‘Wanneer je groeit, is het zaak om je processen te uniformeren. Anders kunnen je operationele machines de productiegroei wel aan, maar kan je administratie het niet bijbenen’, dat was de boodschap van Marc Schmitz van Schoeller Allibert. De CIO sprak tijdens het seminar ‘Operational excellence en klantgerichtheid vergroten’ van Coforce op 4 juli 2019 over de manier waarop Europa's grootste fabrikant van kunststofcontainers en herbruikbare verpakkingen robots inzet.
Schoeller Allibert is een internationale leverancier van innovatieve kunststof transportverpakkingen. Bij het grote publiek is het bedrijf niet zo bekend, maar het ontwikkelt, produceert en levert onder meer de kratten waarin Heineken zijn bierpijpjes stopt. Schoeller Allibert groeit gestaag en heeft meerdere productielocaties (waarvan 13 in Europa) en is in meer dan 50 landen wereldwijd vertegenwoordigd.
Schoeller Allibert is de laatste jaren vooral gegroeid door fusies en overnames. De verschillende onderdelen hielden er als vanzelfsprekend hun eigen werkwijzen op na. Er wordt heel veel gewerkt met Excel en dat leidt ertoe dat er veel data gekopieerd en geplakt wordt, vaak van het ene systeem naar het andere. Het is niet moeilijk om te signaleren dat het allemaal veel efficiënter kan. Het is wel complex om te realiseren.
Schmitz: ‘Voor de lange termijn zijn we gestart met een ERP-selectie en implementatietraject dat enkele jaren zal duren. We vonden al snel een oplossing in robotisering voor het realiseren van korte termijn efficiency doelstellingen. Een robot doet het altijd, met dezelfde kwaliteit en ook nog eens altijd goed.’
Uitgaande facturen
Een van de processen die werd gerobotiseerd is het opstellen en versturen van uitgaande facturen. De softwarerobot (met de naam Robin) logt in op de ERP-omgeving en haalt alle facturen op die gereed zijn voor verzending. Vervolgens worden de facturen in MS Word in de juiste template voorbereid. Als de factuur per post moet worden verstuurd, dan zet de robot een pdf-bestand klaar voor een extern postverzendingsbedrijf die de verdere afhandeling doet. Facturen die per e-mail worden verstuurd zet hij klaar voor een tweede robot, die de verzending voor zijn rekening neemt.
De meeste tijd ging zitten in het standaardiseren van de processen. ‘Als je met robots gaat werken, dan moet het ene proces in het ene land exact gelijk zijn aan hetzelfde proces in een ander land. Dat was geenszins het geval. Er waren drie manieren van facturen versturen en iedereen verspreid over meerdere landen deed iedereen het anders’, illustreert Schmitz. ‘De meeste tijd hebben we dus besteed aan het uniformeren van de werkwijzen. Dat moet je doen, anders kunnen je operationele machines de groei wel aan, maar je administraties niet.’