andere persoon worden verstuurd ter goedkeuring. Hierbij zijn alle criteria eigenlijk al ingevuld en voorbewerkt. Na paraaf genereert het systeem automatisch een e-mail met de redenen voor retour naar het e-mailadres van de leverancier inclusief de bijlage. Optioneel kunnen alle geëxtraheerde gegevens worden verstuurd naar een retourregistratie-systeem.

Houd tijd over

Op die manier houd je aan de voorkant van het proces ellende tegen, nog vóórdat de onjuiste factuur tijd, geld en energie van uw interne organisatie opslurpt. Overstappen naar zo’n systeem is eenvoudiger dan het misschien lijkt, ook als u de software van Kofax of Basware al in huis heeft maar nog niet voor dit proces gebruikt. Neem contact op. We vertellen u er graag meer over.

Emile Hijdra
Senior Consultant ICreative
ehijdra@icreative.nl