Whitepaper

De financiële functie in bedrijven zit in een transitie die gestuurd wordt door de toenemende digitalisatie van informatiestromen binnen organisaties.

Lees er alles over in onze white paper.

    ic-whitepaper-leanfinance-2021-v4

     

      1 min read

      Foutieve facturen: de ongemerkte tijdslurpers binnen uw bedrijf

      Een foutieve factuur ontvangen, die dus niet aan de door uw bedrijf gestelde eisen voldoet en vervolgens weer retour moet naar de verzender. Het is in veel bedrijven een dagelijks terugkerende bron van ergernis. Voorbeelden van onjuistheden zijn er te over: het ontbreken van betaalgegevens, order-  of factuurnummer, een incomplete vermelding van bedragen of een onjuiste tenaamstelling.

      Het tijdslurpende handmatige proces bij een foutieve factuur

      Het proces van terugsturen van die foutieve factuur bevat veel elkaar opvolgende handmatige handelingen die vaak ook nog eens door verschillende personen worden uitgevoerd. Dat heeft weer tot gevolg dat de kans op nieuwe fouten substantieel stijgt. De praktijk: eerst wordt de (order)factuur uit de applicatie gehaald om verdere verwerking tegen te gaan. De medewerker print het document of slaat het digitaal op en stuurt het door naar de juiste collega of afdeling. Dan zoekt men de contactgegevens van de betreffende leverancier erbij en vervolgens stuurt men een e-mail met een toelichting van de redenen voor retour/afkeuren. Soms wordt het originele document ook nog toegevoegd aan de e-mail en worden deze gegevens weer vastgelegd in een retourregister. En dit gaat pas over één enkele foutieve factuur.

      Kies voor slimmer en sneller

      Het zal u niet verbazen dat de integratie van al deze processtappen binnen een systeem vele malen efficiënter is. Slimme integratie verlaagt de doorlooptijd, vermindert de kans op fouten en draagt bij aan een professionele uitstraling naar uw opdrachtgevers. Met de software van Kofax of Basware verloopt het retour zenden van een foutieve factuur volledig automatisch.

      Zo werkt het:
      De afbeelding van de (order)factuur en geëxtraheerde gegevens zijn al aanwezig. Het e-mailadres van de leverancier is hoogstwaarschijnlijk ook beschikbaar middels een koppeling met P2P software of het financiële systeem. De applicatie kan de mogelijkheid bieden om vooraf gedefinieerde retourredenen als selectie te presenteren of velden voor vrije invoer beschikbaar te stellen. Het document kan vervolgens naar een andere persoon worden verstuurd ter goedkeuring. Hierbij zijn alle criteria eigenlijk al ingevuld en voorbewerkt. Na paraaf genereert het systeem automatisch een e-mail met de redenen voor retour naar het e-mailadres van de leverancier inclusief de bijlage. Optioneel kunnen alle geëxtraheerde gegevens worden verstuurd naar een retourregistratie-systeem.

      Houd tijd over

      Op die manier houd je aan de voorkant van het proces ellende tegen, nog vóórdat de onjuiste factuur tijd, geld en energie van uw interne organisatie opslurpt. Overstappen naar zo’n systeem is eenvoudiger dan het misschien lijkt, ook als u de software van Kofax of Basware al in huis heeft maar nog niet voor dit proces gebruikt. Neem contact op. We vertellen u er graag meer over.

      Emile Hijdra
      Senior Consultant ICreative
      ehijdra@icreative.nl

      DICO SALES005 - ICreative ontzorgt bouwsector op weg naar elektronisch factureren

      Levert u producten en diensten aan de bouwsector en verstuurt hiervoor facturen? Dan krijgt u per 1 januari 2022 te maken met de aangekondigde...

      Lees verder

      Zero-day lek "Spring4Shell" actief in Java Spring Framework

      Donderdag 31 maart 2022 is een lek bekend geworden in Java Spring Framework. Op basis hiervan hebben we meteen onderzoek verricht op onze omgevingen...

      Lees verder

      Basware’s impactscore voor klimaatverandering overtreft gemiddelde in IT sector

      Het Carbon Disclosure Project (CDP) is een wereldwijde instelling zonder winstoogmerk dat de milieu-impact van organisaties en steden openbaar maakt...

      Lees verder