Whitepaper E-facturatie

E-facturatie heeft de toekomst. Maar in het bedrijfsleven stuurt men liever pdf-facturen per e-mail naar elkaar. Zowel technologische ontwikkelingen als de overheid gaan op zeer korte termijn een belangrijke rol spelen in de adoptie van e-facturatie.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-efacturatie-adoptie-v4

     

      1 min read

      Onbenutte Automatiserings-mogelijkheden in Factuurverwerking

      ‘Elke organisatie ontvangt in meer of mindere mate facturen van leveranciers en dat bracht vroeger nogal wat werk met zich mee. Tegenwoordig is dat, dankzij slimme software, gelukkig écht wel wat anders geregeld’, vertelt Sjoerd de Heer, Solution Architect bij ICreative.

      ‘Toch zijn er altijd nog van die facturen die nog wel handmatig verwerkt worden, omdat ze elke keer nét een beetje anders zijn. Als gevolg daarvan zijn ze niet voorgedefinieerd in het systeem’, vertelt Sjoerd. Bedrijven denken dan vaak ten onrechte dat ze niet mee kunnen in de automatische flow van factuurverwerking, omdat deze kostenfacturen, in tegenstelling tot contract- en inkoopfacturen, geen vast kenmerk hebben. Het gaat dan typisch om steeds terugkerende facturen van vaste leveranciers. De bedragen zijn vaak relatief klein en wisselen binnen kleine marges.

      Automatisch toekennen van boekingssjablonen voor afwijkende facturen

      Terugkerende facturen kunnen meestal worden toegekend aan een vooraf gedefinieerd boekingssjabloon, waarin wordt aangegeven hoe de factuur uiteindelijk moet worden weggeschreven in een ERP systeem. Zo staat er bijvoorbeeld in onder welke kostenpost een factuur moet vallen. Maar als er kleine afwijkingen in de factuur staan, zoals bijvoorbeeld een afwijking in het bedrag of een aantal verschillende artikelcodes op de regels, dan wordt het voor de meeste factuurverwerkingssoftware bijzonder lastig om deze facturen automatisch te verwerken.

      Sjoerd: ‘De Basware software kent gelukkig een functie waarmee facturen die op uitzonderingen in de hele factuurflow lijken, tóch gewoon meegenomen kunnen worden in de automatische verwerking.’ Op basis van specifieke informatie op de factuur, zoals de naam van een leverancier, óf op basis van een combinatie van specifieke informatie, zoals de naam van de leverancier én de productnaam, kan automatisch de juiste boekingsregel uit een sjabloon aan de factuur worden toegekend.

      In plaats van deze afwijkende facturen keer op keer handmatig te voorzien van een sjabloon, kan dit dan automatisch gebeuren. En dat scheelt weer een aantal handmatige handelingen per factuur. De praktijk wijst uit dat gebruikers van Basware software, deze functie onbenut laten of letterlijk over het hoofd zien. En dat terwijl het een quick-win is voor het verder automatiseren van factuurverwerking.

      Sjoerd de Heer
      Solution Architect, ICreative

      ICreative breidt activiteiten uit naar UK ism Basware

      ICreative breidt activiteiten uit naar Verenigd Koninkrijk

      ICreative breidt haar activiteiten uit naar het Verenigd Koninkrijk. In nauwe samenwerking met Basware, toonaangevend leverancier van procure to pay...

      Lees verder

      InSight DICO Dag | 30 juni

      Op donderdag 30 juni 2022 organiseerde Ketenstandaard samen met haar (software) implementatie-partners de eerste InSight DICO Dag. Een online dag,...

      Lees verder
      lean finance bij digitale transformatie

      Lean Finance

      De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen bedrijven....

      Lees verder