Declaraties zijn nu inkoopfacturen bij Koninklijke Gazelle

Koninklijke Gazelle is doorlopend bezig met het professionaliseren van de Finance-afdeling. Onlangs werd het declaratieproces geautomatiseerd. De fietsenfabrikant nam de declaratie app van ICreative in gebruik en behandelt declaraties nu als inkoopfacturen. Edwin ten Brinck, Manager Accounting en Keyuser SAP FI/CO en Manager Finance, geeft toelichting.

Hoe zag het declaratieproces er voorheen uit?

‘Voorheen leverden de collega’s de declaraties op papier aan met de fysieke bonnen erachter gehecht. Zodra de leidinggevende zijn handtekening voor akkoord had gezet, werden de declaraties handmatig geboekt in ons ERP-systeem, SAP. Maandelijks werden de gedeclareerde bedragen dan doorgegeven aan HR zodat deze ze tegelijk met het salaris kon uitbetalen.’

Hoe werkt het in de nieuwe situatie?

‘We behandelen declaraties nu als een inkoopfactuur. Bij het indienen in de declaratie app geeft de declarant aan in welke categorie het valt. Aan de categorie is een grootboekrekening en een kostenplaats gekoppeld. De boekingen komen daardoor voorgecodeerd binnen in Basware, ons systeem voor factuurverwerking. Het controleren van de boeking op codering en btw is dus het enige wat we nog moeten doen.
Controle op het btw-percentage is veruit het belangrijkst, omdat de verrekening aan voorwaarden en regels verbonden is. We corrigeren het btw-percentage nog wel regelmatig. Collega’s hebben immers niet altijd de procedure bij de hand, bijvoorbeeld als ze onderweg zijn.
Na het goedkeuren van de boeking volgen declaraties de dezelfde workflow als facturen in Basware en stuurt het systeem de declaraties automatisch door naar de goedkeurder. Na goedkeuring is de declaratie vrij voor betaling.’

Wat zijn de voordelen?

‘Er is nu meer gebruiksgemak voor zowel voor de indieners als voor de verwerkers. In de oude situatie moesten declaraties voor de tiende van de maand binnen zijn om in dezelfde maand nog uitbetaald te kunnen worden. Alles na de tiende werd pas een maand later uitbetaald. Erg onhandig, vooral als het om grotere bedragen gaat. Nu kunnen collega’s op elk gewenst moment gemaakte onkosten indienen en krijgen ze dit wekelijks uitbetaald. Voor Finance is dat ook prettig omdat de meeste kosten in de juiste maand worden geboekt. Daarnaast zijn we van een grotendeels handmatig en foutgevoelig proces af. En we hebben nu een tool waar we de bonnen in kunnen bewaren.’

Waren er specifieke wensen of eisen waar de app aan moest voldoen?

‘Het systeem moest gebruiksvriendelijk en betrouwbaar zijn. De administratie moet de status gedurende het volledige proces kunnen volgen – van het aanmaken van een declaratie tot en met betaling. Bij het indienen zijn declaranten verplicht om bon of bijlage toe te voegen en moet het systeem om kunnen gaan met meerdere valuta.’

Hoe verliep de introductie?

‘Eerst was er alleen een desktopversie van het declaratieportaal. Het handmatig indienen van de bonnen ervoeren de collega’s eigenlijk als een suf iets. Het was niet hip. Dus iedereen wilde al te graag werken met het declaratieportaal, daar heb ik weinig voor hoeven doen. Toch was er wel een sterke behoefte aan een app. Nu die er ook is, werkt iedereen er helemaal graag mee. Voor de reiskosten zou het alleen handig zijn als we er ook nog een of meerdere adressen in kunnen opslaan.’

Om hoeveel en welk type declaraties gaat het eigenlijk?

‘Gemiddeld dient een collega negen declaraties op jaarbasis in. Dat betekent dat de Finance afdeling ongeveer 1.500 declaraties per jaar verwerkt. Sinds de uitbraak van Covid-19 is het aantal declaraties wel wat gestegen. Gazelle heeft namelijk de netto reiskostenvergoeding stopgezet in verband met het thuiswerken. Kosten voor woon-werkverkeer worden nu ook ingediend via de app. We werken verder niet met voorschotten en zeer beperkt met creditcarddeclaraties.

Wat staat er verder op de agenda?

‘Qua professionalisering op de Finance-afdeling ligt momenteel sterk de focus op e-facturatie. We zijn met ICreative bezig met een onboardingscampagne om leveranciers aan te sluiten op het Basware Network. Dat is een open wereldwijd netwerk aan waar any-to-any conversie van facturen en bestellingen plaatsvindt. Dat betekent dat leveranciers hun facturen sturen naar Basware Network op de manier waarop zij dit wensen, waarna deze naar een e-factuur worden omgezet dat direct klaar is voor automatische verwerking.
We zijn nu een half jaar onderweg en vorige week oversteeg het aantal e-facturen voor het eerst het aantal papieren en machine readable pdf-facturen. We hebben intussen al 34 leveranciers aangehaakt en we merken nu al dat we aanzienlijk minder tijd kwijt zijn aan de factuurverwerking.’