Geveke Werktuigbouw live met Basware SaaS

ICreative, leverancier van purchase-to-pay automation, maakt bekend dat Geveke Werktuigbouw de implementatie van Basware SaaS succesvol heeft afgerond. ‘We zijn nu voorzien van een gebruiksvriendelijke, integrale applicatie voor onze factuurverwerking’, zegt Michael Wiersma, CFO bij Geveke Werktuigbouw.

Geveke Werktuigbouw en haar twee Belgische dochterondernemingen hebben twee verkoopgroepen, industriële pompen en persluchttechniek. De activiteiten van Geveke bestaan naast het adviseren, leveren en onderhouden van een breed pakket aan technische producten, uit het ontwerpen en produceren van complexe turnkey packages inclusief commissioning en startup.

Klik op de afbeelding om de case study in pdf te downloaden

‘Onze producten en diensten zijn voor de gebruikers van essentieel belang in hun productieprocessen of werkzaamheden’, licht Wiersma toe. ‘We zijn een handelsbedrijf met een eigen serviceorganisatie. De producten betrekken we van gespecialiseerde, internationaal gerenommeerde fabrikanten. Daarvoor gaan we langdurige leveranciersrelaties aan.’

Nieuw ERP-systeem

De industriële dienstverlener werkte enkele jaren geleden al naar tevredenheid met Basware. Toen het toenmalige ERP-systeem end-of-life was en Geveke Werktuigbouw met SAP Business One ging werken, koos het uit kostentechnische overwegingen toch voor een andere oplossing om facturen te verwerken. ‘Mijn motto is: keep it simple. We hebben Basware derhalve vervangen met een ander pakket, ondanks dat we wisten dat het minder rijk was aan functionaliteit’, zegt Wiersma.

Na verloop van tijd bleek dit echter toch niet te volstaan. ‘Het schoot tekort, met name in de informatieve circulatie. Teveel zaken moesten buiten het factuurverwerkingssysteem om geregeld worden via de mail terwijl dit in Basware gewoon onderdeel is van de procesflow’, aldus Wiersma, die daarom terugviel op het vertrouwde via het bekende kanaal.

Naast Basware SaaS heeft Geveke Werktuigbouw ook gekozen voor de aanvullende ICreative Recognition Service (IRS) voor het verwerken van papieren en pdf-facturen. Dankzij deze service wordt informatie op deze facturen, zoals factuurdatum, factuurnummer, IBAN-nummer, btw-nummer en netto- en brutobedragen, automatisch afgelezen en automatisch in de daarvoor bestemde velden in Basware gezet. De basis voor IRS is de Kofax Total Agility software suite. Kofax wordt al jaren door onafhankelijke onderzoeksbureaus uitgeroepen tot leider in het zogenoemde scan & capture-domein.

No-nonsense

Wiersma was en is erg tevreden over de samenwerking met ICreative. De implementatie is binnen de gestelde tijd en budget verlopen. Aandachtspunten waren de pricing, die wezenlijk anders is bij een SaaS-applicatie, en de interface naar het nieuwe ERP-pakket. ‘Ik had graag gewild dat Basware gewoon weer “aan” gezet kon worden, maar dit was helaas niet het geval’, grapt Wiersma. ‘In de testperiode waren er een paar kleine hick-ups, maar al onze vragen zijn steeds adequaat beantwoord door de consultants van ICreative.’

Vincent Wouters, CEO van ICreative, zegt erg blij te zijn met de terugkeer van Geveke Werktuigbouw als klant. ‘Geveke Werktuigbouw is net als ICreative een dynamische organisatie met een no-nonsense cultuur. We kijken uit naar een prettige hernieuwde samenwerking.’