Balieverkoop

Uw collega’s doen onderweg inkopen bij leveranciers, bijvoorbeeld voor materiaal of gereedschappen, zodat ze snel verder kunnen met hun werk. De administratie van balieverkoop is arbeidsintensief: nieuwe crediteur aanmaken, wie moet de factuur goedkeuren, ten laste van welk project/budget moet de factuur worden gebracht…

Balieverkoop app

Balieverkoop moet slimmer kunnen, toch? Stel dat uw collega aan de balie over een app beschikt die een bestelnummer genereert en die de leverancier als referentie op de factuur dient te vermelden. Door het ingeven van een aantal zaken, zoals een leveranciersnaam, een omschrijving en het bedrag, kan slimme automatisering ervoor zorgen dat het gehele proces erna vrijwel touchless kan worden afgehandeld.

Leveranciersonboarding

Een nieuwe leverancier krijgt automatisch per e-mail een uitnodiging om zichzelf te ‘onboarden’ als leverancier in uw ERP systeem. Deze wordt, na controle door onze virtuele assistent én uw expliciete goedkeuring, toegevoegd aan uw financiële systeem.

Factuurverwerking

Op de factuur die binnenkomt staat het bestelnummer. De virtuele assistent heeft de in de app ingevoerde gegevens opgeslagen in een database en controleert of hetgeen op de factuur staat overeenkomt met de door uw collega ingegeven waarden. Door middel van business logica is de virtuele assistent in staat om de factuur (gedeeltelijk) te coderen, in een goedkeuringsworkflow naar een projectleider of manager te sturen, én uiteindelijk te boeken in uw ERP systeem.

Sparren over de uitdagingen van balieverkoop?

Over het algemeen hebben organisaties hun primaire supply chain prima op orde. Orders, ontvangsten en facturen kunnen in belangrijke mate automatisch worden verwerkt. Het hierboven beschreven proces omtrent balieverkopen vormt hier vrijwel altijd een uitzondering op. Terwijl de oplossing vaak binnen handbereik ligt. 

Heeft u zin om eens te sparren over deze oplossing? Wij sparren graag met u mee.



Over ICreative

Purchase-to-pay

ICreative is automatiseerder van purchase-to-pay processen. Transparanter zaken doen, spend under management krijgen, organisaties helpen met de digital transformation en het verlichten van administratieve lasten door middel van automatisering. Het zit in onze genen. Het is onze core business.  

Innovatie & maatwerk

In de loop der jaren hebben wij arbeidsintensieve of complexe deelprocessen ontdekt bij organisaties waar standaard software systemen niet zomaar een passende oplossing voor hebben. ICreative ontwikkelt hiervoor standaard modules welke naadloos kunnen samenwerken met uw huidige software systeem/systemen.  

Naast deze standaard modules hechten we eraan om, gebruikmakend van de nieuwste technologieën zoals Robotic Process Automation, Machine Learning en Artificial Intelligence, te blijven zoeken naar nieuwe (standaard) automatiseringsoplossingen om arbeidsintensieve en/of complexe processen van organisaties te automatiseren. 

U bent aan zet…

Het onder beheer krijgen van bestellingen aan de balie van leveranciers is zo’n voorbeeld. Maar wij dagen u graag uit. Heeft u zo’n proces wat u wilt automatiseren, maar u kunt het niet vinden in de markt? Neem contact met ons op. Samen bespreken we hoe we u kunnen helpen.