Importproblemen bij factuurverwerking oplossen

Elektronische factuurverwerking kan in veel verschillende vormen: het aantal xml-formaten voor facturatie – denk aan UBL 2.0, Peppol en HR-xml – is haast niet meer te overzien. En dan heeft ook iedere vorm nog zijn eigen eisen aan een factuur. Dit leidt vaak tot problemen bij verdere verwerking in het factuurverwerkingsproces. Hoe los je dit op?

Met de komst van het zogeheten Pan-European Public Procurement OnLine (Peppol) in 2008 is een nieuwe stap gezet in het digitaal versturen en ontvangen van facturen. Daardoor zijn er steeds meer bedrijven en instellingen die het gemak van elektronisch factureren ervaren.

Via het Peppol-netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke documenten en bestanden digitaal uitwisselen, bijvoorbeeld facturen. Deze facturen moeten dan een bepaald digitaal formaat hebben, xml. En inmiddels is het aantal xml-formaten voor facturatie haast niet meer te overzien, denk aan UBL 2.0 en Peppol, HR-xml.

Problemen bij importeren

Wij zien in de praktijk dat het importeren en verwerken van al deze verschillende xml-formaten van documenten in het financiële softwarepakket of ERP in veel gevallen voor problemen zorgt. Dat komt dan doordat niet elk formaat ondersteund wordt en een omzetting naar het juiste formaat niet zo makkelijk gemaakt kan worden.

Je kunt dit oplossen door xml-facturen om te zetten naar één output formaat. Dit output xml-bestand (inclusief factuurafbeelding) kan vervolgens direct worden verzonden naar uw financiële systeem en wellicht zelfs automatisch worden geïmporteerd door bijvoorbeeld gebruik te maken van een API Webservice in het financiële systeem.

Voorbeeld: directe koppeling met SAP

Omdat dit een vrij technische aangelegenheid is, leg ik het uit aan de hand van een voorbeeld. In de schematische weergave is te zien hoe verschillende xml-formaten kunnen worden omgezet naar het standaard SAP xml-formaat voor factuurdocumenten, te weten Idoc xml-formaat. ICreative zet hiervoor een eigen validatieservice (IVS) in om meerdere xml-factuur formaten om te zetten naar één output formaat.

In dit scenario zijn er dus meerdere invoerbronnen en de backend is SAP ERP. ICreative gebruikt zijn validatieservice in dit geval dus als een conversietool die meerdere, verschillende invoerformaten omzet in één outputformaat. In het voorbeeld is de invoer in UBL- of Peppol xml-formaat en de uitvoer is in Idoc xml-formaat. Naast het formaat Idoc voor SAP kan dit natuurlijk ook met andere outputformaten, zoals Teapps en cxml.

Kwaliteitsverbetering

Om de kwaliteit van de inkomende facturen te verbeteren, kunnen er bovendien nog allerlei validaties worden uitgevoerd voordat ze het backend systeem ingaan. Meer daarover vindt u op de pagina over het verbeteren van datakwaliteit.

> Meer lezen over datakwaliteit