Facturen bewaren
Het online archiveren van facturen is een natuurlijke uitkomst op het online ontvangen en factuurverwerking. Zeker wanneer de ontvangst via een Business Netwerk verloopt en er sprake is van e-facturatie.
Gemak, Veilig en Compliant
De meeste documenten worden vandaag de dag vrijwel uitsluitend digitaal aangemaakt, bewerkt, verstuurd en opgeslagen. Facturen lijken deze weg te volgen, al vindt de opslag vaak nog “fysiek” plaatst. Facturen worden uitgeprint en in ordners of archiefmappen gearchiveerd.
Het is veel gemakkelijker om facturen online te archiveren. Het bijkomend voordeel is dat facturen ook veel sneller gevonden en opgehaald kunnen worden voor bijvoorbeeld belastingaudits.
Achterhaalde methoden zoals papieren archieven, bestandsservers en content management systemen hebben de markt lang gefrustreerd door de continu veranderende belastingregels waarmee bedrijven compliant dienen te blijven. Het bijhouden van de deze compliance-regels over meerdere landen en systemen zijn een blok aan het been.
Met het online archiveren van facturen worden facturen en andere kritische documenten op een compliant wijze opgeslagen. Aangezien wetten en eisen in verschillende landen veranderen, komen facturen automatisch naar de juiste locatie toe. Hierbij is een veilige archivering gewaarborgd om zo aan de lokale vereisten te voldoen.
Online archivering biedt bedrijven een oplossing die ook flexibel en schaalbaar is om te voldoen aan individuele behoeften.
Basware
Basware biedt met haar Basware Vault een oplossing aan voor online archivering van facturen. Basware Vault kent al een aantal gebruikers: het zijn multinationals die Basware Vault hebben gekozen om hun factuurarchivering efficiënt, compliant én veilig te maken. Aangezien zij in meerdere landen actief zijn, is het erg belangrijk dat de nieuwe archiveringsdienst zowel internationaal als lokaal aan de wettelijke en fiscale auditeisen voldoet.
Basware bewaart bestanden tot maar liefst vijftien jaar. Gearchiveerde facturen worden volgens de wettelijk vereiste periode opgeslagen en worden daarna automatisch vernietigd. Elk gearchiveerd bestand is digitaal ondertekend en bevat een tijdstempel om op deze manier de integriteit en authenticiteit ervan te waarborgen. Documenten worden in een veilige online opslagruimte opgeslagen die gebruikers tevens een snelle toegang biedt.
Online audit tools bieden gebruikers de mogelijkheid om te zoeken op documenttype, afzender, ontvanger, ID en factuurnummer én zelfs op datum en het aantal facturen.
MAAK KENNIS
Wilt u van gedachten wisselen over het bewaren van facturen en de mogelijkheden van Basware? Laat hieronder een bericht achter.
Voor overige vragen of opmerkingen kunt u hier contact met ons opnemen.
Voor support kunt u contact opnemen met ons service center.