Touchless factuurontvangsten: OCR is niet langer het antwoord

Volgens het Management Events-rapport "Beyond Finance: Rise of the Digital CFO" geeft 65 procent van de respondenten prioriteit aan OCR als een technologie investering. Het gebruik van OCR-technologie is echter niet de oplossing om uw organisatie toekomstbestendig te maken.

Inzet van OCR-technologie kan misleidend zijn. Een OCR-oplossing vermindert in eerste instantie namelijk wel de tussenkomst van mensen, maar het vermindert niet per definitie de algehele werklast: lettertype, papierkwaliteit, vouwen en ontvangststempels beïnvloeden de leesbaarheid van de te interpreteren beeldpixels en maken menselijke validatie van de gegevens onmisbaar.

En als u OCR wilt gebruiken om niet alleen gegevens vast te leggen op het niveau van de factuurkop, maar ook items op regelniveau wilt verwerken, kan dit een kostbare aangelegenheid worden.

Dus als u tot die 65 procent financieel verantwoordelijke behoort die OCR als belangrijke technologie ziet, wilt u hier mogelijk nog eens goed over nadenken.

Netwerken en formaten

Een ander punt dat zich in de praktijk aandient, is dat de wereld van e-invoicing wordt gekenmerkt door een groot scala aan formaten en honderden, vaak niet onderling aangesloten, netwerken (billing serviceproviders). Een grootschalige uitrol van e-invoicing naar de leveranciersbase is daardoor vaak een zeer grote uitdaging.

En naast het feit dat facturen gestructureerd kunnen worden ontvangen, is er bij bedrijven ook een sterke behoefte om deze te controleren op informatie uit het eigen ERP/backend systeem zoals op leveranciersgegevens (kvk/btw-nummer), spookfacturen en controle op dubbele facturen. Dit soort foutgevoelige processen gebeuren vaak (al dan niet achteraf) handmatig.

Touchless factuurontvangsten

Wat is dan wel het antwoord? Met de juiste tools is het mogelijk om deze uitdagende processen nagenoeg zonder tussenkomst van menselijke handelingen en dus ‘touchless’ te laten verlopen.

Hoe? Ten eerste zijn veel bedrijven zich er nog onvoldoende van bewust dat gemiddeld zo’n 70 procent van de pdf-facturen machine readable is. Machine readable houdt in dat pdf-bestanden door een softwarematig systeem van de leverancier zijn gegenereerd en een bepaalde mate van structuur hebben. Deze pdf-facturen zijn daardoor, dankzij AI-technologie zoals smart coding, eenvoudiger te verwerken dan een zogenoemd plat pdf-document (image). Op dit moment worden deze machine readable PDF’s daardoor nog onnodig door OCR-oplossingen verwerkt.

Ten tweede wordt de uitrol van e-invoicing richting leveranciers eenvoudiger als bedrijven gebruik maken van een open (in plaats van een gesloten) billing serviceprovider netwerk, dat door roaming afspraken direct verbonden is met andere netwerken en ook de meest voorkomende factuurformaten ondersteunt. Zeker als hierbij ook de juiste onboardingsstrategie wordt toegepast.

Beoordeel uw eigen situatie

Er zijn een aantal verschillende manieren om uw factuurontvangstproces te automatiseren en vervolgens continu te verbeteren. Daarvoor is het eerst goed om te weten waar u op dit moment staat.

ICreative heeft voor u een self-assessment gemaakt om een inzicht te krijgen in de huidige automatiseringsgraad van het factuurontvangstproces binnen uw bedrijf. Hoe vaker u op deze vragen “ja” heeft geantwoord, des te lager de automatiseringsgraad van het factuurontvangstproces.

Beoordeel welke statements waar zijn voor uw organisatie:

1. Wij ontvangen van veel leveranciers nog pdf- en/of papieren facturen, die wij zelf nog handmatig moeten scannen en/of valideren (al dan niet met een OCR-oplossing). 
2. Wij ontvangen van leveranciers facturen, die wij zelf nog overtypen in ons ERP/backend systeem.  
3. Onze leveranciers ondersteunen allerlei factuurformaten (XML varianten, UBL, EDI, industrie-specifiek etc.) en communicatiemethodes, waardoor wij (een deel van) deze facturen niet direct in onze systemen kunnen inlezen.  
4. We zijn aangesloten op een of meerdere netwerk(en) van billing serviceproviders, maar daarmee kunnen we maar een beperkt aantal leveranciers bereiken als het gaat om e-facturatie. 
5. Het percentage facturen dat via e-invoicing en dus gestructureerd wordt ontvangen (xml, UBL, etc.), is lager dan 75% van het aantal facturen. 
6. Wij ontvangen regelmatig facturen met onjuiste data, dubbele facturen of zelfs spookfacturen, waarvan de controle, verrijking en aanpassingen handmatig moeten worden uitgevoerd.

Procesverbetering als belangrijk speerpunt

Als uw organisatie de verbetering van het factuurontvangstproces - en wellicht in bredere zin het gehele purchase-to-pay proces - als een belangrijk speerpunt ziet (bijvoorbeeld in het kader van kostenbesparingen), dan valt er ongetwijfeld nog winst te behalen met e-invoicing, kwalitatief goede factuurdata en het bepalen van de juiste onboardingsstrategie voor uw leveranciers.

ICreative biedt, als reseller van het grootste open business netwerk, Basware Network, in combinatie met eigen validatie- en onboardingsdiensten, een totaalpakket als het gaat om maximale automatisering van het factuurontvangstproces.

Voor meer informatie of een vrijblijvend adviesgesprek neem contact op via onderstaand formulier.

Pascal de Kleijn | pdekleijn@icreative.nl

Contactformulier