De keuze voor e-invoicing is voor veel bedrijven inmiddels een “no-brainer”. De vraag naar de juiste oplossing en dienstverlener is lastiger. De meest arbeidsintensieve stap is echter het activeren van uw klanten en/of leveranciers. U moet hen immers laten overstappen op een nieuw proces en werkwijze en het behoeft geen uitleg dat mensen in het algemeen niet op veranderingen zitten te wachten. Wilt u snel resultaat boeken, dan moet u uw klanten en/of leveranciers regelmatig met duidelijke communicatie tegemoet treden. U heeft een lange adem nodig omdat niet iedere leverancier zomaar per direct “overstapt” op e-invoicing omdat u dat vraagt. ICreative biedt hulp aan in de vorm van activatiecampagnes voor zowel leveranciers als klanten.
Zo zien onze activatiecampagnes er in de basis uit:
Het leveranciersbestand wordt in drie segmenten verdeeld waarbij elk segment een aantal geschikte e-invoice oplossingen krijgt aangeboden. Het eerste segment met de top vijfentwintig leveranciers (gebaseerd op aantallen facturen) stuurt gewoonlijk 30% tot 40% van de facturen en is van groot belang voor het succes van het project. Wij benaderen en begeleiden deze bedrijven persoonlijk naar een directe, geïntegreerde aansluiting op het Basware Network. De leveranciers van het tweede segment vallen in de top tweehonderd en sturen meestal niet meer dan honderd facturen per jaar. Zij krijgen andere e-invoice oplossingen aangeboden die gratis zijn of slechts beperkte kosten met zich mee brengen. Zij worden hiervoor benaderd door onze medewerkers op het callcenter. Segment drie bestaat uit duizenden kleinere leveranciers die minder dan tien facturen per jaar sturen. Per brief en e-mail wordt hen gevraagd/gesommeerd om te kiezen voor één van de gratis oplossingen. De communicatie wordt regelmatig herhaald zodat het aantal aansluitingen wordt verhoogd.
Business Directory
Met de intrede van “Business Directory” van Basware, een soort telefoonboek van bedrijven die e-facturen kunnen verzenden en/of versturen, wordt het mogelijk om business partners van uw organisatie te vinden die al zijn aangesloten bij Basware Network of één van de partner netwerken. Met een simpele toevoeging of uitnodiging wordt uw e-invoice netwerk snel en efficiënt uitgebreid. Bekijk de video voor een toelichting.
Overweegt u ook om de slag naar e-facturen te maken? Wij leggen u graag uit wat voor uw organisatie de beste strategie is om in de toekomst tijd en geld te besparen in het factuurverwerkingstraject. Neem hiervoor contact met ons op.
